Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли оформить сотрудника задним числом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Факт приобретения физическим лицом каких-либо благ для организации можно оформить не только договором купли-продажи, но и, например, договором поручения. Ведь при толковании договора нужно исходить из действительной воли сторон и сути сложившихся между ними отношений (п. 2 ст. 170 ГК РФ).
Подрядная строительная организация применяла УСНО с объектом налогообложения в виде доходов. В январе она представила в налоговый орган сообщение об утрате права на применение спецрежима с 1 октября прошлого года ввиду превышения ограничения по сумме дохода, полученного по итогам 9 месяцев.
Инспекция в ходе выездной налоговой проверки установила, что на расчетный счет налогоплательщика поступили денежные средства в размере 44 млн руб. за выполнение работ по договору подряда. Однако в книге учета доходов и расходов (КУДиР) эта сумма не была отражена в составе доходов.
Организация пояснила: невключение денежных средств в доходы обусловлено заключением агентского договора с ИП, вследствие чего оплата по спорному договору не является выручкой в целях применения УСНО. В КУДиР в состав доходов включено агентское вознаграждение.
Можно ли заключить трудовой договор задним числом
Итак, первый и самый главный вопрос – а законно ли это вообще?
Отвечая на этот вопрос, мы бы предложили для начала разобраться, что является законным, а что нет.
«Законно», это в соответствии с законом. Соответствует ли прием на работу работника задним числом нарушением закона? Безусловно. Но так ли страшны правовые последствия такого нарушения и так ли уж незаконен такой прием на работу? Давайте разберемся.
Обратимся к ст. 16 Трудового кодекса (далее – ТК РФ) – в ней сказано, что трудовые отношения возникают между сторонами «на основании трудового договора».
Статьей 61 ТК РФ установлено, что трудовой договор начинает действовать в день его подписания, как работником, так и работодателем «либо со дня фактического допущения работника к работе», в том случае если работодатель сам разрешил выполнять такую работу или был в курсе, что работник к работе приступил.
Т.е. чисто юридически на работу можно устроиться задним числом даже без трудового договора, просто приступив к выполнению своих трудовых обязанностей с ведома, или поручения работодателя, который впоследствии просто подготовит трудовой договор для оформления трудовых отношений.
Де-факто, трудовой договор может быть подписан намного позднее фактического трудоустройства работника. В таком случае он будет, как бы, подписан задним числом, поскольку дата его подписания будет позже даты самого документа. При этом, ничего очень страшного не произойдет, потому что работник и так уже приступил к работе и де-факто между ним и работодателем уже сложились трудовые отношения, которые позднее оформляются Трудовым договором задним числом. До момента подписания договора права и обязанности сторон регулируются Трудовым кодексом и отраслевыми нормами.
Также трудовой договор считается заключенным задним числом, даже в том случае, если дата на самом трудовом договоре и дата подписания не совпадают, т.е. дата фактического подписания позже даты договора. Далее мы подробнее рассмотрим, как фиксируется дата начала трудовых отношений, помимо трудового договора.
То есть заключить трудовой договор задним числом можно, в том случае если вы или ваш работодатель готовы нести риск ответственности за такое действие. Именно риск, потому что далеко не всегда такие нарушения выявляются и еще реже за них штрафуют. Далее мы подробно поговорим о возникающих у сторон рисках.
В каких ситуациях невозможно определить срок давности
Физико-химический метод проведения исследования — оптимальный способ подтверждения искажения информации о сроках давности изготовления документов. Однако данный метод не подходит для изучения документов, которые в течение длительного времени хранились:
- при температуре выше 25С;
- при влажности воздуха выше 60%;
- в достаточно освещенном помещении (находились под постоянным влиянием прямых солнечных лучей).
Изучение документов в некоторых случаях может стать невозможным из-за агрессивного воздействия на них. Сегодня достаточно распространенной практикой являются ситуации, когда недобросовестные руководители и лица, зависимые от них, намеренно ухудшают качество договоров с искаженным сроком составления. Глажка утюгом, сушка на батареи и помещение юридически значимого документа под настольную лампу — это лишь малая часть способов преднамеренной порчи.
Профильные сотрудники Санкт-Петербургского института независимой экспертизы и оценки используют в своей работе только современные методы исследований, позволяющие установить:
- срок давности нанесения текста, печатей и штампов;
- состав используемых чернил и краски;
- наличие посторонних примесей.
Экспертиза срока давности изготовления документа и точность этого исследования зависят от того, какая техника используется во время изучения определенных частей предоставленного документа. В своей работе сотрудники компании применяют хроматограф «Хроматэк-Кристалл 5000» — высокоэффективный прибор, позволяющий с максимальной доступной точностью определить период составления и подписания соглашения.
Риски и последствия подписания (неподписания) договора
Подписание договора задним числом: риски
Чтобы в полной мере осознать, чем чревато несвоевременное оформление письменных трудовых соглашений и дальнейшее их подписание «задним числом», предлагаем рассмотреть возможные последствия таких действий.
По административному законодательству несвоевременно подписанный трудовой договор может стать причиной наложения на администрацию (уполномоченное на подписание таких договоров лицо) штрафа в размере от одной до пяти тысяч рублей. Если же будет доказана вина юридического лица, а не конкретного работника, штраф может составить до 50 тысяч рублей либо же вплоть до приостановления хозяйственной деятельности на три месяца.
Если же нарушение письменного оформления трудовых отношений выявляется повторно – должностное лицо может ожидать штраф в размере до 20 тысяч рублей либо же дисквалификация на срок до трех лет. Уровень штрафа для юридических лиц возрастает до 75 тысяч рублей.
В случае сознательного игнорирования законодательства по части заключения письменных трудовых соглашений должностное лицо ожидает штраф до 20 тысяч рублей, а юридическое лицо вполне может уплатить в государственную казну сумму до 100 тысяч рублей.
Если будет доказано, что условия трудового договора являются фиктивными и заключались «задним числом» (обычно это выявляется в случаях отклонения от фактических выплат и тех, которые пишутся в документе, в сторону необходимости их увеличения), установлен факт служебного подлога, к должностному лицу может применяться уголовная ответственность.
Признание имеющегося письменного текста трудового договора недействительным влечет за собой пересмотр всех юридически значимых действий, ранее выполненных по такому документу (обычно это касается денежной выплаты заработной платы и ее составляющих). Если выплаты отличаются от тех, что должны были выплачиваться по действующим в компании нормативным документам – разница подлежит возврату либо же взысканию с виновного лица.
Помните, нормами административного, уголовного, а также гражданского законодательства предусмотрены меры воздействия на работодателей и администрацию (в зависимости от тяжести совершенного проступка) в случае нарушения обозначенных в трудовом законодательстве условий подписания трудовых договоров с сотрудниками.
Учитывайте, уровень ответственности за незаключенный своевременно в письменной форме трудовой договор будет намного ниже, чем если должностное лицо уличат в служебном подлоге, которым является оформление документов задним числом.
Прием сотрудника задним числом
Отвечает: Анастасия Тайшина, руководитель аналитической службы, юрист.
В соответствии с действующим законодательством работодатель обязан предоставлять Пенсионному фонду следующие виды отчетности: отчетность (расчет) по начисленным и уплаченным страховым взносам и отчетность, которая заключается в предоставлении индивидуальных сведений о работниках этого работодателя. При предоставлении сведений индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионному фонду сообщается, в том числе, страховой стаж работника и начисленные и уплаченные страховые взносы. В страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории России, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд (п.1 ст.10 Федерального закон от 17.12.2001 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»). Учитывая, что Вашему работнику заработная плата не выплачивалась, страховые взносы на этого работника не начислялись, индивидуальные сведения о нем предоставлять не нужно, поскольку нет информации, подлежащей учету. В любом случае Вас невозможно будет привлечь к ответственности за нарушение порядка предоставление Пенсионному фонду необходимых сведений и расчетов, поскольку размеры штрафов рассчитываются в процентном соотношении от сумм страховых взносов на конкретного работника, индивидуальные сведения о котором представлены не были (ст. 46 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…», ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», п.16 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.08.2004 №79 «Обзор практики разрешения споров, связанных с применением законодательства об обязательном пенсионном страховании»).
Как оформить необходимые записи по предписанию проверяющих
Устранение нарушений по итогам проверки
Ситуации, когда проверкой компетентного органа выявляется нарушение в сфере оформления трудовых отношений (в частности, отсутствие письменного трудового договора), встречаются часто. Как правило, по итогам такой проверки руководитель компании либо отвечающее за кадровое делопроизводство должностное лицо привлекается к ответственности и выдается предписание на устранение недостатков.
И вот здесь возникает небольшая дилемма, ведь официально оформлять документ задним числом противозаконно, а вот устранить последствия проверки необходимо в кратчайшие сроки. Чтобы разрешить эту ситуацию потребуется выполнить несколько простых действий:
- По итогам проверки составить письменный трудовой договор с конкретным работающим сотрудником. Условия договора должны соответствовать сегодняшнему дню.
- Одним из пунктов договора должно значится срок вступления его в силу. Здесь целесообразно вписывать дату фактического начала работы сотрудником.
- Если же за время отсутствия договора его первичные условия (в частности, уровень оплаты труда) неоднократно менялись, можно обозначить в таком договоре первичный уровень заработной платы, а дальше просто прописать механизм, как в дальнейшем этот показатель будет меняться.
- Подписывается такой договор действующим руководителем. Дата договора должна соответствовать дате его составления и подписания.
Риски и последствия подписания (неподписания) договора
Подписание договора задним числом: риски
Чтобы в полной мере осознать, чем чревато несвоевременное оформление письменных трудовых соглашений и дальнейшее их подписание «задним числом», предлагаем рассмотреть возможные последствия таких действий.
По административному законодательству несвоевременно подписанный трудовой договор может стать причиной наложения на администрацию (уполномоченное на подписание таких договоров лицо) штрафа в размере от одной до пяти тысяч рублей. Если же будет доказана вина юридического лица, а не конкретного работника, штраф может составить до 50 тысяч рублей либо же вплоть до приостановления хозяйственной деятельности на три месяца.
Порядок приема на работу задним числом
Если работник работал без оформления, но при этом получал зарплату, чтобы легализировать его доходы и принять его на работу официально необходимо сделать доначисление налогов НДФЛ, в ПФР, ФСС, ФФОМС. Фактически все эти выплаты составят более трети от указанной заработной платы.
Чтобы не выплачивать налоги задним числом (с начислением пени) можно оформить сотрудника сразу после приема в отпуск без сохранения заработной платы. Несмотря на то, что такая ситуация явно спорная, аргументировать в ней можно ст. 106, 107 ТК РФ об определении и видах отпуска работника. При этом при нахождении в отпуске за свой счет трудовые отношения с сотрудником не прерываются (ст. 77 ТК РФ).
Для приема на работу задним числом можно создать договор с указанием даты фактического допуска к работе сотрудника. Приказ о приеме на работу с прошедшей датой в принципе создать возможно, но при этом следует понимать, что при проверке это будет учтено как нарушение порядка оформления.
Запись в трудовую книжку задним числом можно сделать, если сотрудник работал по совместительству, а потом сменил статус на основную работу. Если трудовая книжка датирована позднее, чем запись в ней, имеет смысл зарегистрировать новую.
В случае, когда работник, просит оформить его задним числом, чтобы доказать свой стаж и наличие опыта работы в определенной области, стоит предложить ему в качестве альтернативы написание рекомендательного письма, заверенного руководителем. В данном письме можно указать, что сотрудник по факту отработал на должности определенный период времени.
Причины, по которым документы оформляются задним числом
Сперва необходимо отметить, что достаточно часто можно столкнуться с понятием «оформить/подписать задним числом». Но что это значит для самого процесса документооборота и каким образом влияет на лиц, работающих с ними.
В целом, можно смело заключить, что документ, оформленный задним числом, является поддельным. Для лица, использовавшего такой документ, может наступить административная или уголовная ответственность. Первая регламентируется ст. 19.23 кодекса РФ об административных правонарушениях, вторая – ст. 327 УК РФ. Ответственность наступает только за подделку документов, которые удостоверяют личность или подтверждают права. Например, если при трудоустройстве работник предоставил поддельные документы, руководитель компании должен поставить в известность органы внутренних дел о выявленном нарушении. Также контролирующие органы могут выявить факт нарушения с документами, которые содержат перечень структурных подразделений, наименование должностей, информацию о количестве сотрудников.
Дата документа, вступающего в силу, должна соответствовать дате приказа.
Если же документ, оформленный задним числом, не является подделкой именно официального документа, тогда работодатель – невиновное лицо. Этим пользуются недобросовестные руководители, которые поручают «переделку» различного рода документов специалистам кадровой службы или же бухгалтерам.
Подписание трудовых документов задним числом!
А теперь пройдемся по судебной практике, которая предоставлена Консультант плюс и Гарант:
1. Работодатель не обязан увольнять работника по п. 7.1 части первой ст. 81 ТК РФ за непринятие мер по предотвращению конфликта интересов
Апелляционная практика рассмотрения гражданских дел за 4 квартал 2017 года (обсуждено на заседании президиума Камчатского краевого суда 24.01.2018)
Камчатский краевой суд в своем обзоре практики прокомментировал положения п. 7.1 части первой ст. 81 ТК РФ, согласно которому трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае непринятия работником мер по предотвращению или урегулированию конфликта интересов, стороной которого он является, непредставления или представления неполных или недостоверных сведений о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера либо непредставления или представления заведомо неполных или недостоверных сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруга (супруги) и несовершеннолетних детей, открытия (наличия) счетов (вкладов), хранения наличных денежных средств и ценностей в иностранных банках, расположенных за пределами территории Российской Федерации, владения и (или) пользования иностранными финансовыми инструментами работником, его супругом (супругой) и несовершеннолетними детьми в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента РФ и Правительства РФ, если указанные действия дают основание для утраты доверия к работнику со стороны работодателя.
Как указал Камчатский областной суд, в случае отсутствия у работодателя, исходя из конкретных обстоятельств, оснований для утраты доверия к работнику, не принявшему меры по предотвращению или урегулированию конфликта интересов, стороной которого он является, работодатель не обязан расторгать с ним трудовой договор.
Суд проиллюстрировал данный тезис делом, в рамках которого рассматривался вопрос о правомерности требования прокурора к администрации муниципального образования уволить ее муниципального служащего в связи с утратой доверия. Служащий назначил на должность руководителя подведомственного учреждения свою сестру и при этом не поставил в известность представителя нанимателя о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и не принял мер по его предотвращению.
После выявления данного факта прокуратурой и направления соответствующего представления администрации служащий был подвергнут дисциплинарному взысканию в виде выговора. Однако прокурору этого показалось недостаточно.
Суд первой инстанции требования прокурора поддержал, указав, что непринятие муниципальным служащим, являющимся стороной конфликта интересов, мер по предотвращению или урегулированию конфликта интересов является правонарушением, влекущим обязательное увольнение с муниципальной службы в связи с утратой доверия.
Однако в порядке апелляции данное решение было отменено. Камчатский областной суд указал, что трудовое законодательство предусматривает именно право, а не обязанность работодателя расторгнуть трудовой договор в данном случае. Если с учетом конкретных обстоятельств работодатель не усмотрел оснований для утраты доверия к работнику, он может его не увольнять.
2. Постановление Конституционного Суда РФ от 06.04.2020 N 14-П «По делу о проверке конституционности пункта 1.1 части 1 статьи 37 и пункта 2 части 1 статьи 59.2 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а также пункта 2 части 1 статьи 13.1 Федерального закона «О противодействии коррупции» в связи с жалобой гражданина И.Н. Котяша»
Выявленное нарушение обязанности по представлению сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера не является безусловным основанием для увольнения государственного гражданского служащего в связи с утратой доверия
Конституционный Суд РФ признал взаимосвязанные положения пункта 1.1 части 1 статьи 37 и пункта 2 части 1 статьи 59.2 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» не противоречащими Конституции РФ, поскольку они выступают элементами правового механизма применения к государственному гражданскому служащему меры ответственности за совершение им в период государственной гражданской службы такого коррупционного правонарушения, как непредставление сведений о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей либо представление заведомо недостоверных или неполных сведений, и не предполагают увольнения государственного гражданского служащего в связи с утратой доверия к нему представителем нанимателя, если этот государственный гражданский служащий не представил необходимых сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера при поступлении на государственную гражданскую службу, однако вопреки требованию закона был назначен на должность государственной гражданской службы.
Правила оформления документов
В любом делопроизводстве документы имеют ключевое значение. Каждый из них проходит несколько этапов – от заполнения до занесения в архив. Когда в организации ведется учет большого количества документов, тогда возникает необходимость составления реестра. Каждый документ будет учтен и отображен в этом перечне. Сотрудники организации всегда смогут найти его и использовать в дальнейшей работе.
Ведение реестра определяют законы РФ «О порядке ведения реестра документов для ООО» и «О реестре». В них описаны какие типы документов должны быть внесены в реестр компании, а также формы их оформления и хранения.
Реестр значительно упрощает работу со всеми документами организации, как входящими, так и исходящими. Он включает в себя описание документов, которое позволяет сотруднику найти нужный из них, а также информацию о том, что в нем собственно находится. Эти данные помогут определить кому и когда был выдан документ.
Правила приема на работу
Согласно принятым законодательным актам Трудового кодекса прием на работу сотрудника начинается с подачи заявление на имя руководителя организации и заключения трудового договора между ним и работодателем, которым может являться физическое (индивидуальный предприниматель) или юридическое (организация, производственное предприятие, компания) лицо. На основании статьи 61 ТК РФ трудовой договор начинает действовать со дня его подписания или со дня фактического допуска к работе по согласованию или поручению руководителя предприятия или уполномоченного им лица.
Отсюда следует сделать вывод, что трудовые отношения между работодателем и работником возникают после полного оформления трудового договора, на основании которого формируется приказ о зачислении нового сотрудника в штат. Трудовой договор может быть составлен в произвольной форме или формате, принятом на конкретном предприятии. При составлении договора нужно учесть важные аспекты, установленные ст. 57 Трудового кодекса:
- Должность сотрудника;
- Фактические условия работы;
- Заработную плату;
- Режим работы;
- Гарантии работнику.
Сведения о надбавках, порядке и размере премирования в договоре можно не указывать, если эти данные прописаны в коллективном договоре или установлены локальными нормативными документами. Важным моментом при составлении договора является правильное указание должности, на которую принимается сотрудник, она обязательно должна присутствовать в штатном расписании организации.
Договор создается и заверяется в двух экземплярах, один из которых выдается на руки работнику, второй остается в кадровом отделе организации. Сотрудника нужно ознакомить с приказом о приеме на работу под личную подпись, по требованию работника отдел кадров обязан выдать ему копию документа. На основании приказа в трудовую книжку сотрудника вносится запись о приеме на работу, датированная не позднее чем 7 дней после утверждения приказа.
Риски и последствия подписания (неподписания) договора
Подписание договора задним числом: риски
Чтобы в полной мере осознать, чем чревато несвоевременное оформление письменных трудовых соглашений и дальнейшее их подписание «задним числом», предлагаем рассмотреть возможные последствия таких действий.
По административному законодательству несвоевременно подписанный трудовой договор может стать причиной наложения на администрацию (уполномоченное на подписание таких договоров лицо) штрафа в размере от одной до пяти тысяч рублей. Если же будет доказана вина юридического лица, а не конкретного работника, штраф может составить до 50 тысяч рублей либо же вплоть до приостановления хозяйственной деятельности на три месяца.
Если же нарушение письменного оформления трудовых отношений выявляется повторно – должностное лицо может ожидать штраф в размере до 20 тысяч рублей либо же дисквалификация на срок до трех лет. Уровень штрафа для юридических лиц возрастает до 75 тысяч рублей.
Договор задним числом
В соответствии со ст. 67 ТК РФ Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. Неоформление трудового договора в письменной форме является нарушением трудового законодательства со стороны работодателя, влекущим административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.).
Опасно ли оформлять задним числом приказы, акты и другие кадровые документы
1. Дата в приказе, акте и т.п. документе — обязательный реквизит. Если он не соответствует действительности — документ фиктивный.
2. Фиктивный документ можно оспорить.
3. За подделку документов есть административная и уголовная ответственность.
Экспертиза давности изготовления документа — это разновидность судебно-технической экспертизы. Её могут проводить как в отношении документа в целом («абсолютная давность», например, на соответствие фактической даты изготовления расписки дате, на ней указанной), так и на предмет выяснения того, какая часть документа была выполнена раньше другой («относительная давность», к примеру, что было написано раньше — текст расписки или подпись под ней).
Экспертиза давности — это комплексное исследование. До момента исследования физико-химическими методами (например, с использованием специального оборудования — газохроматографа) эксперт проводит техническую экспертизу документа, чтобы установить наличие или отсутствие признаков агрессивного воздействия.
Эксперты должны обладать следующими профессиональными компетенциями: специальными знаниями в области судебно-технической экспертизы документа, а также иметь профильное (базовое) специальное физико-химическое образование со знанием методики работы газохроматографа.
Экспертиза позволяет оценить давность:
- подписей и записей, выполненных от руки с применением письменных принадлежностей, к которым относятся гелевые, шариковые ручки, ручки-роллеры,
- оттисков штампов, факсимиле, печатей, нанесенных штемпельными красками,
- графических изображений и текстовых фрагментов, распечатанных на принтере чернилами для струйной печати.
Физико-химический метод проведения исследования (Минюст рекомендует метод газожидкостной хроматографии), основанный на наличии в чернилах (пасте) ручек «летучих веществ», которые испаряются с определенной скоростью, имеет ряд ограничений:
- Пригоден для документов, хранившихся при температуре 20-25 С, при влажности 30-60%, при отсутствии источника света (в стопке документов, в шкафу).
- Пригоден для документов, фактически изготовленных за (по разным источникам) 1,5 −3 года до экспертизы максимум.
- Пригоден для документов, реквизиты которых выполнены как шариковой, так и гелевой (капиллярной) ручкой (то есть, чернилами). Однако, согласно п.6.1 Методики реквизиты, выполненные чернилами (например, для гелевых ручек) непригодны для исследования только тогда, когда возраст документа два года и более.
- Не пригоден в случае, если документ подвергали агрессивному, как правило температурному воздействию (из часто встречающихся на практике случаев: для ускорения исчезновения «летучих веществ» документы гладят утюгом через тряпку, сушат на батарее, располагают под настольной лампой и так далее).
- Предполагает разрушение документа (из часто встречающихся на практике случаев: злоумышленники вырезают штрихи, которые можно проанализировать).