Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная трудовая книжка: что это такое и как ее завести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.
🤔 Погодите, а зачем вообще нужна трудовая книжка
Тем не менее книжки пока не отменили: решили, что они нужны как гарантия безопасности. Если недобросовестный наниматель не будет производить отчисления в ПФР, доказать без книжки, что человек действительно работал, будет сложно. Работодатель же в отсутствие трудовых книжек будет вынужден принимать сотрудника без документального подтверждения опыта: подделать резюме гораздо проще, чем официальный документ. Так что книжка может защитить обе стороны трудовых отношений.
Электронная трудовая уже автоматически заведена на всех работающих граждан, даже на тех, у кого действует бумажная книжка. Поэтому спешить с отказом от бумажной книжки не обязательно — вы можете сделать это в любой момент до 2027 года.
ЭТК упрощает приём на удалённую работу и защищает вас от риска потерять трудовую книжку. Вы сможете в любой момент получить выписку из электронной трудовой на Госуслугах, чтобы устроиться на новую работу или просто проверить, правильно ли ваш работодатель подаёт сведения в ПФР.
Бумажную трудовую всё равно стоит сохранить, она останется документом, подтверждающим ваш стаж до 2020 года.
В электронной трудовой сначала представлена общая информация о человеке: ФИО, дата рождения, СНИЛС, дата подачи заявления о выборе формы ТК. Дальше идёт таблица с данными о трудовой деятельности. Информация о периодах до 01.01.2020 и после этой даты различается:
- О предшествующих периодах есть только краткие записи: название работодателя, дата приёма и увольнения.
- О периодах работы после начала 2020 года в ЭТК содержится более подробная информация. В дополнение к сведениям из пункта 1 указаны должность (профессия, специальность, квалификация) и основание для кадрового мероприятия – название документа (например, приказ), его дата и номер.
Кроме того, в электронной ТК может содержаться информация о работе по совместительству, присвоении новой квалификации или специальности, запрете занимать определённую должность, работе на Крайнем Севере.
Электронная трудовая книжка: что это такое?
Еще в прошлом в России появился новый вид документов – электронные трудовые книжки, которые пришли на смену ранее используемым бумажным. По факту это не совсем трудовые книжки – скорее запись в электронном реестре, который ведется параллельно с бумажным учетом на предприятии. Теперь работодатель обязан в электронном варианте предоставлять в Пенсионный фонд России сведения о приеме на работу новых сотрудников, об увольнении, о переводе сотрудника на другую должность, а также предоставлять данные о подаче соответствующих заявлений.
У такого решения есть несколько преимуществ:
- Быстрый доступ гражданина к своим личным данным,
- Минимальные риски, что будут допущены ошибки,
- Возможность устроиться на работу дистанционно.
Если сотрудник работал до 2021 года, то он в течение всего 2020-го года имел право выбрать, какой именно версией трудовой книжки он хочет пользоваться – электронной или бумажной. Для этого подается соответствующее заявление на имя работодателя.
Как выглядит электронная трудовая книжка
Далее расскажем про образец электронной трудовой книжки.
Работодатели сейчас выдают копии трудовых книжек по запросам сотрудников. Например, чтобы работник мог получить кредит. При увольнении работник получает оригинал бумажного документа. Также выдать оригинал книжки надо, если сотрудник оформляет пенсию.
Если ведется электронная трудовая книжка, то порядок будет другим. Каждый сотрудник сможет в любой момент в течение трех дней получить у своего работодателя сведения о работе — выписку из электронной трудовой. Если работник увольняется, то выписку надо будет предоставить ему непосредственно в день увольнения. Планируют, что такую выписку со сведениями будут выдавать по форме СЗИ-ТД .
Таким образом:
- выписка из электронной базы данных – это и есть электронная трудовая книжка.
- как выглядит электронная трудовая книжка? Она выглядит в виде выписка по форме СЗИ-ТД .
Как работнику получить сведения о его трудовой деятельности?
Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).
Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.
Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.
Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.
Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:
- в МФЦ;
- в ПФ РФ;
- на портале госуслуг.
Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Что будет с бумажными трудовыми книжками?
Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.
А вот после 1 января 2023 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.
При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.
Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.
Лицам, которые начнут работать впервые в 2023 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.
Как перейти на использование электронной трудовой книжки?
1. Оформить соглашение с ПФР в системе сдачи отчетности
Если отчетность отправляется через 1С-Отчетность, нужно:
- Настроить учетную запись: 1С-Отчетность – Настройки – Настройки обмена с контролирующими органами – Расширенные настройки – Настройки обмена с ФНС, ПФР и Росстатом – Входим в учетную запись – Настроить автоматически сейчас.
- При первом заполнении отчета будет предложено создание Заявления – Создаем и отправляем. Отправить заявление можно только с 03.02.2020.
2. Уведомить работников о введении электронных трудовых книжек
Для этого следует издать соответствующий документ (например, уведомление) и ознакомить с ним всех работников. Каждый работник, ознакомившийся с текстом уведомления, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно.
3. Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки
Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в СЗВ-ТД.
Рекомендуем Вам отложить сбор заявлений и отправку этих данных в ПФР до 4 квартала этого года. Остается много вопросов по этому поводу. Скорее всего, по этим вопросам будут даны дополнительные разъяснения.
| Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки | Заявление о переходе на электронную трудовую книжку | Сотрудник не подал заявление | |
|---|---|---|---|
| Форма Заявления |
Произвольная форма |
Произвольная форма |
Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями, до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты |
| Ведение бумажной трудовой книжки | Продолжает вести бумажную трудовую книжку | Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. В бумажной трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности с 2021 г. | Продолжает вести бумажную трудовую книжку |
| Ведение электронной трудовой книжки | Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку | ЭТК ведутся с даты подачи заявления | Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку |
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.
Действия с ЭТК при увольнении и приеме на работу
Когда вы принимаете на работу нового сотрудника, необходимо уточнить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной формы трудовой книжки. Информацию можно запросить на предыдущем месте работы. Следующие действия работодателя зависят от ситуации:
- Если сотрудник выбрал электронный вариант, нужно удостовериться, что имеется закрывающая запись в документе. Если она есть, значит, вы будете передавать данные в ПФР в электронном формате. Данные о трудовом стаже вы можете получить из бумажного документа, которые следует вернуть работнику.
- Если работник решил продолжить ведение бумажной формы, значит, вам нужно заполнить ее и передать данные в Пенсионный Фонд.
- Если организация – это первое место работы, значит, необходимо оформить электронную трудовую книжку.
Что такое электронная трудовая книжка?
Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Кто может видеть электронную трудовую книжку:
-
ПФР;
-
работодатель;
-
работник.
Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.
Как и где посмотреть электронную книжку может работник:
-
обратиться непосредственно в ПФР
-
заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;
-
запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.
Перечень сведений электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
-
Информация о работнике;
-
Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
-
Место работы;
-
Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
-
Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
-
Вид поручаемой работы;
-
Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
-
Причины прекращения трудового договора.
Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция
ЭТК были введены в использование 1 января 2020 года. Все работающие граждане имеют право сами решить, готовы ли они перейти к новому формату ведения сведений об их трудовой деятельности. Без согласия работника невозможно прекратить ведение бумажной версии его книжки.
Но и в этом правиле есть исключение. Все, кто впервые устраиваются на работу с 2021 года, изначально будут переводиться на электронный формат.
Если вы работающий гражданин, то до 31 декабря 2020 года вы обязаны подать заявление в произвольной форме о том, какой формат ведения книжки выбираете: электронный или бумажный.
Что делать, если сотрудники все-таки решили перейти на ЭТК? Вот пошаговая инструкция.
Трудовые книжки к началу 2021 года
К началу 2021 года большинство работающих лиц должно было определиться с тем, в каком из вариантов (бумажном или электронном) будет продолжено ведение его трудовой книжки, подав работодателю заявление о сделанном выборе (п. 2, п. 7 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»).
Отказ от бумажного варианта влечет за собой (п. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ):
- внесение в бумажную трудовую книжку, находящуюся на хранении у работодателя, записи о том, что она выдана работнику на руки в связи с выбором им электронного способа формирования сведений о трудовой деятельности, с указанием в этой записи даты выдачи и реквизитов заявления, поданного работником;
- передачу бумажной трудовой книжки работнику, становящемуся ответственным за ее дальнейшее хранение.
После завершения этой процедуры для обеих сторон трудового договора теряет свою актуальность ст. 66 ТК РФ и в полном объеме начинает применяться ст. 66.1 ТК РФ, посвященная сведениям о трудовой деятельности, ведущимся в электронном виде.
Для работника, выбравшего продолжение оформления бумажной трудовой книжки, ничего в ведении этого документа принципиально не меняется. При этом он получает право (п. 4, п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):
- продолжить оформление этого документа на бумаге при трудоустройстве к другому работодателю;
- в любое время отказаться от бумажного варианта, подав заявление текущему работодателю о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Обратный переход (с ЭТК на бумажный вариант) законодательством не предусматривается.
Действия по переходу на ЭТК, обязательные для 2021 года
Особыми для 2021 года в связи с переходом к ЭТК для работодателя становятся следующие действия:
- С его наступлением прекращается оформление новых бумажных трудовых книжек. Для впервые принимаемых на работу лиц этот документ будет существовать только в виде ЭТК (п. 8 ст. 2 Закона 439-ФЗ). При этом останутся востребованными бланки вкладышей в бумажную трудовую книжку для работников, выбравших продолжение ведения этого документа в бумажном варианте.
- В нем в срок до 15.02.2021 (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…») должна быть осуществлена подача в единую электронную базу, ведущуюся ПФР, сведений по состоянию на 01.01.2020 о трудовой деятельности тех работников, в отношении которых за весь 2021 год не происходили кадровые события, подлежащие внесению в текущую отчетность о таких событиях.
- С его началом окончательно закрепляются сроки для подачи в ПФР информации о текущих кадровых событиях (подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ): в отношении фактов начала или прекращения трудовых отношений — не позднее первого рабочего дня после даты такого события; по иным кадровым мероприятиям (включая факт подачи заявления о выборе формы ведения трудовой книжки) — не позднее 15 числа месяца, наступающего после месяца, в котором произошло событие.
Работники, не использовавшие право перехода на ЭТК в 2021 году, могут воспользоваться таким правом в 2021 году и более поздних годах.
- К началу 2021 года большинство работников должно определиться с выбором варианта дальнейшего ведения трудовой книжки — в электронном или в прежнем (бумажном) варианте. При отказе от бумажного варианта трудовая книжка выдается работнику на руки с записью в ней о переходе на ЭТК. Для выбравших бумажный вариант и лиц, не имевших возможность сделать выбор к началу 2021 года, продолжается оформление трудовой книжки на бумаге. У работника при этом возникают права на продолжение ведения бумажного документа и у последующих работодателей, а также на возможность перехода к ЭТК. Об отсутствии факта перехода на ЭТК свидетельствует отсутствие записи об этом в бумажной трудовой книжке. Обратный переход (с ЭТК на бумажный вариант) законодательством не предусмотрен.
- В 2021 году продолжается переход к применению ЭТК. Особыми для этого года становятся отмена оформления бумажных трудовых книжек для впервые трудоустраивающихся, завершение накопления в единой электронной базе сведений о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020, закрепление окончательных сроков для подачи в ПФР данных о кадровых событиях.
- Для лиц, выбравших ведение ЭТК, работодателем при увольнении оформляется новый документ — сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Создаваться он может как на бумаге, так и в электронном виде. Его вместе с трудовой книжкой (если у работника имеется трудовой стаж до 01.01.2020) нужно будет предъявить по новому месту работы, при этом трудовая книжка после ознакомления с ней работодателя будет возвращена работнику. Заменить трудовую книжку могут сведения о трудовой деятельности, сформированные по данным, имеющимся в ПФР (форма СТД-ПФР), в которые фонд должен включить отраженную на индивидуальном лицевом счете будущего пенсионера информацию обо всех имевших место работодателях и периодах работы у них.
- Для лиц, не отказавшихся от ведения бумажной трудовой книжки, принципиальных изменений в документальном оформлении кадровых событий не произойдет. Они по-прежнему будут при трудоустройстве передавать этот документ работодателю и получать его при увольнении. Но параллельно сведения о трудовой деятельности таких лиц будут накапливаться в единой электронной базе, что при отказе от использования бумажной трудовой книжки позволит им получать данные из этой базы в виде сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР на общих основаниях