Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет отпускных выплат: основные правила и допускаемые ошибки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При предоставлении работнику ежегодного отпуска за ним сохраняются место работы (должности) и средний заработок. При расчете среднего заработка следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
- Для расчета отпускных количество дней отпуска умножается на средний дневной заработок.
- В базу для расчета отпускных включается зарплата за отработанные дни и иные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. Премии и повышение зарплаты учитываются в особом порядке, а больничные, матпомощь и другие выплаты за неотработанные дни в расчете отпускных не участвуют.
- Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
- Нерабочие оплачиваемые дни в связи с коронавирусом и выплаты за них не учитываются при расчете «отпускного» среднего заработка, если сотрудник в эти дни не работал.
- Выплаченные отпускные необходимо пересчитать и доплатить недостающую сумму сотруднику, если их размер оказался заниженным в результате счетной ошибки или иных событий (изменения окладов, выплаты годовой премии и т. д.).
Как увеличить отпускные
Если вы работаете на окладе, каждый месяц вам начисляется одинаковая зарплата. Но есть «дорогие» месяцы — с большим количеством праздников и выходных, когда дни стоят дороже (за меньшее количество рабочих дней вы получаете ту же зарплату). В такие месяцы лучше работать и не брать отпуск, потому что вы можете потерять в зарплате.
«Пусть ваш оклад с надбавками составляет 100 тыс. руб. График работы совпадает с производственным календарем при пятидневной неделе. В январе 2023-го по производственному календарю 17 рабочих дней. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 5882,35 руб. В августе 2023 года 23 рабочих дня. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 3225,81 руб. Другими словами, пропустив только один день в январе (по болезни, в отпуске или по другим причинам), вы в январе недополучите на 2656,54 руб. больше, чем если бы это произошло в августе».
Каждый наемный работник вправе ежегодно прерывать трудовую деятельность на один или более отпусков с сохранением занимаемой должности, порядок предоставления которых регулируется гл. 19 Трудового кодекса РФ. Причем, работник может не воспользоваться своим правом на ежегодный отдых. Сгорает ли неиспользованный отпуск за прошлые годы в таком случае, узнайте тут.
Работодатель согласно ст. 136 ТК РФ должен выплатить сотруднику отпускные не позднее, чем за три дня перед его уходом в оплачиваемый отпуск.
Отпускные являются выплатой человеку зарплаты за период, в который он будет отдыхать, хотя мог бы работать. Размер выплаты представляет среднюю заработную плату работника за все дни отдыха.
Расчет отпускных в 2023 году проводится согласно порядка, установленному Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Расчетный период для отпуска
Какая будет продолжительность расчетного периода для отпуска зависит в первую очередь от того, какое время в организации проработал сотрудник. Но в любом случае, больше, чем 1 год, данный период быть не может.
Например, сотрудник начал трудиться в организации более, чем год назад. Расчетный период тогда будет равен 12 месяцам до его ухода в отпуск. Месяц в расчет берут календарный, полный, с 1 по последнее число.
Когда сотрудник собрался в отпуск, отработав меньше 1 года, то за расчетный период принимают все то время, которое он трудился в организации.
И в расчет период включается следующим образом: с первого рабочего дня по последнее число месяца, который предшествует началу отпуска.
Организация также вправе самостоятельно устанавливать расчетный период. Прописать это нужно в локальном документе организации, например, в коллективном договоре. Например, работодатель может установить расчетный период, равный не 12, а 6 месяцам. ТК это не запрещено, но если соблюдается следующее условие: Рассчитанные исходя из такого расчетного периода отпускные не должны быть меньше рассчитанный по общим правилам.
Расчетный период для отпуска
Какая будет продолжительность расчетного периода для отпуска зависит в первую очередь от того, какое время в организации проработал сотрудник. Но в любом случае, больше, чем 1 год, данный период быть не может.
Например, сотрудник начал трудиться в организации более, чем год назад. Расчетный период тогда будет равен 12 месяцам до его ухода в отпуск. Месяц в расчет берут календарный, полный, с 1 по последнее число.
Когда сотрудник собрался в отпуск, отработав меньше 1 года, то за расчетный период принимают все то время, которое он трудился в организации.
И в расчет период включается следующим образом: с первого рабочего дня по последнее число месяца, который предшествует началу отпуска.
Организация также вправе самостоятельно устанавливать расчетный период. Прописать это нужно в локальном документе организации, например, в коллективном договоре. Например, работодатель может установить расчетный период, равный не 12, а 6 месяцам. ТК это не запрещено, но если соблюдается следующее условие: Рассчитанные исходя из такого расчетного периода отпускные не должны быть меньше рассчитанный по общим правилам.
Что исключить из расчетного периода
Из расчетного периода исключить следует следующие дни, когда:
- Сотруднику выплачивался средний заработок. Под такими днями понимаю периоды оплачиваемого отпуска, командировки (За исключением периода кормления ребенка);
- Сотрудник находился на больничном или в декретном отпуске;
- Сотрудник брал отпуск за свой счет (без сохранения зарплаты);
- Сотрудник брал дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за инвалидами;
- Сотрудник по независящим ни от работодателя ни от самого работника причинам не работал. Например, дни отключения электричества;
- Сотрудника от работы освободили.
| ★ Сборник-справочник всех кадровых документов (бланки и документы в формате word) куплено > 1200 книг |
Какие документы подготовить для оформления отпускных
Для оформления отпускных нужно подготовить такие документы:
- График отпусков. Он утверждается за 2 недели до нового года. Могут учитываться желания сотрудников по поводу периодов отпусков. Для оформления графика может использоваться стандартная форма № Т-7;
- Заявление работника. Оно подается в том случае, если сотрудник планирует уйти в отпуск не по графику. А если он не нарушается, то заявление не обязательно. Заявление желательно подать за неделю до отпуска, чтобы бухгалтер успел рассчитать и перечислить отпускную выплату;
- Уведомление о начале отпуска. За 2 недели до начала отпуска работник получает уведомление, в котором должен расписаться об ознакомлении с ним;
- Приказ на отпуск. Он составляется по форме № Т-6 (для одного сотрудника) или по форме № Т-6а (для нескольких работников);
- Записка-расчет. Она составляется по форме № Т-60;
- Табель учета рабочего времени. В нем по отпуску используются коды «ОТ» или «09».
Расчет среднего заработка для отпускных в 2021 году
Для расчета средней заработной платы учитываются все виды выплат (независимо от их источников), предусмотренные действующей у работодателя системой оплаты труда.
Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).
Расчет среднего заработка работника (независимо от режима его работы) производится исходя из:
-
фактически начисленной ему заработной платы;
-
фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.
Порядок расчета среднего заработка
При определении среднего заработка Иванова из расчетного периода исключаются 37 дней и выплаты, которые за них начислены. В то же время учитываются дни, отработанные в праздник или выходной, и начисленные за них выплаты (6 дней). Следовательно, в расчете участвуют 219 (250 – 37 + 6) отработанных дней расчетного периода.
— выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы (как в пределах максимума сверхурочных работ — 120 часов в год, так и сверх него);
Рекомендуем прочесть: Получить Субсидию На Квартиру В Другом Городе
Определяем средний заработок при расчете отпускных
Совсем скоро начнется пора отпусков. Это значит, что бухгалтерам необходимо будет рассчитывать отпускные работникам. В статье напомним порядок расчета отпускных, а также расскажем о Письме Минфина РФ от 25.01.2021 № 03-03-06/2/2557, в котором сотрудники данного ведомства разрешили организациям исчислять отпускные по своим правилам, но с учетом определенных нюансов.
- в июле 2021 года – премия, выплаченная за II квартал 2021 года в размере 15 000 руб. В расчете для начисления среднего заработка будет учитываться только часть этой премии, а именно 5 000 руб. (15 000 руб. / 3 мес. х 1 мес.);
- в октябре 2021 года – премия, выплаченная за III квартал 2021 года в размере 15 000 руб. Данная премия будет учитываться полностью;
- в январе 2021 года – премия, выплаченная за IV квартал 2021 года в размере 15 000 руб. Эта премия будет учитываться полностью;
- в апреле 2021 года – премия, выплаченная за I квартал 2021 года в размере 15 000 руб. Она будет учитываться не в полном объеме, поскольку в феврале 2021 года сотрудник находился на больничном, а в размере 13 660,71 руб. (15 000 руб. / 56 раб. дн. х (56 раб. дн. — 5 раб. дн.)), где 56 – количество рабочих дней в I квартале 2021 года согласно производственному календарю, 5 – количество рабочих дней, приходящихся на период болезни работника.
Срок выплаты отпускных
Отпускные нужно выплатить работнику за три календарных дня до начала отпуска по статье 136 ТК РФ. Если выплата попадает на выходной, отпускные заплатите на день раньше. Ни в коем случае не позже.
Имейте ввиду
Если работник расторгает трудовой договор до конца того рабочего года, за который он уже отгулял отпуск и получил отпускные, у него возникает задолженность. В такой ситуации трудовое законодательство разрешает работодателю удерживать из зарплаты средства, полученные за отпуск. При этом не должен быть превышен максимально допустимый лимит. Он составляет не более 20% от общей суммы всех выплат, полагающихся работнику при увольнении. Если его долг больше, фирма не сможет получить остаток даже через суд. Но есть случаи, когда работодатель не имеет права производить подобные удержания вовсе. Например, если фирма ликвидируется или предприниматель перестает вести бизнес, сокращается штат организации, работника призывают на военную службу, а также если он не хочет или не может перейти на другую работу в связи с медицинскими показаниями. Об этом напоминает Минтруд России в письме от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784.
Как определить продолжительность расчетного периода для отпускных?
Расчетный период равен количеству отработанных работником дней в организации, но не больше одного года. Сотрудник работает в организации больше года — расчетным периодом будет 12 месяцев до дня начала отпуска. При этом за календарный месяц берется период с 1-го по последнее число месяца включительно. В случае, если отпуск будет начинаться в одном году, а заканчиваться в другом работает то же правило и расчетный период составит 12 месяцев.
Пример: Сотрудник уходит в отпуск с 25 декабря 2017 года по 15 января 2018 года, а принят на работу 1 мая 2017 года. Период 1 мая 2017 года по 30 ноября 2017 года — расчетный.
Руководство предприятия вправе установить и другой расчетный период. Прописано такое решение должно в Положении об оплате труда и подкреплено коллективным договором или другим локальным актом. В Положении об оплате труда фразой «… расчетный период для расчета отпускных — девять месяцев… » См. часть 6 статьи 139 ТК РФ. Главное, чтобы изменения никаким образом не ухудшали положение сотрудников организации. При определении расчетного периода для расчета среднего заработка придерживайтесь следующих правил:
- Суммируйте полные месяцы в расчетном периоде;
- Рассчитывайте отдельно месяцы, отработанные частично.
Сотрудник вправе продлить отпуск на количество дней, которые он болел. В таком случае время болезни исключается из расчетного периода. При условии, что сотрудник болел во время расчетного периода алгоритм определения периода для расчета следующий:
- Определим расчетный период, исходя из времени работы сотрудника в организации.
- Исключаем из расчетного периода время, которое сотрудник болел.