Путевой лист-2023. Готовимся к электронному формату

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист-2023. Готовимся к электронному формату». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя заполняется для каждого отдельного транспортного средства. Если же на одной автомашине работает сразу несколько сотрудников, нужно подготовить каждому собственный экземпляр. В случае, когда предприниматель является водителем, в обеих частях бланка указываются его данные.

Что включить в шаблон путевого листа

Путевой лист грузового автомобиля ИП важная часть первичной документации. Приведенная в нем информация упрощает учет расхода топлива, проведение расчетов с заказчиками и начисление заработной платы.

Образец бланка предприниматели разрабатывают самостоятельно. При этом следует ориентироваться на закон № 402-ФЗ и приказ Минтранса № 152 от 18 сентября 2008 года (теперь действует в редакции приказа № 17 от 18 января 2017 года).

Форма путевого листа, разработанная на основе ПГ-1, включает:

1. Данные предпринимателя: ФИО, адрес регистрации, номер телефона.
2. Данные водителя: ФИО, номер водительского удостоверения. При наличии лицензионной карточки приводятся ее реквизиты.
3. Информацию об автомобиле: регистрационный номер, марка, данные со спидометра на момент выезда из гаража, а затем на момент возвращения.
4. Отметку о технической исправности автомобиля. Проставляется уполномоченным сотрудником либо самим предпринимателем.
5. Отметку о медицинском осмотре водителя и допуске к управлению транспортным средством. Ставится медицинским работником, числящимся на предприятии либо нанятым по договору с поликлиникой.
6. Раздел 1. Работа водителя и грузового автомобиля. Выполняется в виде таблицы. В ней отражаются данные заказчика, маршрут движения, характер груза, пройденное расстояние.
7. Раздел 2. Результаты использования грузового автомобиля. Здесь приводятся суммированные данные пробега, рабочего времени, массы грузов.
8. Подпись предпринимателя (при наличии печать).

Срок действия путевого листа в 2022 году

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Продолжительность рейса	Когда оформлять	Срок действия
В день делается один или несколько рейсов в течение смены	До старта первого рейса	В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены	До начала рейса	На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Обязательные реквизиты путевого листа

Опираясь на перечисленные сведения, бухгалтер компании или ИП не только осуществляет контроль использования ТС и эффективности работы водителя, но и производит начисление зарплаты водителю, механику и диспетчеру. Оформлением ПЛ и ведением учета их выдачи обычно занимается руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другое назначенное лицо.

С 2013 года единые стандарты ряда первичных документов упразднены — компании и ИП вправе разработать собственный бланк путевого листа либо использовать унифицированную, ранее утвержденную постановлением Госкомстата форму, что для большинства предприятий является предпочтительным вариантом. При этом существует набор реквизитов, заполнять которые следует обязательно. С начала 2021 года их перечень несколько расширен, введены новые реквизиты путевых листов, что отражено в приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368. Этим же приказом утвержден обновленный порядок заполнения ПЛ.

Путевой лист – документ первичного учета, он должен быть пронумерован и датирован. В нем обязательно указываются следующие сведения:

• о сроке действия ПЛ, т.е. дата – число, месяц год, в течение которого документ актуален, если ПЛ оформляется на несколько дней, то указывают его период действия;
• о собственнике ТС (для компании – название, организационно-правовая форма, ОГРН, место нахождения, телефон, для ИП – ФИО бизнесмена, ОГРНИП, адрес, телефон);
• о ТС (рег. номер, тип ТС, его модель, при использовании с прицепом/полуприцепом – его рег.номер и модель; показания одометра в полных км пробега на начало и конец рабочей смены; факт проведения предрейсового техосмотра ТС, а также послерейсового осмотра; дату и время выпуска ТС на линию и его возвращения);
• о водителе (ФИО, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра).

Перечисленные реквизиты приведены в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152, прекратившем действие по завершении 2020 года. Тем не менее, они по-прежнему остаются актуальными, а с начала текущего года в разряд обязательных входят новые реквизиты путевого листа 2021. Это:

• сведения о перевозке — потребуется включить в документ данные о видах сообщения (например, городском, пригородном, междугородном или международном) и видах перевозки пассажиров или грузов (регулярные, по заказам, легковым такси). Данные сведения закреплены в ст. 4 и 5 закона от 08.11.07 № 259-ФЗ);
• сведения о ТС — кроме типа и модели ТС теперь следует дополнительно указывать его марку, а при использовании с прицепом или полуприцепом следует отразить в ПЛ и марку прицепа/полуприцепа. Уточняется, что сведения о ТС включают в себя показания одометра как при выезде его с парковочной стоянки, так и при заезде на парковку по окончании рабочей смены. Если в компании эксплуатируются трамваи и троллейбусы, в ПЛ следует указывать их регистрационные и (или) инвентарные номера;
• обязанность послерейсового медосмотра водителей предусмотрена лишь в случае обязательности этой процедуры согласно законодательству РФ.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

• зарплату водителя;
• надбавки водителям за разъездной характер работы;
• затраты на ГСМ;
• затраты на запчасти;
• затраты на парковку;
• компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

Путевой лист грузового автомобиля скачать бесплатно

Какой формат использовать для индивидуальной разработки:

• 4-С – типовой, межотраслевой подойдет практически всем;
• 4-П – повременной, если работа водителя оплачивается сдельно за доставку груза в определенную точку, когда заполняется отрывной талон заказчиком. Так как их только 2, то и пункты, куда отвозят товар, не должны превышать это количество.
• ПГ-1 – упрощенная форма для индивидуального предпринимателя.

В интернете можно найти новые формы путевого листа грузового автомобиля. Чем они отличаются от унифицированных стандартных бланков госкомстата:

1. Отсутствует место для печати организации в шапке, данные о стандарте формы от Постановления №78 в правом верхнем углу путевого листа.
2. Место стоянки, гараж заменено парковкой.
3. Есть специальное поле для записи пройденного предрейсового, иногда послерейсового медконтроля.
4. Блок размещения сведений о техосмотре грузового автомобиля до и после рейса: день, время до минут, данные одометра.
5. В остальном можно использовать имеющиеся блоки, если информация в них актуальна для конкретного перевозчика. Если добавите что-то, чего нет в оригинале, руководствуясь внутренней необходимостью компании, ошибки не будет. Это разрешено.

Путевой лист, составленный из таких блоков подойдет транспортной организации. Принимается к списанию горючего, учитывается налоговыми службами, что подтверждает Письмо Минфина №03-03-06/2/161 (25/08-09 г).

Журнал учета путевых листов в 2022 году

ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

1. Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

2. Таблица, в которой указывают:

   • номер путевого листа и дату его выдачи,
   • данные водителя и его табельный номер,
   • гаражный номер автомобиля;
   • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Новый контроль — предсменный

С 21 декабря 2018 года отметки об осмотре транспортных средств будут проставляться по новым правилам. С этой даты вступают в силу новые правила предрейсового контроля ТС (приказ Минтранса от 08.08.2018 № 296). А прежние, из приказа Минтранса от 06.04.2017 № 141, утратят силу. Расскажем о нововведениях.

Новыми правилами предусмотрены два вида контроля: предрейсовый и предсменный.

Предрейсовый контроль проводится перед рейсом, если в течение одной смены (рабочего дня) выполняется только один рейс либо рейс длится дольше одной смены (рабочего дня) водителя.

Предсменный — перед сменой, если в течение смены (рабочего дня) водитель совершает больше одного рейса.

При сменной работе водителей на одном ТС контроль проводится до начала рейса или смены (рабочего дня) водителя, который первым выезжает с парковки.

На путевых листах это скажется следующим образом. Ранее в письме от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС Минтранс указывал, что отметки о проведении предрейсового контроля ТС должны проставляться в путевом листе перед каждым выездом в рейс. То есть если рейсов за смену было несколько, требовалось и несколько отметок в ПЛ. Введение предсменного контроля эту проблему снимает. С 21.12.2018 достаточно будет одной отметки — перед сменой.

Сколько действует путевой лист

Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.

Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.

• Путевой лист (ПЛ) должны заполнять все юридические лица, включая ИП, которые используют автомобиль в рабочих целях.
• Журнал учёта ПЛ можно вести в бумажном и электронном виде с 2021 года.
• Если путевые листы не ведутся или оформлены неправильно, можно получить штраф.
• Строгой формы для ПЛ нет, но есть данные, которые нужно обязательно указывать. Можно разработать свой бланк и закрепить в учётной политике компании.
• Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены.
• Можно выдать ПЛ на каждого работника, даже если все они перемещаются на одном автомобиле.
• Важно правильно рассчитывать рабочее время водителя и всегда ставить отметки в ПЛ.
• Для учёта топлива лучше руководствоваться нормами Минтранса, но необязательно.
• Путевые листы хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет.

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя: порядок заполнения

Грузоперевозками могут заниматься не только юридические лица, но и ИП. Для индивидуального предпринимателя также прописаны требования по ведению данной деятельности. На каждую поездку должен оформляться путевой лист, основные правила оформления которого прописаны в Федеральном Законе № 259. Ведение сопроводительной документации прописано в Приказе Минтранса от 30.06.2000 года, который действует и в настоящее время. Таким образом, листы являются обязательным видом сопроводительной документации, подтверждающей факт оказания услуги. Рассмотрим образец заполнения данного документа.

Для индивидуальных предпринимателей предусмотрен особый порядок заполнения путевых листов

По аналогии с организациями путевой лист индивидуального предпринимателя должен содержать следующие сведения:

• Период действия документа. Обычно его составляют на один день, но существуют исключения. Максимальный срок составляет месяц.
• Данные о собственнике грузового автомобиля: Ф.И.О. ИП, телефон и адрес.
• Сведения о ТС: тип транспорта, марка и номер. Дополнительно туда вносятся показания одометра на момент выезда.
• Информация о водителе: Ф.И.О., данные водительского удостоверения, отметка о медосмотре.

Помимо обязательных сведений в лист могут вноситься дополнительные данные:

• цель поездки;
• сведения о грузе;
• промежуточные точки на пути следования.

Путевой лист должен содержать сведения о предпринимателе и автомобиле

При оформлении документа для грузового автомобиля ИП необходимо придерживаться некоторых правил:

• Количество оформляемых документов равняется количеству машин, осуществляющих доставку груза.
• На одну машину допускается оформление нескольких листов при условии сменной работы водителей.
• Документ является действительным в те сроки, которые в нем прописаны.
• Если водителем выступает не сам хозяин, а наемный работник, то дополнительно на службу принимается человек, ответственный за показания одометра. Он проверяет время выезда ТС, данные пробега, после чего заверяет их своей подписью.
• У индивидуального предпринимателя обязательно должен вестись Журнал учета путевых листов.
• Выдаваемые листы подлежат обязательному дальнейшему хранению в течение 5 лет.
• Каждый водитель перед выездом проходит медосмотр, о чем в сопроводительном документе делается соответствующая отметка.

Путевые листы 2021: изменения

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Что изменилось?

1. Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2021 года:
   • регулярная перевозка пассажиров и багажа,

   перевозка пассажиров и багажа по заказу,

2. организованная перевозка группы детей,
3. перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
4. перевозка грузов,
5. перевозка для собственных нужд.
6. Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.
7. Медосмотр и техконтроль. После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить о.

   По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить о или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

8. Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.

Путевой лист грузового автомобиля: кому и для чего нужен

Начнем с того, что все компании, а это могут быть специализированные предприятия или ИП, осуществляющие грузовые перевозки, должны иметь при выезде на рейс подобный документ. Он представляет собой официальную бумагу, на основании которой учитываются все затраты на эксплуатацию в налоговых расходах, также он необходим для учета и контроля работы водителя, для расчета его заработной платы, надбавки за разъездной характер работы, расходы на ГСМ, запчасти, парковку и т.д.

В документе должны быть подробно отражены маршрут, по которому будет совершаться перевозка, состояние автомобиля, результаты медосмотра водителя перед выездом. Напомним, что к грузовым авто относятся транспортные средства, предназначенные для перевозки грузов. Они делятся на автомобили с прицепом, с полуприцепом, самосвалы, специализированные авто.

Самый популярный вопрос: какие документы должны быть у водителя, кроме путевого листа грузового автомобиля, перед тем, как отправиться в путь? Ответ прост: водительское удостоверение; документы на само транспортное средство; сопроводительные бумаги на товар, который он перевозит; если это особый груз, то специальное разрешение.

Какие есть виды путевых листов для грузового транспорта?

Законом не установлена обязательная для применения форма ПЛ. Согласно статье 9 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, организации должны самостоятельно разработать для себя форму ПЛ.

Многие компании берут за основу унифицированные формы заполнения ПЛ. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 утверждены два вида унифицированных путевых листов:

• по форме № 4-С (сдельная);
• по форме № 4-П (повременная).

Похожие записи:

• Серая зона: почему россияне не хотят уплачивать налоги с аренды квартир
• Как разделить квартиру при разводе
• Как получить визу в Эстонию самостоятельно — самая полная инструкция