Электронные трудовые книжки: ответы на горячие вопросы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные трудовые книжки: ответы на горячие вопросы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Неотъемлемой составляющей сведений, представленных страхователем, есть сканированная копия согласия работника о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных.

В случае представления сведений о трудовой деятельности работником лично предоставление согласия на обработку персональных данных осуществляется путем проставления отметки о предоставлении такого разрешения в электронном кабинете застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Информация о работнике и приобретенный им стаж работы, образование, квалификацию, сведения о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика, дата его рождения, предоставляется только лицу, которого такие сведения касаются, или другим лицам исключительно с согласия работника, предоставленной через электронный кабинет застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Обнародование информации о трудовой деятельности работника допускается только в обезличенном виде.

— Какие данные включает в себя сведения о трудовой деятельности работника?

1) сведения, позволяющие идентифицировать лицо:

• уникальный номер персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
• фамилия, имя, отчество (при наличии) лица на момент подачи сведений в Пенсионный фонд Украины;
• дата рождения;
• регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (кроме лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте);
• пол;
• уникальный номер записи в Едином государственном демографическом реестре и серия, номер и название документа, из которого взяты сведения в персональной учетной карточки застрахованного лица (при наличии);
• место жительства;
• средства связи (номер телефона, адрес электронной почты);

2) сведения о периодах трудовой деятельности:

• налоговый номер юридического лица (регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика физического лица (кроме лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте) и наименование страхователя;

• год, за который внесены сведения;

• период трудовых отношений;

• профессиональное название работы;

• название должности с указанием структурного подразделения;

• сведения о приеме на работу, присвоение / изменение / лишение разряда, ранга, класса, звание, категории, прохождение стажировки, перевода на другую работу, основания увольнения;
  информация об основном месте работы;

• образование;

3) данные об особых условиях труда, дающих право на льготы по общеобязательному государственному социальному страхованию:

• номер списков (раздел, подраздел) производств, работ, профессий, должностей и показателей;

• результаты аттестации условий труда с указанием номера и даты распорядительного акта;

• полная / неполная занятость;

• количество отработанных работником календарных дней (часов) за соответствующий месяц, в том числе в особых условиях труда, дающих право на льготы;

Порядок действий при потере трудовой

Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.

Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:

• пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
• справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
• приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
• справки из Пенсионного фонда.

Куда предоставляется копия трудовой книжки в Украине?

Если же работник требует сделать запись в трудовой книжке, работодатель, как и прежде, в течение 5 дней после трудоустройства работника делает запись о приеме на работу в его трудовой книжке. Согласно обновленной ст. 48 (ч. 4) КЗоТ порядок ведения трудовых книжек определяется Кабмином. Субъектам хозяйствования, которые используют в своей деятельности автомобили, важно правильно оформлять документы по операциям с ГСМ. Из статьи вы узнаете, какими документами подтвердить приобретение ГСМ, как оформить списание топлива и установить временные нормы для списания ГСМ.

Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров. Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

Работник потерял трудовую книжку: что делать новому работодателю?

В данной ситуации новый работодатель, так сказать, «не при делах». Инициатива по восстановлению трудовой книжки должна исходить от самого работника, который ее потерял.

Он подает заявление об утере трудовой книжки работодателю по последнему месту работы (надо понимать, основному), а тот не позднее 15 дней со дня получения такого заявления заводит новую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой (титульной) страницы (п. 5.1 Инструкции № 58*).

Если у работодателя с этим возникают какие-то сложности, сделать это он может «в другие сроки».

Как правильно оформить дубликат?

В разделы «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення» вносят записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

А если работник до трудоустройства к последнему работодателю работал где-то еще? Тогда при заполнении дубликата трудовой книжки в графе 3 «Відомості про роботу» прежде всего делают запись об общем стаже работы до трудоустройства к последнему работодателю.

Данные об общем стаже работника записывают суммарно. То есть указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии (в учреждении, организации), в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

• После этого данные об общем стаже, подтвержденные надлежащим образом оформленными документами (справками или заверенными в установленном порядке копиями приказов (распоряжений) с предыдущих мест работы), расписывают по отдельным периодам работы. Эти записи, а также запись об общем трудовом стаже работы не нумеруют, а просто в разделе «Відомості про роботу» указывают:
• в графе 2 — дату приема на работу;
• в графе 3 — наименование предприятия, где работал сотрудник, а также отдел (цех) и должность (работу), на которую он был принят.

Если из поданных документов видно, что работника переводили на постоянную работу на том же предприятии, об этом делают соответствующую запись в дубликате.

1. После этого:
2. в графе 2 записывают дату увольнения с работы;
3. в графе 3 приводят причину увольнения, если в поданном работником документе есть эти данные.

Но случается и так, что поданные документы не содержат полностью указанных выше данных о работе в прошлом. Что делать в этом случае? Тогда в дубликат трудовой книжки вносят только те данные, которые есть в документах; в графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращают работнику.

Важно! Последний работодатель обязан способствовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий трудоустройству к данному работодателю.

Основанием для выдачи копии является поданное сотрудником заявление. Но это правило больше относится к крупным и средним предприятиям с большой численностью работников. В малых предприятиях и предпринимателями копия может быть выдана по устной просьбе заявителя. Но чтобы вам не задержали выдачу такого документа, я рекомендую всегда составлять заявление о его выдаче.

Копировать необходимо все страницы, в которых сделаны записи. Копии нужно делать с самого первого листа, где указаны сведения о владельце книжки. А последней копией будет лист, где стоит отметка с последнего места работы.

Копии можно заверить 2 способами:

1. Заверить каждый лист по отдельности. Тогда необходимо на каждом из них поставить подтверждение «Верно» или написать «Копия верна». Также от заполняющего требуется написать свою должность, фамилию, расписаться и поставить печать организации. Кроме этого необходимо поставить дату заверения ксерокопий.
2. Скрепить все листы между собой прошивкой и прикрепить дополнительную бумагу, на которой будет указано количество листов. Также на нем ставится надпись о том, что «Копия верна» или «Верно». Обязательно надо указать должность заполняющего человека, его ФИО и поставить печать. Не забываем также ставить дату оформления копий.

После основного заверения на копии необходимо написать фразу о том, что человек продолжает работать. Обязательно укажите, что он работает по настоящее время.

Право подписи имеют:

• сотрудники отдела кадров;
• бухгалтер;
• директор;
• предприниматель.

Если в организации имеется печать, она обязательно должна ставиться. При ее отсутствии надо сделать запись «Верить без печати».

Выдача копии должна быть осуществлена не позднее трехдневного срока после получения запроса от сотрудника.

Куда требуется копия трудовой книжки?

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий факт трудоустройства гражданина. Она требуется не только для исчисления страхового стажа и последующего получения пенсии, но и для многих других операций, т.к. в ней содержится вся важная информация о деятельности:

• Периоды работы в различных организациях.
• Причины увольнения.
• Должности, на которых работал владелец документа.

Стоит отметить, что сама по себе копия трудовой действительна лишь в том случае, если она заверена руководителем или сотрудником отдела кадров. Если же на ней нет необходимых подписей и печатей, то организации, в которые она может потребоваться, ее не примут.

Зачем нужна копия трудовой книжки:

• Для оформления кредита или ипотеки. Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
• Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
• Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
• Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
• Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян. Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они. Если же сам владелец потерял данный документ, то все обязанности по решению проблемы возлагаются на него: ему придется посетить все организации, в которых он работал ранее, чтобы поставить отметки о предыдущих местах трудовой деятельности.

Перечень о том, для чего нужна заверенная копия трудовой книжки, достаточно обширен: при обращении в ту или иную организацию может потребоваться данный документ, и если он не будет предоставлен, то работники вправе отказать в услуге.

Важно! Если владелец трудовой книжки трудоустроен, то она должна храниться в отделе кадров, сотрудники которого не имеют права выдавать ее на руки до фактического увольнения: возможна только выдача заверенной копии.

В некоторых случаях сотрудники могут запросить выдать им оригинал книжки на руки. По трудовому законодательству, а именно согласно ст. 62, выдать книжку можно только для предъявления в Соцстрах. И работник обязан вернуть ее своему руководителю не позднее 3 дней с момента ее получения от этого органа. В заявлении о выдаче сотрудник обязательно должен указать, для каких целей потребовался оригинал книжки и по возможности приложить подтверждающий документ.

Во всех остальных случаях выдается только копия или выписка из книжки. Если данное правило будет нарушено, на должностное лицо может быть наложен штраф в пределах 5 тысяч рублей, а для организации его размер составит 30-50 тысяч рублей.

В случае утери книжки работником или работодателем, последний обязан будет оформить дубликат. На это ему предоставляется 15 дней. При этом в дубликат он сможет внести только те сведения, которые будут документально подтверждены. То есть, сотруднику придется оформлять письменный запрос в ПФР или архив, чтобы получить сведения о его трудоустройстве в другие организации.

Чтобы этого избежать, необходимо ответственно относиться к хранению оригиналов книжек своих сотрудников. А также сами сотрудники должны понимать свою ответственность, если получают оригинал на руки.

Особенности оформления копии для банка

Как делать копию трудовой книжки, если целью работника является получение кредита в банке? Согласно вышеприведенным правилам. При этом записи документа должны подтверждать, что заемщик по-прежнему работает на определенной должности. При заверении следует учитывать такие нюансы:

• копия должна быть подготовлена в соответствии со всеми требованиями законодательства, а конкретные требования по оформлению следует уточнить в банковском учреждении;
• если последняя запись в трудовой книжке расположена в самом низу страницы — необходимо сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы; это станет подтверждением того, что гражданин не уволен и не переведен на другую должность.

Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего

Подводя итоги, стоит выделить несколько организаций, которые имеют право требовать заверенную ксерокопию трудовой книжки:

• Консульство или посольство страны, куда запланирован визит: для оформления визы.
• ФМС – для получения или замены загранпаспорта.
• Руководитель организации, в которую предполагается трудоустройство.
• Банки: при оформлении кредита или ипотеки.

Чтобы получить копию книжки, необходимо сделать следующее:

• Написать заявление на имя директора или начальника отдела кадров с просьбой о выдаче заверенной ксерокопии.
• Предоставить заявление ответственному лицу.
• Получить копию в течение трех дней с момента направления просьбы о выдаче.

Срок действия копии трудовой равен одному месяцу, но его можно продлить, если заверить документ в нотариальной конторе: в этом случае он будет действителен до тех пор, пока в саму книжку не будет добавлена новая информация, касающаяся трудоустройства. Если оригинал были внесены изменения (сотрудник уволился, перевелся в другой отдел и т. . ), то ксерокопия считается недействительной.

Чтобы сделать копию трудовой книжки, сотруднику отдела кадров необходимо отксеропокировать все ее страницы с записями, при этом помарки или любой искажение информации считаются недопустимыми. После снятия ксерокопии на каждую страницу вписываются такие данные:

• «Копия верна».
• Фамилия и инициалы заверяющего, а также его должность.
• Дата заверения.
• Подпись заверяющего.

После последней записи на копии также необходимо указать, что работник трудоустроен по настоящее время, а также сам номер записи, дату заверения, должность и фамилию заверяющего. Все это подтверждается печатью организации.

Большое значение имеет тот факт, что печати должны быть оригинальными, т. проставлять их нужно на уже сделанные копии страниц, в противном случае документ будет считаться недействительным.

Как происходит заверение копии трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться для оформления загранпаспорта, пенсии, субсидий, социальных выплат, в банке для получения кредита или ипотеки и т. д. А поскольку трудовая книжка находится у работодателя до дня увольнения работника и выдавать на руки он ее не может, различные инстанции требуют заверенную копию трудовой книжки.

Заверение копии трудовой книжки обычно производится у основного работодателя. Это может происходить в кадровом отделе или ином структурном подразделении, отвечающем за ведение трудовых книжек (в бухгалтерии, например). В организациях с небольшой численностью штата, где отдельная должность кадровика не предусмотрена, заверить трудовую книжку может руководитель организации или индивидуальный предприниматель. В любом случае это должно быть лицо, уполномоченное приказом на ведение, учет и хранение трудовых книжек.

О переводе на другую должность

Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.

Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.

Правила заполнения трудовой книжки:

• для написания дат используются только арабские цифры;
• ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
• запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
• вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
• для заполнения используется только официальный язык государства;
• вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
• при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
• строгая нумерация каждой записи;
• наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.

Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.

При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.

Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:

• трудовую книжку — 75 лет;
• отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
• книга приходов/расходов — 5 лет.

Похожие записи:

• Погоны полиции России нового образца — значение фото
• Налоговый вычет на детей в 2023 году
• Дропшиппинг как начать работать: где, что и как продавать