Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные листки нетрудоспособности в программах 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как больничный лист будет закрыт медицинской организацией, от ФСС вместе с информацией о закрытии больничного листа поступит запрос о представлении ведений, необходимых для назначения пособия.
Что нового по пособию по беременности и родам
Основанием для выплаты пособия по беременности и родам также является закрытый электронный больничный лист.
Схема такая:
- Медицинское учреждение размещает в системе «Соцстрах» закрытый больничный лист. Он будет сразу закрытым на все 140 дней.
- ФСС получает сведения о больничном.
- ФСС отправляет предзаполненные сведения работодателю.
- Сотрудница подаёт заявление на отпуск по беременности и родам. Здесь сохраняется заявительный порядок.
- После оформления отпуска работодатель отправляет заполненные сведения с номером приказа, датами отпуска и т. д. То есть в этом случае данные отправляются после получения заявления на отпуск.
- При необходимости фонд запрашивает дополнительные данные для расчёта пособия.
- Запрашиваемые данные бухгалтер должен передать в течение трёх рабочих дней.
Отправка сведений о застрахованных лицах
Для успешного перехода на проактивный порядок выплаты пособий необходимо, в первую очередь, направить в ФСС сведения о застрахованных лицах – работниках вашей организации через систему СЭДО.
С 01.01.2022 работодатели должны передавать сведения о застрахованных лицах:
– при приеме (увольнении) на работу сотрудника;
– в случае изменения сведений о работнике (ФИО, СНИЛС, ИНН, способ перечисления и реквизиты).
Срок отправки – 3 рабочих дня.
Сроки направления сведений о застрахованных лицах, уже работающих в организации, действующим законодательством не установлены. При этом в целях сохранения права застрахованных лиц на получение пособий и обеспечения кратчайших сроков их назначения и выплаты, передача сведений должна была быть выполнена до конца февраля 2022 года, в том числе по уволенным работникам.
ФСС опубликовал три примера реестров на больничные и пособия по новым правилам
Работодатели с 1 января 2021 года самостоятельно не считают и не платят больничные и пособия сотрудникам – за это отвечает ФСС. Но работодатели должны собрать необходимые для выплаты сведения с работников и направить в фонд. Сведения можно направить на бумаге или электронным реестром. Как их оформить, показал фонд.
С 1 января 2021 года все регионы России перешли на прямые выплаты из ФСС. То есть фонд перечисляет напрямую застрахованным:
- больничные пособия, в том числе в связи с несчастными случаями и профзаболеваниями;
- пособие по беременности и родам;
- пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;
- пособие за постановку на учет в ранние сроки беременности;
- единовременное пособие при рождении ребенка.
Отметим важную особенность – в случае заболевания самого работника фонд начисляет пособие начиная с четвертого дня болезни. Первые три дня нетрудоспособности работодатель оплачивает за счет собственных средств. Кроме того, дополнительные дни по уходу за ребенком-инвалидом и пособие на погребение по-прежнему выплачивает работодатели, а ФСС возмещает эти расходы.
Чтобы человек получил пособие, все необходимые документы он подает своему работодателю, а тот в свою очередь передает данные в ФСС. Перечень документов зависит о того, какой страховой случай возник у сотрудника. Но есть один общий момент для всех пособий.
При трудоустройстве или уже в период работы сотрудник обязан представить сведения, необходимые компании и ФСС для выплаты пособий (п.2 Постановления Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375). Передать их можно на бумаге или в форме электронного реестра. Специальный бланк еще не утвержден, существует только в проекте приказа ФСС, но уже направлен на рассмотрение и регистрацию в Минюст (ID проекта 01/02/01-21/00112434). Поэтому Фонд рекомендует уже сейчас использовать эту форму (письмо от 18.03.2021 № 02-08-01/15-05-2461л).
Раздел «Расчет пособия»
В этом разделе заполняются данные, необходимые для назначения пособия сотруднику региональным отделением ФСС. Все обязательные для заполнения поля будут подсвечены красным.
1. «Признак информации» — следует выбрать пункт «Первичная информация», если пособие отправляется в ФСС впервые. Пункт «Перерасчет» выбирается, если пособие было отправлено и нужно внести корректировки.
2. «Дата представления документов страхователю» — следует указать дату, когда получатель пособия подал заявление и дополнительные документы работодателю.
3. Укажите районный коэффициент, размер ставки, страховой стаж, год и сумму заработка.
Если необходимо указать данные о замене расчетных годов, то следует установить флажок «Заполнить информацию о замене годов». Появятся дополнительные поля для указания заменяемых годов.
4. «Период оплаты пособия» — следует выбрать, выплачивается ли пособие полностью за счет работодателя либо есть период, за который пособие выплачивается за счет ФСС. Во втором случае в поле «Пособие за счет ФСС за период» обязательно укажите начало и конец, периода за который начисляется пособие за счет ФСС.
5. Раздел «Расчет пособия» заполнен, следует нажать кнопку «Проверить и отправить».
- «Создан» — документ создан, но не отправлен в ФСС. Указывается дата и время последнего изменения документа.
- «В очереди на отправку» — документ поставлен в очередь на отправку в ФСС.
- «Ошибка отправки» — в процессе отправки документа произошли ошибки. Необходимо отправить документ в ФСС еще раз. Для этого следует кликнуть по строке с документом и нажать «Отправить заново».
- «Не принят ФСС» — в результате проверки документа в ФСС были выявлены ошибки. Следует исправить ошибки, указанные в протоколе ФСС, и заново отправить документ.
- «Принят ФСС» — документ направлен на рассмотрение в региональное отделение ФСС. Квитанцию можно просмотреть и распечатать.
Если при проверке в региональном отделении ФСС будут найдены ошибки, то извещение должно поступить по «Почте России». В этом случае следует внести требуемые изменения в документ и отправить его в ФСС.
Бланк и образец заполнения реестра больничных листов в 2021 году
С 2021 года все регионы присоединись к пилотному проекту ФСС «Прямые выплаты». Это значит, что ФСС перечисляет пособие на карту сотруднику на прямую. То есть зачетная схема оплаты больнычных больше не работает. А возместить потраченные на выплату пособий средства можно только за периоды до конца 2020 года.
О том, что нужно сделать работодателю, чтобы ФСС оплатил сотруднику пособие, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Бланк реестра сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности (проще говоря реестр больничных листов) и порядок его заполнения, утвержден Приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 579.
Скачать бланк можно, кликнув по картинке ниже:
Реестр больничных листов сдается в ФСС в электронном виде по установлнным формата в течение 5 календарных дней посде получения от сотрудника бумаг на выплату пособия. Заполненный образец вы можете скачать по ссылке ниже:
Реестр больничных листов может понадобиться и в случаях, когда Соцстрах проводит проверку, или когда фирма передает несколько больничных в ФСС на возмещение пособий за периоды до конца 2020 года. Рассмотрим как заполнить такой реестр и приведем образец его заполнения.
С прицелом на проверку
Такой документ, как больничный лист, имеет серьезную юридическую силу, что дает основания Фонду социального страхования проводить проверки. Выдача данного документа подразумевает выплату денежной компенсации сотруднику, который на определенное время утратил работоспособность. Также по нему компании принимают к вычету затраты на выплату пособий.
Имейте в виду: в случае необходимости проведения камеральной ревизии ФСС вправе потребовать полную информацию по документам, сформированным работодателем. Как соцстраховцы проверяют больничные листы, можно узнать из постановления Фонда социального страхования № 81 от 07.04.2008 г.
Изменения условий компенсации по новому законодательству
Еще относительно недавно была практика, при которой работодатель обязан самостоятельно оплачивать сотрудникам больничные листы. Это вынуждало его всячески увиливать от такой обязанности, что провоцировало массу проблем обоим сторонам.
Если сотрудник терял работоспособность и предоставлял больничный, то предприятие было обязано целиком выплатить ему компенсацию за свой счет.
После проведения реформы законодательства предприятия обязали делать отчисления в Фонд социального страхования с заработной платы рабочих. По новому законодательству в отчетный период работодатель имеет право вернуть своего рода социальный налоговый вычет, размер которого равен компенсации, выплаченной работнику.
Выплата идет за счет ФСС, поэтому работодатель строго отчитывается перед ним за каждый принятый больничный лист.
Кто, как и когда заполняет реестр листков нетрудоспособности
Реестр подготавливается бухгалтерией. Ручная подготовка трудоёмка.
Программа от ФСС бесплатна, но требует ручного ввода данных. Специальное ПО формирует РБЛ автоматически, но не всегда оправданно для малых предприятий и не всегда доработано.
При создании РБЛ стоит учитывать, что существует журнал регистрации больничных листов. В нём практически те же самые графы, возможно, стоит объединить два перечня.
В регионах, не участвующих в пилотном проекте, можно как угодно заполнять реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец есть в интернете. Предоставлять РБЛ в этом случае нужно только по требованию Фонда.
Мнение эксперта
Мусихин Виктор Станиславович
Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.
Однако некоторые отделения вводят свои инициативы для выявления фальшивых листков нетрудоспособности. При участии в пилотном проекте РБЛ обязателен.
Регламентируется только техническая сторона представления данных, всё остальное – на усмотрение заполняющих.
Если все-таки брать за основу тот образец, который мы привели выше, то он состоит из следующих элементов:
- в верхней части бланка располагается информация об организации (в частности, ее название и форма собственности);
- ниже размещается наименование документа;
- сразу после наименования предоставляется место для регистрационного номера страхователя;
- большую часть листа занимает таблица, заполнение которой и является наиболее сложным моментом. На том, каким образом следует заполнять такую таблицу и какие сведения в ней должны находится мы и поговорим в этой главе.
Документы ФСС РФ по приказу от 24.11.2017г. №578
Больничный лист работнику может выдаваться по разным причинам: в связи с заболеванием или полученной травмой, по уходу за больным ребенком и т. д.
Для получателя пособия причина, по которой ему оформлен лист нетрудоспособности, особой роли не играет — ему надо получить правильно оформленный больничный лист или номер электронного листка нетрудоспособности в медицинском учреждении и обратиться за пособием.
Для работодателя причина выдачи листа нетрудоспособности имеет значение при отражении больничного в 4-ФСС. От нее зависит, в каких разделах и строках будут отражаться начисленная сумма пособия по нетрудоспособности и другие необходимые сведения.
На рисунке ниже вы найдете подсказки по отражению больничного в 4-ФСС в зависимости от причины нетрудоспособности:
Такой механизм применяется для отражения больничных в 4-ФСС и в 2020 году. Он предусмотрен пп. 7.1-7.2, 12.1-12.6 действующего Порядка заполнения 4-ФСС, утвержденного приказом ФСС № 381.
Расскажем, как отразить больничный в 4-ФСС, на примере.
В ООО «Пирамида» работают двое сотрудников. За январь и февраль 2020 года им ежемесячно начислялась заработная плата в общей сумме 76 440 руб. А в марте один из сотрудников болел несколько дней и принес в бухгалтерию лист нетрудоспособности. В результате в марте начисленные выплаты составили 68 600 руб., в том числе пособие по нетрудоспособности — 8 324 руб.
По окончании первого квартала бухгалтер ООО «Пирамида» при заполнении 4-ФСС больничный отразил в графе 6 таблицы 1 (за третий месяц отчетного периода):
- по строке 1 — в общей сумме начислений 68 600 руб. (зарплата + сумма пособия по нетрудоспособности);
- по строке 2 — пособие в размере 8 324 руб. (как необлагаемая взносами сумма);
- по строке 3 — облагаемая база в виде разницы между показателями строк 1 и 2 (68 600 — 8 324 = 60 276 руб.)
Учитывая, что работодатель оплачивает из своих средств больничное пособие за первые 3 дня болезни, а остальная часть уплачивается за счет ФСС, при отражении больничного в 4-ФСС может возникнуть вопрос: нужно ли делить на части пособие по нетрудоспособности в зависимости от источника выплаты?
В законодательстве такого требования нет. Пособие по болезни в полной сумме (как из средств работодателя, так и за счет ФСС) является государственным пособием и в полной сумме не облагается взносами на травматизм (подп. 1 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).
Как вести реестр больничных листов для передачи в ФСС
Согласно проекту приказа, для сотрудников перечень документов, необходимых для выплаты пособий, останется прежним, за исключением заявления. Если предлагаемый вариант приказа будет утвержден в опубликованном виде, заявление на получение пособия работник писать больше не будет. Сотруднику потребуется предоставить только документы или сведения, отсутствующие у работодателя, но необходимые для назначения выплаты.
А для работодателей документы для выплаты пособий в 2021 году изменятся, если проект приказа ФСС с новыми формами утвердят.
Ниже рассмотрим предложенные проектом формы.
Работодатель заполняет форму со сведениями о застрахованном лице (приложение № 2), фактически заменяющую прежнее заявление. Это новая форма, в которой указываются:
- персональные данные получателя пособия (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, данные документа, удостоверяющего личность, адрес прописки и фактическое место проживания);
- способ получения причитающейся суммы пособия (на банковский счет, почтовым переводом или через иную организацию), реквизиты счета или карты.
После проверки достоверности сведений заявитель (работник) ставит свою подпись и дату заполнения. Далее сведения заверяет своей подписью представитель организации (работодатель), с расшифровкой должности и указанием даты, телефона и эл. почты страхователя.
Какие документы подавать в ФСС страхователю:
- при электронной отправке подается соответствующий реестр — для пособий по нетрудоспособности, беременности и родам и в случае ранней постановки на учет в связи с беременностью (приложение № 15 к проекту приказа), при рождении детей (приложение № 17), или по уходу за ребенком до 1,5 лет (приложение № 19), заполненный по данным из формы/форм по застрахованному лицу/лицам;
- для бумажных документов — опись (приложение № 3), сведения о застрахованном лице (приложение № 2) и подтверждающие документы (больничный лист, справки, трудовую книжку или выписку из ЭТК).
Документы должны быть переданы Фонду в прежние сроки – в течение 5 дней с момента получения их от сотрудника.
ФСС, рассмотрев документы для пособия, в 10-дневный срок перечислит начисленную сумму получателю. Либо, при наличии оснований, направит работодателю:
- извещение о представлении недостающих документов, сведений (приложение № 6);
- извещение о внесении исправлений в листок нетрудоспособности (приложение № 7);
- решение об отказе в назначении пособия по временной нетрудоспособности (приложение № 8).
На предоставление в ФСС недостающих сведений страхователю отводится 5 дней (рабочих).
При необходимости перерасчета ранее начисленной суммы заполняется заявление с указанием причины внесения исправлений (по форме из приложения № 1). Подписывает его как получатель пособия, так и представитель страхователя. Это новая для работодателей форма.
При прекращении права на пособие по уходу за ребенком компания обязана уведомить об этом Фонд по форме из приложения № 4.
Действия работодателя в кабинете фсс
Поиск и оформление электронных больничных листов в ФСС не составляет труда. Требуется зарегистрироваться в сервисе и приобрести персональный код доступа страхователя к личному кабинету. Это возможно после регистрации в системе «Соцстрах».
Изучив действия и попрактиковавшись в их выполнении, работодатель освоится и сможет полноценно оценить комфортность и перспективы сервиса.
- Для начала работы следует зарегистрироваться на официальном сайте Госуслуг, где будет предоставлен пароль доступа к ЛК – личному кабинету страхователя ФСС. Регистрация осуществляется с помощью данных юр. лица и его реквизитов.
- Вход в личный кабинет ФСС. Для входа в систему следует осуществить ввод номера мобильного, с помощью который была осуществлена регистрация на портале Госуслуг, и пароль.
- Для работы с электронными больничными в ЛКФСС требуется специально выделенный бухгалтер, разбирающийся во всех тонкостях сервиса
Получив доступ к личному кабинету ФСС, страхователь должен оповестить подчиненных о наличии услуги. Для того, чтобы ей воспользоваться, необходимо занести личные данные в электронный больничный лист в своем медучреждении, если такая возможность имеется. После получения от сотрудника персонального номера документа (личного кода больничного листка), он передается бухгалтеру. Далее следует:
- Осуществить вход в личный кабинет и найти больничный лист по номеру.
- Выяснить из электронного документа данные о сроках действия больничного для последующего расчета.
- Заполнить информацию в электронном больничном листе об организации, стаже работы сотрудника и среднем размере его дохода.
- Осуществить проверку на наличие ошибок.
- Переслать готовый документ из кабинета в отделение ФСС с помощью специальной клавиши.
Пособие по нетрудоспособности выплачивается напрямую от ФСС или через страхователя. В случае с работодателем, бухгалтер производит расчет и начисляет деньги вместе с ближайшей зарплатой. Далее он производит операцию возмещения из Фонда Социального Страхования. (с помощью подачи электронного заявления или посещения специалиста ФСС).
Некоторые субъекты попадают под программу, осуществляющую выплаты напрямую. Для оплаты в таком случае страхователь заполняет запрос в ЛК ФСС от лица сотрудника, получившего лист нетрудоспособности, после чего отправляет в фонд.
Чем электронные больничные отличаются от бумажных
Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.
Больничный, оформленный в СБИС, удобнее и надежнее бумажного:
- защищен ЭП и самим сервисом от потери, порчи или подделки;
- заполняется и проверяется автоматически: система подставляет СНИЛС, стаж, показатель дневного заработка – всю необходимую информацию о работнике;
- освобождает от громоздкого архива, ручного учета и походов в ФСС;
- ускоряет выплату, так как данные напрямую уходят в ведомство.
Изменения условий компенсации по новому законодательству
Еще относительно недавно была практика, при которой работодатель обязан самостоятельно оплачивать сотрудникам больничные листы. Это вынуждало его всячески увиливать от такой обязанности, что провоцировало массу проблем обоим сторонам.
Если сотрудник терял работоспособность и предоставлял больничный, то предприятие было обязано целиком выплатить ему компенсацию за свой счет.
После проведения реформы законодательства предприятия обязали делать отчисления в Фонд социального страхования с заработной платы рабочих. По новому законодательству в отчетный период работодатель имеет право вернуть своего рода социальный налоговый вычет, размер которого равен компенсации, выплаченной работнику.
Выплата идет за счет ФСС, поэтому работодатель строго отчитывается перед ним за каждый принятый больничный лист.
Фонд социального страхования обязан произвести расчеты в течение десяти дней. Компенсация сотруднику будет отображена в ближайшей заработной плате.
Если больничный лист был сдан за несколько дней до зарплаты, то вероятнее всего выплата пройдет в следующем месяце.
Работодатель обязан произвести все необходимые расчеты по сумме компенсации, которая зависит от страхового стажа, заработной платы, длительности недомогания и лимита суммы компенсации.
С некоторых пор ФСС всё чаще требует составить реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец заполнения или шаблон оформления которого не предоставляет. Во-первых, этот документ обязателен в регионах, участвующих в пилотном проекте по автоматизации документооборота и расчётов.
Во-вторых, чиновники таким образом сверяют подлинность листков нетрудоспособности.
Алгоритм передачи реестра больничных листов через интернет таков:
РБЛ составляется в удобном формате, например, в специальном бухгалтерском ПО или просто в Excel;
Переводится в формат, удобный для ФСС, можно использовать государственную программу; в некоторых коммерческих реализована выгрузка в нужном формате;
Документ подписывается ЭЦП, шифруется. Для этого можно так же воспользоваться бесплатной программой или обратиться в удостоверяющий центр;
Загружается на сайт ФСС, процесс подобен загрузке файлов в других онлайн-сервисах, в том числе на Яндекс.Диске.
По итогам загрузки предприятие получает квитанцию, если всё прошло успешно.
Систематизация данных по случаям нетрудоспособности производится с помощью реестра больничных листов. Документ составляется в произвольной форме с указанием обязательных данных, позволяющих пользователям информации идентифицировать работника, страховой случай и выплаты по бюллетеню.
Наличие реестра позволяет упростить камеральную проверку ФСС по бюллетеням.