Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переименование должности без изменения трудовой функции — как оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Действующее законодательство оставляет фирме-нанимателю право называть должность специалиста по своему усмотрению, если выбранное наименование не влияет на необходимость предоставления сотруднику преференций и льгот. Чтобы не ошибиться, следует руководствоваться положениями Справочника, утвержденного приказом Минтруда №37, принятого в 1998 году.
Что такое должность и трудовая функция
На практике фирмы активно пользуются свободой в названии должностей. Например, кадровик в разных компаниях может называться hr-менеджером, специалистом по подбору и адаптации персонала, инспектором по кадрам и т.д.
Трудовая функция работника закрепляется в контракте, подписываемом специалистом, и штатном расписании компании. Ее изменение влечет необходимость оформления кадровых документов (приказ, допсоглашение к трудовому договору), пропорционального повышения уровня заработной платы.
Изменением трудовой функции признается следующее:
- расширение перечня функций, выполняемых специалистом;
- сужение круга решаемых задач;
- изменение отдельных обязанностей, возложенных на работника, на новые.
Любые модификации в выполняемом функционале осуществляются с письменного согласия наемного специалиста. Фирма обязана предупредить его о планируемых изменениях не позднее, чем за два месяца до их вступления в силу.
Уведомление работника о переименовании должности
Изменение названия той или иной должности может происходить по разным причинам. Например: Бывает, что изменение названия происходит вследствие его морального устаревания, например, по историческим мотивам менялись наименования таких профессий как «лекарь» на доктор, «поверенный» на адвокат, «цирюльник» на парикмахер и т.д. Чтобы переменить название должности, для начала необходимо издать на предприятии соответствующий приказ.
Сотрудники, которых изменение названия должности касаются напрямую, должны поставить под начальственным распоряжением свою подпись. Для оповещения работника об изменении названия его должности законодателем установлен стандартный срок – два месяца до вступления данных перемен в законную силу. При этом сотрудник обязан подписать полученное уведомление – его автограф будет свидетельствовать о том, что он ознакомлен с решением руководства и согласен с такими метаморфозами. Прежде чем перейти к подробному описанию уведомления, предоставим общие сведения обо всех подобных оповестительных бумагах. Документ обязательно должен быть подписан либо директором организации, либо сотрудником, который уполномочен визировать такие бланки от его имени (к примеру, руководителем/специалистом кадрового отдела).
В случае, если на предприятии принято удостоверять бумаги с помощью печати, бланк надо обязательно проштамповать. В начале документа (справа или слева) надо написать следующие сведения:
- адресат — должность и ФИО работника, для которого предназначено уведомление;
- присвоенный исходящий номер документа;
- дата его составления;
- населенный пункт, в котором осуществляет свою работу предприятие.
Затем идет собственно послание.
В основном разделе документа нужно указать: В завершение уведомление подписывается ответственным лицом и передается по назначению.
На практике разработаны два способа, посредством которых вносятся коррективы:
- издается приказ об видоизменении документа, где перечисляются коррективы, внесенные в акт;
- утверждается новый документ.
В случае, когда в акт вносятся незначительные коррективы – наиболее подходящим считается первый способ. Соответственно, второй применяется при кардинальных поправках расписания.
Составление приказа производится в произвольной форме. В документе указываются согласно, каким основаниям было принято решение об изменении и дату, когда коррективы начинают действовать.
Основания, которые применяются для переделки акта, могут быть различными:
- увеличение или спад объемов производства;
- оптимизация структуры;
- реорганизация;
- прочие.
Как бы то ни было, процедура переименования всегда берёт своё начало с соответствующего приказа руководителя организации. Подписание доп. соглашения – это лишь одна составная часть всей работы, которую придётся проделать. Сотрудникам кадровой службы потребуется внести правки в штатное расписание предприятия, разъяснить всем подчинённым причины и последствия внесения изменений. В соответствии с положениями Закона о труде работник должен быть ознакомлен со всеми распоряжениями, его затрагивающими.
Со стороны работодателя в соглашении должен расписаться директор предприятия или иное уполномоченное на то уставом, другим документом лицо. Работник расписывается сам за себя.
Если работодатель использует должностные инструкции, они также должны быть изменены.
Уведомление о переименовании должности (образец)
Поскольку для уведомления не предусмотрено утвержденной формы, данный документ работодатель составляет самостоятельно. В «шапке» документа необходимо обозначить ФИО работника, которому он предназначен, дату составления документа.
Уведомление об изменении должности (образец уведомления смотрите ниже) в основной части документа содержит следующую информацию:
- Прежнее наименование должности, новое наименование;
- Причину, вызвавшую необходимость изменений;
- Дату вступления изменений в силу;
- Сведения о том, что другие условия труда сотрудника остаются без изменений;
- Подпись руководителя либо уполномоченного лица (например, начальника отдела кадров).
Перевод или переименование
Если в штатный состав официально внесены все изменения (переименования), то в трудовой книжке надо произвести аналогичную запись примерно в такой форме: «Радиологический отдел службы безопасности» переименован в «Отдел радиационной безопасности».
Некоторые кадровики считают, что записи об изменении названия отдела должны оформляться таким же образом, как записи о переводе работника в другое подразделение.
Для такого мнения есть некоторые основания, так как перевод работника в другой отдел считается изменением одного из существенных условий трудового договора, которым и является название подразделения.
Расшифровывая эту сложную формулировку, можно сказать, что название отдела (подразделения, службы, дирекции) и должности, занимаемой работником, указаны в договоре, поэтому они являются его существенными условиями
А любое изменение существенных условий договора (при этом неважно, какую именно работу выполняет человек) традиционно считается переводом среди старых кадровиков и именно так и оформляется в трудовой книжке из-за того, что в Инструкции не разработано четкое определение по этому поводу
Действительно, в Инструкции нет указаний на такие записи, как «отдел … переименован». Поэтому зачастую изменение названия отдела, управления, дирекции или подразделения оформляют как перевод. Тем не менее, более разумно написать в трудовой не «Переведен в Отдел радиационной безопасности», а так, как указано выше.
Хотя в Инструкции нет ясной формулировки записи в трудовой книжке вследствие изменения названия отдела, надо различать изменение самого отдела от изменения названия отдела, в котором работает сотрудник.
Изменение самого отдела (его состава, функций и так далее) повлечет за собой запись о переводе. Изменение названия отдела будет считаться трансформацией существенных условий трудового договора, которые не имеют отношения к переводу и не требуют обязательного согласия сотрудника.
Изменение названия отдела (если условие о работе в конкретном отделе было включено в договор, подписанный с работником) может классифицироваться как модификация его условий (абзац 3 части 2, абзац 2 части 4 статьи 57 Трудового кодекса РФ).
Перевод на другую должность
Перевод работника на другую должность – это изменение существенным образом условий его рабочей деятельности, которые должны сопровождаться соответствующими записями в трудовую документацию работника.
Как было указано выше, перевести работника можно, как временно, так и постоянно.
Временным назначение является, если:
- период не превышает промежутка времени в 1 год;
- сотрудника перевели на срок отсутствия некоторого работника, за коем сохраняется его рабочее место, допустим, пока женщина находится на больничном по беременности и родам. Промежуток времени назначения продлится до тех пор, пока отсутствующий сотрудник не выйдет на своё рабочее место.
В таких ситуациях все оформляется по письменному согласию между работником и нанимателем. Соответственно, к трудовому договору сотрудника должно быть сделано доп. соглашение.
Временный перевод, сроком до одного месяца у одного и того же работодателя, с учётом законодательных актов, не требует письменного согласия переводимого лица если:
- имеют место непредвиденные обстоятельства, например, пожар, авария, природные катаклизмы и так далее;
- по ряду причин произошёл простой на предприятии;
- на период временного отсутствия работника, причиной которого стали чрезвычайные обстоятельства.
Важно! На другую, менее квалифицированную должность, перевести человека можно только с письменного отсутствия у него возражений.
Когда, руководствуясь ТК РФ, человека перевели без получения его согласия, то за ним должен быть сохранен его заработок с основного места работы, причём не ниже среднего.
Переводы бывают:
- Инициативные. Происходят непосредственно по просьбе сотрудника либо его нанимателя, может иметь место ходатайство профсоюзной организации. Основанием для данного вида перевода будет являться возникшая производственная необходимость и согласие человека исполнять новые обязанности.
- Неинициативные. Зачастую эти действия являются вынужденными для обеих сторон и возникают по причине ухудшения состояния здоровья сотрудника либо прочих обстоятельств, которые невозможно предвидеть заранее. В этом случае требуется согласие сотрудника.
- Беременной женщины на лёгкий труд либо снижение её норм выработки. В данном случае основанием будет медицинское заключение и заявление женщины. Если работодатель не может предложить ей подходящего места, то беременная временно отстраняется от работы с сохранением заработка и своего служебного поста.
- Одновременно с нанимателем в другую местность. Данный факт может произойти, если, например, компания станет арендовать помещение за чертой города, так как это дешевле. В таком случае персонал следует предупредить и получить письменное согласие от каждого сотрудника. В случае если человек не согласен с данным перемещением, он будет уволен с выплатой выходного пособия.
Переименование должностей и отделов на практике и по закону
Изменение ее наименования не всегда означает изменение трудовой функции. Проще говоря, если меняются название должности и обязанности по ней, это перевод.
Если наименование изменяется, но обязанности остаются прежними, никакого перевода не происходит. Впрочем, как мы отмечали выше, на практике допускается оформление перевода и в случае, когда должностные обязанности фактически не меняются и работник, по сути, «переводится» на ту же должность, только с новым названием. Наименование должности — это условие трудового договора? Другое дело, что трудовая функция работника чаще всего указывается через его должность.
Следовательно, переименование должности будет означать изменение трудового договора — в данном случае условия о наименовании должности, но не трудовой функции. Таким образом, простое переименование должности, как и изменение трудовой функции, требует письменного согласия работника в силу ст.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Существует ряд особых требований к тому, как необходимо заполнять трудовую книжку. С этой целью служащие Министерства Труда РФ в своем Постановлении № 69 от 10.10.2003г. описали общие требования законодательства к оформлению рассматриваемых документов. Также, как демонстрирует практика, кадровыми работниками нередко составляются детализированные образцы для более молодых специалистов, в которых раскрываются нюансы заполнения трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства и обширной юридической практикой. В частности, общими требованиями по оформлению подобной документации являются:
- обязательным аспектом, который необходимо внести в трудовую книжку, является ссылка на первоисточник трудовых отношений. Предполагается, что в рассматриваемом документе будет указана ссылка на индивидуальное трудовое соглашение с субъектом (его номер и дата);
- отметки в трудовой делаются на протяжении 7 рабочих дней с момента оформления контракта, в соответствии с которым субъект будет осуществлять свою профессиональную деятельность.
- текст записи, которая прописывается в рассматриваемом документе служащего, должен соответствовать данным, взятым из распоряжения управленца о принятии нового подчиненного на должность;
- все даты в книжке должны отмечаться арабскими цифрами и прописываться в стандартной последовательности: день, месяц, год;
- вписываемую информацию запрещено сокращать, включая ссылки на положения законодательных нормативов). Сокращения допустимы только при условии, что ранее конкретная аббревиатура была расшифрована в рамках одной записи;
- при фиксации любых сведений в книжке трудоустроенного лица, субъект должен быть информирован о вносимых данных. Также рассматриваемая информация дублируется в личную карточку субъекта, с которой он должен быть ознакомлен под подпись.
В зависимости от сложившейся ситуации, изменение должности может быть проведено по различным схемам, для каждой из которых характерны определенные особенности и возможные трудности в реализации в последствиях. На начальном этапе изменений штатное расписание можно откорректировать и дальнейшие действия производить в соответствии с позициями новой редакции документа. При этом, после его утверждения, оформляется перевод работника и работодателю не нужно проводить уведомительно-ознакомительно-документальные процедуры с сотрудником.
Наименование можно также безболезненно сменить посредством корректировки трудового договора, однако процедуре предшествует необходимость предварительного уведомления. При одновременной смене структурного подразделения человека можно просто переместить из одного раздела в другой на новую, предварительно созданную должность. Сложности в оформлении могут возникнуть при желании руководства не только сменить наименование должности, но и перечень обязательств работника. В такой ситуации от него нужно получать согласие на совершение таких действий, а, в противном случае, оформлять полноценную процедуру сокращения штатной единицы, основным неприятным последствием чего является необходимость проведения финансовых выплат сокращаемому человеку компенсационного характера.
Профессия, специальность, должность
По общему правилу ряд обязанностей работника определяется согласно квалификационному справочнику. Профессия представляет собой обширную сферу трудовой деятельности, в которой сотрудник выполняет ряд обязанностей в соответствии со своими знаниями, умениями, способностями. При выполнении работы по профессии необходимо иметь специальные навыки. Как правило, работа по определенной профессии может иметь различные специальности. Под специальностью понимается основная функция сотрудника. Квалификацией является уровень практических умений и теоретических знаний работника, занятого на определенной специальности.
Должность представляет собой круг обязанностей и полномочий, в случае невыполнения которых наступает ответственность.
Преобразование наименования должности происходит из-за уточнений в штатном расписании, изменения структуры предприятия и ряда других причин. В случае изменения названия должности работника возникает необходимость внесения поправок в трудовой договор.
При рассмотрении данного вопроса необходимо определить, будут ли изменены должностные обязанности работника или же изменится только название. Поскольку действия в этих двух ситуациях будут различны.
Когда необходима корректировка
Ответственность за состояние штатного расписания и за соответствие отраженных в нем позиций с реальным положением дел и с актуальными потребностями предприятия в сотрудниках определенных должностей, несет сотрудник, в обязанность которого вменено решение кадровых вопросов. Он может быть оформлен как штатная единица или по совместительству. На решение работодателя в этом вопросе оказывает влияние численность работников.
При составлении расписания штатной численности сотрудников учитываются производственные нюансы, поставленные перед руководством задачи и объемы работ.
После анализа этих параметров определяется необходимое количество людей и рассчитывается примерный размер фонда оплаты труда. При этом важно учитывать законодательные нормы, регламентирующие граничные пределы величины заработной платы.
Как отразить изменение названия отдела
При реорганизации предприятия приходится также делать в трудовой книжке запись о переименовании отдела. Однако её вносят не всегда: если при приеме на работу название отдела не было указано, то и при реорганизации его вписывать не нужно.
Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.
Если изначально не было указано, что она будет работать в отделе косметики, то при переводе в отдел продовольственных товаров никаких дополнительных записей в трудовую книжку делать не нужно.
Это важно знать: Копия трудовой книжки заверенная работодателем: образец 2020 года
Если же название отдела – существенное условие трудоустройства, то и запись в трудовой о переименовании отдела нужно делать обязательно. Это необходимо, если после перестройки структуры компании старый отдел был полностью упразднен, объединен с другим структурным подразделением или просто получил новое наименование.
В этом случае в трудовой книжке ставят дату и порядковый номер записи, после чего фиксируют информацию о том, что сотрудник был принят на работу в конкретный отдел с указанием должности на предприятии. В четвертой графе указывают номер приказа, по которому старое название подразделения было заменено на новое.
«Штатка» для управленцев
Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужна ли фирме «штатка», или можно обойтись без нее.
Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь этот документ содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). А как оформить приказ о переименовании должности в штатном расписании? Порядок действий по изменению наименования позиции в «штатке» в обязательном порядке включает в себя издание распорядительного документа.
Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).
Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Поэтому приказ о переименовании должности в штатном расписании в ДОУ или коммерческой организации должен быть оформлен без ошибок.
Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п.
Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:
- разные права и обязанности;
- различный уровень ответственности.
Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.
Переименование должности: алгоритм действий
Как правильно и каким документом оформить переименование должности? Как сделать запись об этом в трудовой книжке? Надо ли вносить изменения в трудовой договор? Является ли переименование должности переводом? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.
- Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
- Поскольку трудовое законодательство не регулирует порядок переименования должности, вопрос о его оформлении часто вызывает споры у специалистов по кадрам.
- Согласно существующей правоприменительной практике переименование должности применяется в случаях:
- 1) установления неправильного наименования должности;
- 2) внесения соответствующих изменений в Единый квалификационный справочник должностей служащих, касающегося наименования должности;
- 3) самостоятельного решения нанимателя.
Установление неправильного наименования должности, как правило, является нарушением законодательства о труде. Соответственно наниматель обязан привести в соответствие локальные нормативные правовые акты (далее – ЛНПА) и другие документы, в которых применяется неправильное наименование должности (штатное расписание, трудовой договор (контракт), другие ЛНПА).