Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «88 советов как стать и быть идеальным бизнес-ассистентом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами – дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно…
Завоевание уважения коллектива к себе и должности
Итак, будем надеяться, что большинство остроугольных подводных камней во взаимоотношениях с руководителем на начальном этапе нам удалось преодолеть. Сделаем глубокий вдох – и приступим к следующему уроку, который условно назовем «Чей я помощник?».
Должность помощника руководителя вовсе не означает, что круг вашего общения и ваших обязанностей замыкается только на исполнении поручений непосредственного руководителя. Например, секретарь-референт объединяет в себе функции ассистента еще нескольких управленцев. И каждый из них, естественным образом, считает, что вы – только его личный помощник! Особенно заметна подобная ситуация на небольших предприятиях, где нецелесообразно содержать большой штат референтов, канцелярию и отдел персонала. Поэтому все эти функции вменяются секретарю-референту.
Но что делать, когда ваш генеральный директор срочно попросил купить подарок компаньону, финансовый директор ждет ежедневный сводный отчет, и в это же время главный бухгалтер озадачил вас тиражированием баланса. За годы пребывания в профессии я определила для себя несколько основных правил, которые помогают мне успевать сделать несколько дел одновременно без ущерба для рабочего процесса.
Правило 1. «Золотое».
Вы – наемный работник. И ваш работодатель – это непосредственный руководитель; чаще всего – генеральный директор, управляющий партнер и т.д., реже – руководитель отдела, департамента. И именно ему вы подчиняетесь напрямую, и именно его поручения должны выполняться в первую очередь. Поэтому планировать свой рабочий график и очередность выполняемых поручений лучше с осведомления руководителя. С одной стороны, ваш руководитель будет видеть, какими должностными обязанностями вы занимаетесь, с другой – вы всегда сможете самостоятельно регулировать очередность выполняемых функций, исходя из приоритетности задачи.
Нет ничего странного в том, что вы зайдете / позвоните / отправите смс с вопросом о том, насколько срочно руководителю необходимо выполнить поручение; в условиях многозадачности и наличии минимум 2-х руководителей – это нормальный рабочий режим, в котором вы расставляете приоритеты.
Правило 2. «Серебряное».
Ваши коллеги и руководители – это те люди, которые вовлечены в рабочий процесс так же как и вы. И так же как вы они радеют за результат общего дела. И все их поручения вам – это такие же задачи, от качества и быстроты исполнения которых также зависит успех компании (исключения мы рассмотрим в Правиле 3). То есть если при приеме на работу ваш руководитель оговаривал с вами возможность / необходимость исполнять функции помощника еще и финансовому, коммерческому директору и т.д., то это означает, что данные сотрудники имеют полное право попросить / потребовать у вас исполнения той или иной задачи.
И, поверьте, чаще всего данных сотрудников не интересует, чем вы озадачены в данный момент. У них есть задача, и ваша прямая обязанность ее выполнить. Умение ориентироваться в рабочих процессах, понимание бизнеса компании, четкая организационная структура – ваши настоящие помощники в этом нелегком деле. Если вы работаете на производстве, то, естественно, отправить срочный факс в компанию, снабжающую ваш завод сырьем, гораздо важнее, чем сшивать дела в отделе персонала. Но еще раз хочу повториться, навык расставления приоритетов приобретается с опытом. Поэтому первое время во избежание нерациональных действий настоятельно рекомендую обращаться к Правилу 1 – использовать опыт и авторитет руководителя в решении тех или иных вопросов.
Естественно, не нужно впадать в крайности. Нет необходимости докладывать каждый ваш шаг и каждую исполняемую задачу руководителю. Помощник должен быть достаточно самостоятельным и организованным в своей работе. Но, я вас уверяю, если 2-3 первых месяца в работе вы периодически будете задавать вопрос об очередности исполнения той или иной задачи, вам и вашему руководителю подобный регламент действий пойдет только на пользу. А также другие ваши косвенные руководители будут четко осознавать последовательность делегируемых вам задач.
Правило 3. «Медное».
Здесь мы поговорим об исключениях, о которых было упомянуто в Правиле 2. Эти исключения составляют сотрудники-«вампиры». Подобно вампирам из фантастических рассказов они лишают вас не крови, а драгоценного рабочего времени и возможности работать в нормальном режиме с высоким КПД. Коллеги-«вампиры» часто видят в вашем лице своих собственных помощников и ассистентов; они просят размножить расписания занятий фитнес-клуба, купить билет в один конец любимой теще, посмотреть в Интернете недорогие лагеря для детей, принести кофе и т.д.
В этом случае вам нужно научиться давать отпор подобным натискам. Ваше оружие в данной борьбе – не чеснок и осиновый кол, а вежливость, категоричность и улыбка. Именно данные атрибуты успешно обезоруживают подобных назойливых коллег, которые полагают, что такой молоденькой и проворной девочке не составит труда сделать часть его работы и помочь в решении личных задач. Основные фразы, которыми можно поставить на место зарвавшихся сотрудников:
- «К сожалению, исполнение данных функций не входит в мои должностные обязанности».
- «Сейчас я выполняю поручение Ивана Ивановича, но если вы настаиваете, я непременно сообщу ему, что заказ дров в ваш загородный дом – это приоритетная задача для нашей компании».
- «Полагаю, что есть некоторое непонимание в компании к моей позиции: я – персональный ассистент Председателя Совета директоров. Увы, но в мои полномочия не входит отчет вашего отдела. Вы можете обсудить мои должностные обязанности с моим непосредственным руководителем» и т.д.
Права и ответственность ассистента руководителя
Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:
-
Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.
-
Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.
-
Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.
-
Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.
Собеседование в кадровом агентстве на должность ассистента руководителя
Обычно ни крупные, ни средние фирмы, создавшие себе имя на рынке, не афишируют вакансий ассистентов руководителя (особенно если помощник нужен собственнику бизнеса). Ещё более конфиденциальным становится поиск такого специалиста, если он необходим на замену нынешнему помощнику. Наткнуться на подобную вакансию просто так невозможно. Иногда руководство фирмы прибегает к помощи кадрового агентства, которое ищет и отбирает кандидатов, если в его базе есть нужные резюме.
Искать работу ассистентом руководителя (удалённого или в офис) через агентство удобно, поскольку:
-
Кандидатов подробно познакомят с деятельностью компании, особенностями характера начальника, дополнительными требованиями.
-
Бесплатно посоветуют, как правильно себя вести во время собеседования.
-
Помогут доработать резюме, красиво его оформить.
-
Проконсультируют по поводу дресс-кода, внешнего вида на собеседовании.
Кто такой личный ассистент и чем он занимается?
Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.
В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:
|
Деловые задачи |
Личные поручения |
|
|
Что нужно знать / изучать
Хороший секретарь всегда найдёт для себя достойно оплачиваемую вакансию, чтобы стать таковым необходимо многое выучить:
-
Делопроизводство. Такому сотруднику в первую очередь необходимо знать, как обращаться и подготавливать различную документацию. Данное направление в этом начинании будет полезно в наибольшей степени. При этом стоит познакомиться со всеми основными видами работы с документацией – созданием, организацией её движения и учёта, а также архивации.
-
Тайм-менеджмент. Секретарь может работать очень интенсивно, важно умение грамотно организовать свой и чужой график. Технологии и методы тайм-менеджмента очень помогают в этом. Поэтому вам желательно ознакомиться с таковыми и научиться применять их на практике. Надо уметь анализировать свои/чужие временные затраты, составлять график, расстанавливать приоритеты и т.д.
-
Русский язык. Ведения деловой переписки зачастую делегируется от начальства секретарю. Глупые ошибки могут привести к искажению смысла написанного и снижения доверия к организации. Так что вам надо уметь писать правильно и познакомиться с нормами этой самой деловой переписки.
-
ПО. Данный специалист много работает за компьютером и ему надо уметь обращаться со стандартным пакетом офисных программ. Главным образом это MS Word и Excel. В первом надо уметь подготовить документ в соответствии с нормами компании и регулирующих органов. Второй используется для составления различных отчётов, сводок, ведомостей, графиков и других полезных документов.
-
Мессенджеры. Организация встреч и связи для руководства часто является задачей секретаря. Научитесь владеть подобными программами – вести переписку, добавлять участников в чат и создавать видеоконференции. В особенности обратите внимание на корпоративные варианты ПО. Для начала можно присмотреться к наиболее популярным на рынке приложениям.
-
Оргтехника. Секретарю недостаточно уверено владеть только компьютером. Обязательно нужно уметь обращаться с принтерами, копирами и факсом. То есть распечатать бумаги, переслать их и уничтожить.
-
Английский. Большой плюс в поиске работы по данному профилю, который положительно сказывается на уровне зарплаты, владение иностранными языками. Например, для перевода документов и ведения всё той же деловой переписки. Сейчас это преимущественно английский, но в зависимости от сферы бизнеса вполне может пригодиться иной язык. К примеру, в области грузоперевозок вполне пользуются спросом специалисты со знанием китайского или немецкого.
Какие качества нужно развивать
Хорошему секретарю необходимо иметь не только профессиональную подготовку, но и соответствующие личные качества:
-
Ответственность (эта работа для обязательных людей, которые чётко исполняют свои обязанности)
-
Аккуратность (секретарь должен быть аккуратен в подготовке документации и исполнении других поручений)
-
Пунктуальность (чёткое следование графику и своевременность выполнения своей работы, обязательное требование к такому специалисту)
-
Коммуникабельность (одна из главных функция секретаря представительская и потому общение неотъемлемая часть его должности)
Качества ассистента руководителя
Чтобы соответствовать многочисленным требованиям, предъявляемым руководителям, ассистент должен обладать такими положительными качествами, как:
- работоспособность – готовность немедленно приступать к поставленной задаче и не останавливаться вплоть до ее выполнения;
- внимательность. Некоторые ошибки исправить нельзя. Например, пропущенный самолет или опоздание на важную встречу кажутся мелочами, но в бизнесе из таких мелочей складывается имидж руководителя, поэтому невнимательность помощника может дорогого стоить;
- хорошая память на лица, даты, события. Не исключено, что придется на ходу запоминать десятки разных распоряжений и номеров телефонов;
- исполнительность;
- системное и логическое мышление;
- скорость реакции;
- ответственность;
- выносливость;
- умение хранить тайны, в том числе личные и коммерческие;
- умение проявлять инициативу, принимать решения самостоятельно, когда в этом возникает необходимость, и готовность нести за них ответственность;
- абсолютная преданность интересам компании.
Чтобы бизнес ассистент соответствовал высокому уровню босса, он должен не только придерживаться должностной инструкции, но и иметь определенные навыки, характерологические качества. Здесь важен специфический склад личности, особый тип темперамента. Работа предполагает следующие навыки:
- умение работать с документацией;
- умение планировать время (свое и директора);
- организационные навыки;
- знания финансовой системы, математические навыки;
- поддержка деловых контактов;
- знание языков – часто ассистент одновременно и переводчик;
- работа заместителем директора и офис-менеджером.
Полный список функций бизнес ассистента этими пунктами не оканчивается. Личный помощник вникает в организацию деловых встреч, совещаний, переговоров, оформляет презентации, ведет протоколы. Командировки руководителя также в сфере деятельности его «правой руки». Другие обязанности — контролировать деятельность водителей, курьеров, делать покупки для мероприятий, следить за жизнеобеспечением кабинета босса.
Сколько зарабатывает личный удаленный помощник?
Проанализировав вакансии и их условия, чтобы стать личным помощником руководителя, могу отметить, что средняя стоимость услуг в месяц порядка 30-35 тыс. рублей. При этом в оффлайн-режиме предлагают, как правило, официальное трудоустройство, 8-ми часовой рабочий день, оплачиваемый отпуск. Во время собеседования называется заплата на испытательный срок, а также она может варьироваться в зависимости от опыта помощника, его навыков, умений, возможностей. В столичном регионе и Санкт-Петербурге можно найти предложения выше 60 тыс. рулей, но при этом сразу уточняются условия:
- ненормированный рабочий день;
- уровень владения иностранным языком;
- личное авто.
Существует несколько способов начисления оплаты личному помощнику, как правило, указываются в описании к вакансии. Среди наиболее популярных остановлюсь на:
- почасовая;
- фиксированная ставка с 1 или 2 выплатами в месяц;
- понедельная;
- ставка + % от действия (продажи, привлеченные клиенты).
Расценки на услуги и список основных дел для удаленных помощников (на основе данных с бирж фриланса)
| # | Основные задачи | Оплата |
|---|---|---|
| 1 | Ответы на письма, телефонные звонки (базовые задачи, БЗ) | От 50 рублей в час |
| 2 | БЗ + формирование списка клиентов, работа с ними | От 20 000 рублей в месяц |
| 3 | БЗ + продвижение товара, услуги, маркетинг, работа в соцсетях, холодные звонки, рассылка объявлений | 25 000 — 30 000 рублей в месяц |
| 4 | БЗ + личный психолог, имиджмейкер, спичрайтер | Оговаривается индивидуально, от 200 долларов в месяц |
| 5 | БЗ + разработка стратегий развития | От 25 тыс. рублей +% от продаж |
| 6 | БЗ + работа с сайтом компании, подготовка рекламных кампаний | 30 000 — 35 000 рублей в месяц |
Для кого-то такая должность – это хороший старт управленческой карьеры. Действительно, будучи правой рукой опытного топ-менеджера, можно очень быстро научиться и правильному поведению с подчиненными, и быстрому принятию ответственных решений, и многое еще чему.
Кто-то рассматривает такой пост, как проходной. Но здесь есть нюанс, который считается одновременно и плюсом, и минусом. Секрет в том, что любой начальник за хорошего ассистента будет держаться. Далеко не каждый согласится его рекомендовать на повышение. Это минус.
Плюс – льготы и перспективы, которые сулит статус незаменимого человека для топ-менеджера. На посту помощника можно заниматься отчасти и руководительской работой. При этом ответственность несет директор, который доверяет различные серьезные задания своему протеже.
Кроме того, видя способности сотрудника, даже при очень большой его ценности настоящие руководители все же дают зеленый свет его карьере. Важно установить добрые межличностные отношения.
Что до первых шагов к месту ближайшего к руководителю сотрудника, то здесь проще начинать с малого. Например, претендовать на должность помощника главы департамента, отделения, отдела. Занять такой пост проще. Часто на него берут людей, чтобы присмотреться к их способностям, и возможно, очень скоро повысить.
Сначала я устраивалась на позицию личного ассистента, а сейчас в другой компании работаю бизнес-ассистентом вице-президента фирмы. Здесь уже требуется английский, навыки ведения деловой переписки, опыт планирования.
Сейчас у руководителей всех крупных компаний обязательно есть личный помощник, а иногда даже два — персональный ассистент составляет график и занимается личными поручениями, а секретарь ведет документооборот. У нас в компании большой секретариат, все общаются и помогают друг другу. В основном личными помощниками работают люди лет до 27. Обычно те, кто засиделся на этой должности дольше, сидят, пока их не уволят. Лучшее время для построения карьеры они провели на этой работе, и потом найти что-то другое будет сложно.
А вот на некоторых больших предприятиях, с которыми мы работали, секретари — это взрослые женщины лет 45. Там структура еще осталась со времен СССР и все очень долго делается — ты не можешь просто позвонить секретарю и договориться о встрече ваших начальников.
Личные убеждения и выбранная модель поведения ассистента не должны противоречить предпочтениям руководителя, иначе эффективного взаимодействия не получится. Помощнику нужно подстраиваться под особенности характера начальника, его расписание и требования.
Чтобы взаимодействие было максимально эффективным, ассистент руководителя должен обладать следующими качествами:
— стрессоустойчивость (личному помощнику чаще других придётся сталкиваться с гневом и недовольством начальника, он должен всё это выдерживать и сохранять настрой на работу);
— многозадачность (часто придётся выполнять несколько дел одновременно, помощник должен помнить обо всех задачах и ничего не терять);
— оптимистичный настрой (работа ассистента предполагает множество неожиданностей и форс-мажоров, если каждое такое событие он будет воспринимать как провал, то долго не продержится, выгорит; он должен относиться с позитивом ко всему и не терять надежды на лучшее);
— обучаемость (помощнику придётся искать разные данные для руководителя, поэтому ему нужно уметь быстро осваивать новую информацию и разбираться в темах, с которыми ещё не приходилось работать).
Так как на персонального помощника возлагается серьезная ответственность, на эту должность чаще всего берут умудренных опытом лиц, которые имеют не только практический опыт работы ассистентом, но и ряд профессиональных навыков. Отбор кандидатов в большинстве случаев проводит сам руководитель, который оценивает соответствие соискателя требованиям:
- кандидат должен иметь среднее специальное или высшее образование, но могут принять на работу и без диплома. Предпочтение отдается лицам, которые разбираются в администрировании или специфике работы компании;
- ассистент должен иметь безукоризненную грамотность, аналитический ум, коммуникабельность;
- личный помощник руководителя — это во многом лицо директора, поэтому на должность принимают лиц, которые имеют поставленную речь;
- для исполнения обязанностей персональный ассистент должен разбираться в законодательстве, которое регламентирует сферу деятельности предприятия;
- дополнительных преимуществ кандидату дают навыки делопроизводства и документооборота;
- очень важно, чтобы помощник руководителя знал иностранный язык, что особенно важно при зарубежных командировках.
Преимущества и недостатки профессии
Должность интересна и увлекательна, сложна и ответственна. Поэтому перед тем как выбрать эту карьеру при трудоустройстве, следует проанализировать преимущества и недостатки направления. Только на основании проведенного анализа можно сделать вывод — стоит ли работать ассистентом предпринимателя.
Достоинства профессии — это:
- Высокий уровень зарплаты. Руководитель, который видит реальную помощь от ассистента, обязательно по заслугам оценит работу в денежном эквиваленте. Для поддержания мотивации зачастую директора дают своим работникам премии и доплаты, которые делают даже самую трудную работу приятной.
- Разнообразный профессиональный опыт. Так как на этих сотрудников возлагаются различные обязанности, это позволяет получить практический опыт во многих сферах деятельности. Такие кадры очень ценят работодатели, поэтому при смене профессии соискатель быстро сможет найти хорошую работу.
- Возможность удаленной работы. Многие обязанности ассистенты могут выполнять из дома, благодаря чему занять вакансию могут даже ограниченные в передвижениях люди.
- Требования в отношении образования и квалификации минимальны. Если человек отличается аналитическим умом, ответственность, креативностью, скрупулезностью, грамотностью, то устроить в штат могут даже лицо без образования.
Несмотря на все перечисленные преимущества профессии, такая работа имеет и видимые недостатки. Основными из них являются:
- Отсутствие нормированного графика. Срочное дело у начальства может возникнуть глубоко ночью, поэтому к выезду на работу и даже заграничным командировкам необходимо быть готовым 24 часа в сутки.
- Если организация маленькая и бизнес только начинает свое развитие, то претендовать на высокую зарплату не получится. Поэтому если устраиваться на подобную должность, то желательно в крупные фирмы, которые готовы предоставить всем своим сотрудникам хорошее денежное обеспечение.
- Повышенный стресс на работе. Ассистент — лицо, который должен лояльно относиться к любым «капризам» своего шефа, коммуницировать с персоналом компании, которые могут выказывать свое недовольство. Чтобы предотвратить возможные конфликты необходимо быстро реагировать на сложившиеся ситуации и трезво оценивать возможности. Это приводит к сильному психологическому и эмоциональному напряжению, справиться с которым могут только стрессоустойчивые личности.
- Для работы на должности личного помощника необходимы глубокие знания английского языка. Только базовых познаний будет недостаточно, поэтому всем представителям этой профессии необходимо постоянно повышать свою квалификацию в области владения иностранными языками.
- Трудности карьерного роста. Вырасти по карьерной лестнице в организации с должности помощника практически невозможно. Любой директор, который видит профессионализм сотрудника, будет всячески мотивировать его на дальнейшую работу, предлагая высокую зарплату, компенсации, доплаты и премии. Но это будет тормозить личностный потенциал человека.
Как стать бизнес-ассистентом?
Если нет опыта или высшего образования
При наличии опыта работы
Можно икать вакансии в небольших компаниях. С одной стороны, там обычно больше требований к бизнес-ассистенту и меньше зарплата. С другой стороны, выше шансы получить работу, в том числе новичку без высшего образования. Главное – быть готовым много работать и учиться. Также можно поискать удаленную работу в сервисах, предоставляющих услуги помощников.
Если вы уже работали с руководителями, имеете образование и знаете иностранные языки, то можно искать работу в крупных организациях. Это позволит больше зарабатывать. Важно правильно составить резюме и получить рекомендации с предыдущих мест работы. Это поможет заинтересовать работодателя.
Рекомендации, как пройти собеседование:
Подумайте, о чем вы спросите работодателя (условия труда, режим работы, оплата).
Спорим, что на вас, как помощника руководителя, уже неоднократно навешивали ярлыки.
Конечно, это обидно. Несмотря на то, что характеристика помощника как «секретаря» несет в себе определенную долю правды, такое описание полностью перечеркивает ценность всей вашей работы.
Возможно, более точным описанием могло бы стать:
Стратегический партнер. Доверенное лицо. Бизнес помощник. Профессиональный решатель проблем.
Только задумайтесь – множество организационных инструментов, приложения для создания записей, платформы для переговоров и электронные ежедневники привели к тому, что руководители сейчас стали гораздо более независимыми, чем когда-либо прежде. На самом деле, сегодня руководству нужно гораздо меньше, а вовсе не больше, помощников.
Но все же, сейчас помощников руководителя можно считать более ценными сотрудниками, чем несколько десятилетий назад.
Как такое могло случиться?
Все очень просто. Функции помощника трансформировались – теперь он не столько оказывает поддержку руководителю, сколько выполняет более стратегические задачи. Современные руководители обращаются к помощникам не за решением административных вопросов, а для получения стратегического совета, технической поддержки и критического анализа ситуации. Предполагается, что помощники должны разбираться в таких обширных областях, как управление проектами, планирование мероприятий и внутрикорпоративные коммуникации.
Столь ответственная должность требует обладания определенными навыками на уровне эксперта. Поэтому не важно, собираетесь ли вы строить карьеру в роли помощника руководителя или планируете использовать эту должность в качестве трамплина к работе своей мечты, есть определенный набор необходимых навыков, который поможет впечатлить начальство и принести максимальную пользу коллективу.