Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Использование личного транспорта в служебных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Арендованное имущество учитывается на забалансовом счете 001 у арендатора. Оно приходуется по установленной договором цене и речь не об арендной плате, а цене самого имущества. Стороны могут назвать ее приблизительно, взять рыночную стоимость, пригласить для оценки эксперта или установить ее иным способом, предусмотренным договором и внутренними положениями организации.
Определяем размер компенсации.
Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.
При определении размера работодатели руководствуются:
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
-
мотоциклы – 600 руб.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
-
мотоциклы – 1 200 руб.
В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
-
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
-
времени использования личного транспорта в служебных целях;
-
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Из всего сказанного можно сделать один немаловажный вывод: практически во всех ситуациях первичным источником информации как для решения финансовых вопросов, так и вопросов бухгалтерского и налогового учета будет договор аренды. Поэтому брать первый попавшийся экземпляр из интернета не советую. Если планируются долгосрочные отношения и регулярное использование транспорта сотрудников, стоит обратиться к юристу и подготовить грамотный шаблон договора.
Правила страхования ТС
Стоит отметить, что для постановки автомобиля на учет потребуется полис ОСАГО, который необходимо оформить до посещения отдела ГИБДД. При этом распечатывать электронный полис не обязательно, поскольку сотрудники Госавтоинспекции смогут проверить его наличие по электронной базе. В случае страхования лизингового автомобиля нужно иметь в виду, что в полисе собственником транспортного средства указывается лизинговая организация, а в качестве страхователя выступает компания — арендатор, на которую возлагается полная материальная ответственность за сохранность предмета лизинга. Если же полис оформлен с нарушениями, в регистрации лизингового автомобиля будет отказано, и его придется переоформлять.
Запись в ГИБДД через Госуслуги
Портал «Госулуги» позволяет заранее записаться на регистрацию транспортного средства в ближайшее отделение ГИБДД на удобные дату и время, тем самым избежав живой очереди. Кроме того, благодаря тому, что заявление на постановку автомобиля на учет также подается онлайн вместе со скан-копиями необходимых документов, сама процедура в Госавтоинспекции должна занять меньше времени (до 1 часа).
Предварительная запись на портале доступна только зарегистрированным пользователям с подтвержденной учетной записью, однако это касается услуг для физических лиц. В случае постановки на учет лизингового автомобиля требуется личный кабинет юридического лица, который должен быть зарегистрирован руководителем организации, ведь оформить доверенность на представителя через «Госулуги» не представляется возможным.
Непосредственно в отделениях Госавтоинспекции для посетителей, записанных через «Госулуги», работают отдельные окна. В целом же процедура регистрации транспортного средства проходит по стандартной схеме.
Сложности при постановке на учет по договору лизинга
Особенности регистрации лизингового транспорта в ГИБДД заключаются в основном в расширенном наборе документации, которую необходимо предоставить для проверки сотрудникам Госавтоинспекции. Именно недостаток документов или неточности, допущенные при их оформлении, обычно являются причиной для отказа в постановке лизингового автомобиля на учет. В частности, следует обратить внимание на то, что в договоре лизинга должно быть указано, на кого проводится постановка автомобиля на учет, в противном случае это будет автоматически сделано на юридического собственника — лизингодателя.
Также отказать в регистрации транспортного средства могут по стандартным причинам:
- Автомобиль находится в угоне или розыске;
- Имеется судебный запрет на регистрацию и другие действия;
- В ПТС отсутствует отметка об уплате утильсбора;
- Номера VIN-кода повреждены, нечитабельны, не соответствуют данным в ПТС;
- Сопровождающие документы подделаны или просрочены;
- Технические параметры автомобиля не соответствуют паспортным.
Про виды доверенностей проще всего объяснить на примере.
Допустим, нужно продать или купить машину, а хозяин сам подписать договор купли-продажи не может. Или нужно поставить автомобиль на учет в ГИБДД. Если сделку от имени владельца будет совершать представитель по доверенности — такая доверенность будет разовой. После того как действие, на которое выдана доверенность, будет выполнено, она утратит силу.
Другая ситуация — техосмотр, оформление страхового полиса каско или получение арендной платы с водителя. В этом случае доверенность действует не один раз и называется специальной.
А есть доверенность, по которой с автомобилем можно делать что угодно и без ограничения по времени. В этом случае она называется генеральной. Перечень полномочий в ней максимальный.
В каких случаях доверенность на ТС поможет
Иногда доверенность помогает собственнику избежать серьезных неприятностей. Например, если он передал право управления автомобилем другому лицу, а тот совершил ДТП или причинил кому-то ущерб.
Если водитель причинит автомобилем вред в ДТП. Допустим, автомобиль попал в ДТП и повредил другую машину или причинил вред здоровью людей. Независимо от вины водителя владелец транспортного средства обязан возместить причиненный вред — если не докажет, что вред возник вследствие непреодолимой силы, умысла потерпевшего или что автомобиль угнали. В этом случае доверенность поможет разобраться, кто именно должен возмещать ущерб: водитель или собственник автомобиля. Вопрос непростой, даже суды часто в нем путаются.
На практике это выглядит так: владелец и собственник могут быть и разными людьми. Если собственник передает часть прав на автомобиль другому человеку — значит, тот и является владельцем. Если есть доверенность, суду становится понятно, кто есть кто и кому в конечном итоге возмещать ущерб. В этом случае доверенность документально подтверждает передачу автомобиля.
Если доверенности нет — суды начинают выяснять подробности. Иногда это может длиться годами. Пример из суда: водитель попал в ДТП и сбил человека, тот скончался в больнице. Родственники потребовали возместить моральный ущерб. Иск они подали к хозяйке машины — она собственник, значит, ей и отвечать.
Суд первой инстанции решил, что так нельзя. Возмещать вред должен тот, в чьем законном владении находился автомобиль в момент ДТП. Хозяйка передала его водителю добровольно и вписала водителя в полис ОСАГО. Значит, возмещать вред должен он.
Родственники пострадавшего обжаловали решение. Апелляция с ними согласилась — решение отменили и частично удовлетворили исковые требования. Суд решил, что, раз не было доверенности, возмещать ущерб должен владелец автомобиля.
Тут не согласилась уже хозяйка автомобиля и обжаловала решение Орловского облсуда в Верховном суде. Там с ней согласились. Раз хозяйка добровольно передала автомобиль и ключи от него водителю — значит, он и был владельцем в момент совершения ДТП. Доверенности не было, это правда. Но она для вождения и не требуется. Достаточно вписать водителя в полис. В результате решение суда первой инстанции оставили в силе и хозяйке автомобиля платить не пришлось.
Для хозяйки автомобиля все закончилось удачно. Но могло быть и по-другому : судам часто сложно определить, являлся ли водитель в момент ДТП владельцем автомобиля. В данной ситуации наличие доверенности позволит сэкономить владельцу время, нервы и деньги на адвокатов. Есть доверенность — значит, право водителя на владение машиной документально подтверждено.
Чтобы оспорить штрафы и ДТП. Бывает, что машиной управляет не владелец, а например, его родственник или друг. И часто возникает ситуация, когда друг оказывается не другом — например, попадает в ДТП и скрывается с места происшествия. Или нарушение фиксируют камеры — и штраф приходит владельцу.
Такие штрафы можно оспорить в суде. Презумпция невиновности тут не действует — хозяин машины сам должен доказать свою невиновность. Если он не сможет убедить суд — придется платить. Но если докажет — штраф отменят и производство по делу прекратят.
Полис ОСАГО — убедительное доказательство, но только если водитель в него вписан. Если полис оформлен на неограниченное число водителей, в суде могут возникнуть вопросы. Если есть доверенность, можно попросить суд принять ее в качестве доказательства. Но гарантий нет: суды оценивают такие доказательства в совокупности с остальными и заранее установленной силы ни одно из них не имеет.
На случай такой ситуации доверенность можно составить в двух экземплярах — один для хозяина машины, а второй для водителя. Закон не оговаривает количество экземпляров, но и не запрещает так делать.
Для перегона автомобиля. По закону владелец должен оформить полис ОСАГО в течение 10 дней. Если от места покупки автомобиль перегоняет не владелец, а его представитель, а полис еще не оформлен — понадобится доверенность.
А еще доверенность понадобится, если автомобиль доставляют к месту ремонта на эвакуаторе, а сам владелец не присутствует при доставке.
С помощью кадровых документов устанавливается кто, для каких целей эксплуатирует транспортное средство. К ним относят приказ о закреплении арендованного автомобиля за тем или иными сотрудником. В случае повреждения авто или ДТП ответственность перед компанией понесет сотрудник, указанный в приказе.
Приказ распространяется на все категории автомобилей, включая спецтехнику.
Приказы не имеют унифицированной формы, потому их составление лежит на плечах сотрудников организации. При этом оформить его можно как от руки, так и на компьютере.
Главный критерий этого документа — оригинальная подпись генерального директора компании или же его доверенного лица. Необходимость использования печати существует лишь в том случае, если она установлена в учетной политике компании. После составления бумага отправляется в журнал учета распорядительных документов.
Несмотря на отсутствие стандартизации, приказ должен соответствовать перечню требований. Так, в шапке нужно отразить:
- название организации;
- название и номер документа;
- город или населенный пункт;
- дату составления;
- обоснование для создание приказа.
При обосновании создания приказа следует отметить необходимость эксплуатации авто в интересах компании.
В основной части указывают:
- информация об авто (идентична той, что в договоре);
- должность и Ф.И.О. работника, за которым будет закреплен транспорт;
- лицо, ответственное за исполнение приказа;
- приложения к документу (акт осмотра и передачи ТС).
Порядок списания / возмещения расходов за арендованное авто
Договор аренды транспортного средства возлагает на арендатора обязательство покрывать все расходы, связанные с использованием транспортного средства. В них, прежде всего, входят ГСМ:
- различное топливо (газ, дизель, бензин);
- смазочные материалы;
- специализированные жидкости (охлаждающие, тормозные).
Для грамотного учета водитель должен предоставить в бухгалтерию отчет о понесенных расходах. К документу необходимо приложить чеки на приобретенное топливо и прочие материалы.
Отражение расходования топлива в бухгалтерском учете происходит следующим образом:
- Стоимость ГСМ (без налога на дополнительную стоимость). Дт 10 — Кт 60.
- НДС по бензину. Дт 19 — Кт 60.
- Списание расходов на ГСМ. Дт 20, 26, 44 — Кт 10.
Бухгалтерский и налоговый учет аренды автомобиля
Любой вид бизнеса не может существовать без автотранспорта, так как это средство передвижения, перевозка багажа, людей, строительные работы и прочие мероприятия, без которых просто невозможно нормальное функционирование предприятия. Автомобиль можно арендовать, как вести бухгалтерский и налоговый учет аренды транспортного средства, какие проводки в бухучете должен отражать бухгалтер?
Автомобиль можно не только арендовать, но и купить. В этом случае транспортное средств станет собственностью компании — организации или ИП, его приходуют в качестве основного средства на счет 01, регулярно проводят амортизационные отчисления.
Если автомобиль берется в аренду, то бухучет ведется немного иным образом.
Что такое аренда автотранспорта
Аренда автомобиля – это заключение договора о временном пользовании между нанимателем и владельцем транспорта с целью его применения в личных целях.
Любое предприятие имеет право для реализации собственных потребностей:
- Арендовать авто на время у лица с любым статусом (физическим, юридическим), а также у предпринимателя, с экипажем – фрахтование или без него;
- Заключить соглашение на безвозмездной основе;
- Компенсировать своему служащему эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях.
Компенсация за использование личного авто. Бухгалтерский учет и налогообложение
Есть два пути обеспечить мобильную и эффективную работу организации — иметь корпоративный автопарк или использовать личные автомобили сотрудников.
Второй вариант более предпочтителен, поскольку позволяет избежать затрат на автохозяйство и сделать подвижными большее число сотрудников. В таком случае организация должна заключить соглашения с работниками об использовании личного автомобиля в служебных целях.
Законодательство предусматривает несколько способов оформления таких отношений.
В большинстве случаев применяют два из них: организация выплачивает работнику компенсацию или арендует у него автомобиль.
В обоих случаях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Иначе фирме могут быть предъявлены претензии со стороны налоговиков по поводу правильности оформления операций по использованию личных автомобилей работников, начисления налога на прибыль и НДФЛ.
Рассмотрим бухучет и налогообложение операций по предоставлению компенсации работникам за использование личного автомобиля в служебных целях.
Что выгоднее — аренда или компенсация
Выбор между арендой и компенсацией зависит от того, на каком объекте налогообложения работает компания. Если компания применяет ОСНО или УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», то в этом случае важно по максимуму списывать на расходы все понесенные затраты.
Однако сумма компенсации за использование личного автомобиля, которую можно признать в расходах, ограничена:
| Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно | не более 1 200 руб. в месяц |
| Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см | не более 1 500 руб. в месяц |
| Мотоциклы | не более 600 руб. в месяц |
Такие нормы установлены п. 1 Постановления Правительства РФ от 08. 02. 2002 N 92.
Условия заключения сделки
Сдача в аренду автомобиля юридическим лицам или гражданам может выполняться только при учете некоторых условий. К ним относится:
- арендатору должно быть больше 20 лет;
- у него должен иметься водительский стаж минимум в два года;
- не допускается, чтобы у будущего пользователя были какие-либо проблемы с автоинспекцией или судебными приставами по нарушениям ПДД;
- у потенциального арендатора непременно запрашивается медицинская справка, подтверждающая, что у него не имеется серьезных проблем со здоровьем, которые могут выступать препятствием для управления автомобилем;
- клиент перед подписанием договора должен произвести осмотр машины, чтобы выявить все имеющиеся дефекты;
- при обнаружении разных недостатков и проблем, заносятся соответствующие сведения в специальный протокол или акт приемки;
- арендодатель должен гарантировать, что передаваемый автомобиль является полностью исправным;
- авто должно возвращаться в прежнем виде, поэтому все поломки ремонтируются за счет арендатора;
- клиент занимается заправкой машины, заменой масла и проведением ТО;
- если попадает пользователь в ДТП, то он должен сообщить об этом непосредственному владельцу;
- если арендатор не является виновником аварии, то ремонт осуществляется за счет компенсации, полученной от страховой компании;
- если пользователь виновен в дорожном происшествии, то ремонт проводится за его личные средства.
Если наносится в результате ДТП действительно существенный урон авто, то владелец может потребовать компенсацию за счет уменьшения рыночной стоимости имущества. Если добровольно гражданин отказывается выплачивать компенсацию, то разногласия решаются через суд.
Договор аренды ТС с экипажем: в какой форме он должен быть заключен?
По договору аренды транспортного средства (ТС) с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование, а также оказывает услуги по управлению этим транспортным средством и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
Сторонами договора аренды транспортного средства с экипажем являются арендодатель и арендатор. Арендодателями и арендаторами могут выступать любые субъекты гражданского права — физические лица, индивидуальные предприниматели и юридические лица.
Закон обязывает заключать договор аренды ТС с экипажем только в простой письменной форме (ст. 633 ГК РФ). Она должна быть соблюдена независимо от срока, на который заключается договор, и его цены.
Как указать срок договора?
В соответствии с пунктом 1 статьи 610 ГК РФ договор аренды заключается на срок, определенный договором. Если срок аренды в договоре не определен, то договор аренды считается заключенным на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ).
При этом согласно разъяснениям, приведенным в информационном письме Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 № 66 «Обзор практики разрешения споров, связанных с арендой», договор аренды, заключенный на неопределенный срок, может быть расторгнут по требованию арендодателя по основаниям, предусмотренным статьей 619 ГК РФ, если арендатор:
- пользуется транспортным средством с существенным нарушением условий договора или его назначения либо с неоднократными нарушениями;
- существенно ухудшает транспортное средство;
- более двух раз подряд не вносит арендную плату по истечении срока платежа, установленного договором.
В этих случаях арендодатель вправе требовать досрочного расторжения договора только после того, как направит арендатору письменное предупреждение о необходимости исполнения им обязательства в разумный срок.
В договоре нельзя прописывать различные сроки для предоставления транспортного средства во временное владение и пользование и для оказания услуг по управлению им. Этот вид договора предполагает одновременное предоставление арендатору транспортного средства и оказание услуг по управлению. Например, нельзя предусмотреть более короткий срок оказания услуг по управлению транспортным средством по сравнению со сроком, на который оно передано во владение и пользование. Если же такое условие все-таки включено в договор, при возникновении спора между сторонами суд может квалифицировать отношения сторон как два разных договора:
- договор аренды транспортного средства с экипажем (договор, заключенный на время предоставления транспортного средства и оказания услуг по его управлению);
- договор аренды транспортного средства без экипажа (договор, заключенный на время предоставления транспортного средства, когда услуги по управлению не оказывались).
Кто несет расходы на эксплуатацию транспортного средства?
Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, должен осуществлять арендатор (ст. 636 ГК РФ). Под коммерческой эксплуатацией в данном случае подразумевается использование транспортного средства в коммерческих целях (для получения прибыли). Как правило, основную часть расходов на эксплуатацию транспортного средства составляют расходы на топливо. Помимо расходов на топливо, арендатор должен также оплачивать:
- другие материалы, используемые при эксплуатации транспортного средства (масла, жидкости и др.);
- таможенные сборы, проезд по платным дорогам, плату за въезд на территории с платным въездом, парковку и т. д.
Полезные рекомендации при заполнении
Обязательной задачей становится тщательная проверка информации, указанной в документе. При этом должны быть указаны правильно не только номера транспортного средства, но и другие сведения. Только такой подход успешно предотвращает случаи мошенничества.
В оформленной документации необходимо четко зафиксировать обстоятельства, которые могут повлечь за собой материальную или финансовую ответственность:
- повреждения автомобильного салона или кузова;
- несовпадения со списком комплектации, которые позволяют заподозрить факт обмана или кражи;
- нарушений условий сотрудничества.
Какие документы обязательны при аренде спецтехники
Учитывая вышеизложенное, а также то, что ваша организация специализируется на оказании услуг по предоставлению строительной техники и в данном случае техника предоставляется в аренду с экипажем, на наш взгляд, наиболее оптимальным представляется вариант с использованием унифицированной формы справки N ЭСМ-7, которая не только позволяет подтвердить факт оказания услуг по аренде, но и содержит информацию о фактически отработанных предоставленными в аренду строительными машинами и механизмами машино-часах и наряду с указанными выше рапортами N ЭСМ-1, ЭСМ-3 (путевыми листами N ЭСМ-2) работы строительных машин (механизмов) служит основанием для начисления заработной платы обслуживающему персоналу. При этом в качестве организации-заказчика в вашем случае в справке N ЭСМ-7 будет указан арендатор, а в качестве организации-исполнителя — арендодатель строительной техники.
В организациях, специализирующихся на оказании услуг по предоставлению строительных машин и механизмов, используются формы NN ЭСМ-1 (рапорт о выработке башенного крана), ЭСМ-2 (путевой лист строительной машины), ЭСМ-3 (рапорт о выработке строительной машины (механизма)), которые применяются не только для учета работы строительных машин и механизмов, но и являются основанием для начисления заработной платы обслуживающему персоналу. Также для производства расчетов организации с заказчиками и для подтверждения выполненных работ (услуг) строительными машинами (механизмами) используется «справка для расчетов за выполненные работы (услуги)» (форма N ЭСМ-7), которая выписывается на каждый рапорт N ЭСМ-1, ЭСМ-3 (путевой лист N ЭСМ-2) работы строительной машины (механизма) на основании указанных в них данных.
Справка N ЭСМ-7 составляется в одном экземпляре, в обязательном порядке заверяется печатью заказчика и передается в бухгалтерию организации, которая использует ее как приложение к документу, выставляемому заказчику для оплаты. Учитывая, что каких-либо специальных форм для оформления фактически оказанных услуг по предоставлению в аренду строительных машин и механизмов с экипажем действующим законодательством не установлено, вы можете либо использовать для этих целей унифицированную форму N ЭСМ-7 либо разработать собственную форму акта оказанных услуг исходя из особенностей заключенных вами договоров аренды, утвердив его соответствующим организационно-распорядительным документом организации.