Работа с электронными листками нетрудоспособности (ЭЛН)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа с электронными листками нетрудоспособности (ЭЛН)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Бумага все стерпит – это не про оформление официальных документов. Любой отчетный документ подразумевает строго определенное заполнение. То же самое касается и листка по временной нетрудоспособности, или проще говоря, больничного листа. Любые исправления и помарки могут сделать его недействительным, вследствие чего сотрудники ФСС откажут в выплате соответствующего пособия.

Работодатель также может не обращать внимания на незначительные помарки в оформлении больничного. Главное — внимательно относиться к информации, которые он вносит в ячейки. Ошибка в любом из этих показателей требует обязательного исправления:

• его собственные данные — название, регистрационный номер в ФСС и код подчиненности;

• данные работника — ФИО, СНИЛС, страховой стаж;

• базовые сведения для исчисления пособия — оплачиваемый период, величина среднего и среднедневного заработка;

• объем начисленного пособия, который делится на суммы, выплачиваемые работодателем и ФСС;

• отметка о месте работы — оно может быть либо основным, либо по совместительству;

• ИНН работника — не заполняют при отсутствии этого кода и при оформлении больничного в связи с беременностью и родами;

• условия начисления — отражают наличие особых характеристик работника, таких, как инвалидность, особые условия труда или проживания, особые ситуации возникновения права на пособие;

• дата составления акта о несчастном случае на производстве (при наличии);

• дата начала работы — отражаются, только если работник оказался нетрудоспособным в период между датами заключения трудового соглашения и его аннулирования;

• продолжительность нестраховых периодов — касается только периодов военной и приравниваемой к ней службы.

Какие ошибки допустимы в больничном листе

Заполнить больничный лист не так, как требуется, могут две категории людей – врач, заполняющий верхнюю часть, и работодатель, на чьей совести – заполнение другой части документа. Юристы и чиновники ФСС предусмотрели для каждой из этих категорий свои варианты исправления недочетов.

Люди – не роботы. Видимо, из понимания данного факта, фонд социально страхования разработал список неточностей, которые вполне допустимы в листках по нетрудоспособности. В частности, специалисты ФСС не будут придираться, если:

• в пустых ячейках отсутствуют прочерки;
• между инициалами врача есть лишние пробелы;
• символы касаются границ ячеек;
• некоторые части слов написаны прописью;
• без четкой последовательности указан адрес больницы или поликлиники;
• печать попала на поля для информации;
• присутствуют кавычки в названии работодателя;
• помарки небольшие, вроде лишних точек, запятых или галочек.

Какие-либо другие ошибки являются уже более серьезными и служат основанием для отказа в приеме специалистами ФСС и требуют выдачи соответствующего дубликата.

Внимание! Если больничный лист был сложен в несколько раз или, вместо черной гелевой ручки заполнялся синей шариковой – это не может быть основанием для его непринятия.

К сведению: допущение в больничном бюллетене двух и более несущественных ошибок или помарок влечет за собой признание его недействительным. Поэтому при заполнении этого документа стоит быть предельно внимательным.

Какие преимущества имеет ЭЛН?

Работник учреждения не сможет потерять ЭЛН, ему не надо будет беспокоиться о том, что он может испортить (помять, порвать и т. п.) листок нетрудоспособности, а в случаях утери информации о номере своего ЭЛН можно зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.

Электронный листок нетрудоспособности полностью исключает представление работниками поддельных листков нетрудоспособности (ФСС проверяет подлинность ЭЛН, и работодатель, запрашивая его у фонда для оплаты, может не сомневаться в достоверности сведений).

У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность – вся информация с момента открытия ЭЛН хранится в системе ФСС и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении фондом проверок страхователей представлять ЭЛН сотрудникам ФСС не потребуется.

Должен ли работодатель информировать работников о ЭЛН?

Да, должен. Как следует из Информации ФСС, разъяснительная работа работодателями проводится с мая 2017 года. Номер ЭЛН работник должен сообщить работодателю. Организация может работать с ЭЛН в своей бухгалтерской программе (если она это позволяет) или в личном кабинете страхователя на сайте ФСС. Также для работы с ЭЛН можно скачать на сайте ФСС бесплатную программу (АРМ Подготовки расчетов). Чтобы получить информацию о листке нетрудоспособности из базы фонда, организации нужно ввести номер ЭЛН и СНИЛС работника. В настоящее время сведения отображаются после того, как ЭЛН будет присвоен статус «Закрыт». Также ФСС планируется вносить изменения в текущем году, и работодатель сможет, зная номер ЭЛН и СНИЛС работника, посмотреть ЭЛН уже с момента открытия в медицинской организации. Оплате также будут подлежать ЭЛН со статусом «Закрыт».

Однако прежде чем направить в ФСС реестр на оплату пособий, работодатель обязан заполнить свою часть в ЭЛН и направить ее в информационную систему фонда через используемую программу или личный кабинет.

Необходимо ли распечатывать и хранить ЭЛН?

Согласно Информации ФСС ЭЛН является документом, имеющим юридическую силу, и в соответствии с Законом № 86-ФЗ формируется и хранится в информационной системе «Соцстрах».

Таким образом, работодателю нет необходимости распечатывать и хранить у себя копию электронного листка нетрудоспособности.

* * *

В заключение укажем, что в настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими как компании «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур» и корпорация «Парус», обеспечено взаимодействие работодателей с ФСС по формированию ЭЛН непосредственно из программных продуктов, что значительно облегчает трудозатраты работодателей, использующих данное программное обеспечение.

В то же время чиновники ФСС отмечают, что в случае технической неготовности работодателя к формированию ЭЛН медицинская организация вправе заменить сформированный ЭЛН на листок нетрудоспособности, оформленный на бумаге. При этом посредством используемого программного обеспечения медицинской организацией в электронном листке нетрудоспособности указывается на прекращение действия ЭЛН (Письмо от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).

Карта МИР для получения пособия – когда нужна?

Карты этой системы обязательны для получения пособия:

Если отправить пособие на другие виды карт, деньги зависнут, работник получит из банка уведомление с просьбой предоставить реквизиты счета карты МИР либо счета, к которому не открыто ни одной карты. Если таких счетов нет, ему придется идти в банк за наличными. Не пойдет – деньги вернутся обратно в Соцстрах.

Возможны еще 2 способа обойтись без карты МИР:

Требование об оформлении банковской карты МИР не распространяется на выплаты периодичностью реже одного раза в год, а также на граждан, постоянно проживающих за пределами РФ. В данном случае выплаты можно получать на банковские карты Visa и Master Card (ч. 5.4 ст. 30.5 Закона № 161-ФЗ; письмо ФСС от 06.11.2020 № 02-08-01/15-07-12017л).

Как исправить ошибку в электронном больничном

С 07.07.2017 с согласия пациента медучреждение вправе оформить электронный больничный лист. Ошибки при его оформлении тоже возможны. Например, если доктор внес неверное название организации, не нужно просить работника переоформлять больничный. Так как эти данные указываются врачом со слов пациента, ошибка возможна и потому не считается грубым нарушением. В данном случае работодателю следует по номеру больничного, который предоставил работник, и/или номеру СНИЛС запросить электронный листок нетрудоспособности в информационной системе фонда и в разделе «Заполняется работодателем» внести корректные данные о наименовании организации-страхователя.

Если при заполнении электронного больничного ошибку допустил работодатель, он вправе внести изменения и отправить исправленный бюллетень в ФСС повторно. При этом необходимо указать причину изменений и заверить новые данные усиленной квалифицированной электронной подписью главного бухгалтера и страхователя (п. 72 Порядка).

Ошибки в оформлении больничного со стороны медицинского персонала

Иногда ошибки в заполнении больничных листов допускают работники больниц, поликлиник и медицинских центров. В этом случае, исправлять их не имеют права ни работодатели, ни другие сотрудники лечебных учреждений. Определить степень важности ошибки могут только специалисты Фонда социального страхования. Если они сочтут данное нарушение значительным, то вернут документ в организацию. После этого, работник, которому принадлежит листок по нетрудоспособности, может обратиться к медикам за выдачей дубликата.

Важно! Дубликат – единственный способ исправить ошибку, которую допустил при оформлении больничного листка врач. Предыдущий экземпляр документа должен быть аннулирован.

Важно, чтобы дубликат был запрошен и выдан своевременно. В случае возникновения споров судей или ревизоров может смутить длительный период между первоначальной выдачей больничного листа и его заменой.

Внимание! Прежде чем приступать к внесению необходимых сведений в листок нетрудоспособности сотрудника, работодатель должен убедиться в том, что записи, сделанные лечащим врачом, верны.

Отсутствие подписи врача в больничном не является основанием для отказа в зачете расходов на выплату пособия

Если ФСС не оспаривает сам факт наступления страхового случая. (временной утраты работником трудоспособности). А нарекания вызывает лишь оформление листка нетрудоспособности. То отказ Фонда в зачете расходов в сумме выплаченного пособия неправомерен.

Примечание: Определение ВС РФ от 25.11.15 № 304-КГ15-14859

Дело в том, что ответственность за допущенные медицинским учреждением в больничном листе ошибки несет непосредственно само учреждение. Ведь организация-страхователь не имеет возможности проконтролировать соблюдение порядка выдачи листков нетрудоспособности. А Фонд может предъявить к медицинской организации иск о возмещении расходов на пособия. Выплаченные по необоснованно выданным или оформленным с ошибками больничным согласно п.п.6 п.1. статьи 4.2 закона 255-ФЗ.

Примечание: Постановление ФАС Уральского суда № А60-31473/2012

Организация выплатила своим сотрудникам пособия по временной нетрудоспособности и предъявила соответствующие суммы к возмещению из средств ФСС РФ. По результатам выездной проверки территориальный орган Фонда принял решение об отказе в принятии к зачету указанных сумм. Основанием для этого послужил вывод страховщика о неправомерности предъявления сумм к возмещению, так как пособия выплачены по листкам нетрудоспособности, которые были выданы с нарушениями либо на момент проверки отсутствовали у страхователя. Организация обжаловала это решение в суде.

Ошибки в порядке оформления листков нетрудоспособности не свидетельствуют об отсутствии страховых случаев и, следовательно, не являются основанием для отказа в возмещении сумм выплаченных пособий. В соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ “Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию” органы ФСС РФ вправе самостоятельно предъявлять иски медицинским учреждениям о возмещении сумм расходов на социальное обеспечение по необоснованно выданным или неправильно оформленным листкам нетрудоспособности.

Аналогичной судебной практики нет. Однако, например, ФАС Западно-Сибирского округа пришел к выводу, что отказ ФСС РФ в принятии к зачету расходов организации на оплату листков нетрудоспособности неправомерен в связи с тем, что нарушения в оформлении при заполнении этих листков носили устранимый характер (Постановление от 06.06.2011 № А27-13681/2010).

Примечание: В Постановлении Президиума ВАС РФ от 11.12.2012 № 10605/12 указывается, что негативные последствия несоблюдения медицинскими учреждениями законодательства (в рассматриваемом Постановлении – законодательства о лицензировании) должны нести сами учреждения, а не организации-страхователи.

к меню ↑

Ни работодатель, ни бухгалтер не несут ответственности за те недочеты в листке нетрудоспособности, которые допущены по вине медицинского учреждения. Поэтому если сам факт наступления болезни не оспаривается, то ФСС должен зачесть расходы на выплату пособия по такому больничному листу. Данный вывод содержится в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 10.07.15 № А27-17873/2014.

к меню ↑

Если ошибка при заполнении листка нетрудоспособности допущена медицинским учреждением, а сам факт болезни работника ФСС не оспаривает, то оснований для отказа в принятии к зачету расходов на выплату пособий по такому больничному листу нет. На это указал Арбитражный суд Северо-Кавказского округа в постановлении от 03.06.16 № А20-3122/2015.

Как получить дубликат больничного листа

Когда исправить опечатку порядком, предусмотренным нормативными актами, не представляется возможным, для получения выплаты потребуется оформить дубликат больничного.

Последовательность действия для выдачи дубликата следующая:

1. Работодатель возвращает работнику испорченный листок нетрудоспособности.
2. Труженик обращается с испорченным документом в лечебное заведение, где его выдавали.
3. В лечебном заведении изымают оригинал листка и выписывают новый с проставлением о. Заполняется только сторона больницы.
4. Получив дубликат с заполненной больницей частью гражданин идет обратно на место работы, где заполняются оставшиеся части.
5. Полностью оформленный дубликат принимается к оплате.

Виды ошибок (в т. ч. по стажу), допускаемых работодателем

Однако практически ко всей вносимой в ячейки информации ему следует подходить с должной ответственностью, поскольку здесь указываются:

• его собственные данные (название, регистрационный номер в ФСС и код подчиненности);
• данные работника (Ф. И. О., СНИЛС, страховой стаж);
• базовые сведения для исчисления пособия (оплачиваемый период, величина среднего и среднедневного заработка);
• объем начисленного пособия, разделяемый на суммы, оплачиваемые ФСС и работодателем.

Ошибка в любом из этих показателей требует обязательного исправления.

Ряд показателей работодатель заполняет при необходимости, но если при этом допущена ошибка, ее тоже следует исправить. В числе таких показателей (п. 66 приложения к приказу № 624н):

• Отметка о месте работы. Оно может быть либо основным, либо по совместительству.
• ИНН работника. Не заполняют при отсутствии этого кода и при оформлении больничного в связи с беременностью и родами.
• Условия начисления. Должны отражать наличие особых характеристик работника (инвалидность, особые условия труда или проживания, особые ситуации возникновения права на пособие).
• Дата составления акта о несчастном случае на производстве. Указывают при наличии такого акта.
• Дата начала работы. Следует отразить, только если работник оказался нетрудоспособным в период между датами заключения трудового соглашения и его аннулирования.
• Продолжительность нестраховых периодов. Касается только периодов военной и приравниваемой к ней службы.

Где и как можно проверить свой ЭЛН?

Для начала человеку, интересующемуся своим электронным больничным — работнику или работодателю необходимо зарегистрироваться в системе ФСС. Для этого нужно:

• Работникам необходимо передать органам ФСС составленное в письменной форме «Соглашение об обработке персональных данных». Работник может оформить его как в больнице или у работодателя (далее врачи или работодатели самостоятельно отправят документ в ФСС), так и лично в территориальном органе ФСС.
  Руководителям в свою очередь нужно передать органам Фонда «Соглашение об информационном взаимодействии».
• Зарегистрироваться на портале госуслуг. Для этого понадобится верифицировать свою электронную подпись.

Необходимо также наличие у работодателя доступа к электронному документообороту.

Как Аннулировать Электронный Больничный Лист

ФСС, как и любая другая организация, позиционирующая себя налоговым агентом, обязана осуществлять исчисления подоходного налога с любых выплат в адрес физических лиц. Но, поскольку электронная система регистрации документов работает намного быстрее, денежная компенсация может поступить на лицевой счет сотрудника намного быстрее.

Автоматическая система производит расчет пособия на основании полученных данных и перечисляет ее на лицевой счет застрахованного лица. Получив компенсацию сотрудник обязан оповестить ФСС о факте получения денежных средств с указанием точной суммы.

• Как отменить электронный больничный лист

Как Аннулировать Электронный Больничный Лист

Самая распространенная причина здесь — необходимость явки пациента на работу, например, чтобы реализовать очень важный и срочный проект. По закону работодатель не вправе отзывать работника с больничного. Если он сделает это, то нарушит нормы ст. 2 ТК РФ о запрете принудительного труда.

Пока бумажные больничные листки никто не отменял: врачи выдают электронные больничные с согласия пациента и только если работодатель подключился к новой системе. По данным ФСС, с момента запуска системы к ней подключились 4,6 тысяч поликлиник и больниц из 11,8 тысяч. Это 39% медучреждений России. Если в их число входят медучреждения, где лечатся ваши работники, вы уже можете работать по новой системе и забыть про проблемы бумажных больничных листков.

Электронный больничный или бумажный: что думает государство

С внедрением компьютерных технологий перевод бумажного документооборота в электронный внедряется во многих организациях, в том числе и бюджетных. Государственные медицинские организации не исключение.

Больничные листы, оформленные в электронном виде, — это новшество, с которым пока не каждый наниматель готов работать, но их использование оптимально, так как снижает вероятность ошибок при заполнении, подделки документов. Кроме того, отпадает необходимость в пыльных архивах, ведь больничный должен храниться у работодателя не менее пяти лет. Государство пока не требует обязательного перехода на электронные больничные. Из Письма №2-09-11/22-05-13462 от 11.08.2017:

«… обязанность работодателя участвовать в формировании электронного листка нетрудоспособности не установлена…»

Но это мера желательна:

«… так как является перспективным направлением модернизации как системы обязательного социального страхования, так и развитием информационных технологий в Российской Федерации»

Цели введения в оборот электронного больничного:

• упростить и ускорить взаимодействие между ФСС, медорганизацией, работодателем и сотрудником;
• усилить контроль над фальсификацией больничных;
• минимизировать бумажную работу.

Похожие записи:

• Бизнес план: как открыть бизнес по копчению мяса и рыбы
• Порядок обжалования незаконного увольнения
• Что будет за задержку или невыдачу трудовой книжки при увольнении?