Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить письмо запрос о предоставлении информации — скачать образцы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Допустим, вы стали жертвой агрессивной маркетинговой кампании, при которой вам звонят на личный номер мобильного телефона и навязывают какую-либо услугу, например, приглашают пройти медицинское обследование.
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Кто составляет письмо-запрос
Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.
Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).
Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.
Как составить письмо-запрос
Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.
- Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
- Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).
- Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
- При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
- Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.
Письмо-запрос в налоговую
Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:
- название;
- ИНН;
- адрес;
- ФИО и подпись руководителя;
- печать (если применяется организацией).
Желательно использование фирменного бланка.
ООО «Затура» г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16 Тел., факс ИНН 6173849076 В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ №1 по г. Москве
Исх. № 157 от 4 мая 2020 года
Запрос о счетах должника
По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:
- наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
- номера расчетных счетов, открытых должником.
К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Соблюдение правил деловой этики – это важнейший элемент деятельности любого предприятия, влияющий на его имидж на рынке. Именно поэтому в обязательном порядке необходимо соблюдать определённый набор предписаний, включающий в себя:
- выдержка текста в деловом, строгом стиле;
- отказ от жаргонизмов, ругательств, бытовых речевых оборотов;
- чёткое обозначение просьбы о предоставлении конкретных сведений;
- подпись директора с расшифровкой (фамилия и инициалы);
- указание отправителя и получателя.
Во всех остальных моментах составление полностью отдаётся на откуп фантазии составителя.
Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:
- «на основании наших предварительных договорённостей»;
- «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
- «в соответствии с заключенным договором»;
- «для заключения договора».
Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.
В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:
- «просим сообщить о…»;
- «будем крайне признательны, если Вы…»;
- «просим выслать…».
Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:
- «просим ответить по возможности скорее»;
- «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
- «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
- «с нетерпением ждём Вашего письма»;
- «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».
В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.
Как оформить письмо запрос о предоставлении информации — скачать образцы
Деловое письмо относится к категории документации особой важности. Информационные письма наиболее часто встречаются в практике делопроизводства. Составлять по установленным образцам, закрепленным в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Обмен письмами может осуществляться между разными компаниями, структурными подразделениями одной организации, должностными или уполномоченными лицами. В статье рассмотрены особенности составления письма запроса о предоставлении информации и оформления ответа на него, а также приведены образцы для бесплатного скачивания.
- В каких случаях оформляется письмо запрос
- Как написать о предоставлении информации
- Скачать образец
- Как написать ответ?
- Пример ответного письма на запрос
- Выводы
В каких случаях оформляется письмо запрос
Деловые письма условно делятся на две категории: которые требуют и не требуют ответа. К первым относятся все информационные, сопроводительные и гарантийные письма; ко вторым – предложения (в том числе оферты), запросы, предложения, прошения. Формально, нужно отвечать и на нерабочие письма, например, приглашения или поздравления, чтобы соблюсти деловую этику.
Письмо-запрос о предоставлении информации направляется с целью получения для организации важных сведений о второй стороне.
Запрос направляется в том случае, чтобы сам факт просьбы и ответ имели юридическую силу. Получатель обязан предоставить требуемую информацию в полном объеме и в оговоренные сроки, оформив ее в ответ по форме.
Письмо-запрос может быть направлено в следующие организации:
- все госструктуры: ПФР, ФНС, Росреестр, Росстат, ФСС;
- контрагентам, деловым партнерам и сторонним компаниям;
- предприятиям для уточнения информации по бывшим сотрудникам.
Письмо-запрос может формулироваться как просьба или указание, но не может требовать получения конфиденциальных сведений и персональных данных физических лиц. Раскрытие государственной, коммерческой и служебной тайн карается по закону.
В большинстве случаев запрос оформляется для получения сведений такого рода:
- выписок из ЕГРЮЛ;
- дисквалификации по решению суда ИП или юрлиц;
- владельцах недвижимости, в том числе земельных участков;
- стоимости и ассортименте производимых товаров, их потребительских свойствах.
Реже запрос используется для просьбы направить в организацию бумажные варианты договоров (оригиналы или заверенные копии), образцы продукции.
Письмо-запрос о предоставлении информации: образец 2021 года
Было бы неверно сводить письма-запросы только исключительно к сфере получения информации, связанной с предпринимательской деятельностью. Письма-запросы – это также вполне сложившая практика получения гражданами сведений от государственных и иных органов, включая:
- пенсионный фонд РФ о порядке и размере начисляемой пенсии, о размере пенсионных выплат, о требованиях по назначению пенсии и т.д.;
- государственный архив о получении дубликатов документов или иных сведений;
- архивы предприятий и организаций о трудовом стаже;
- органы прокуратуры и следствия о судьбе уголовных дел;
- налоговые инспекции по вопросам, связанным с налогообложением, в том числе и по вопросам получения разъяснений налогового законодательства.
Допустим, вы стали жертвой агрессивной маркетинговой кампании, при которой вам звонят на личный номер мобильного телефона и навязывают какую-либо услугу, например, приглашают пройти медицинское обследование.
Образец обращения в Роскомнадзор:
В управление Роскомнадзора по N-ской области, Петрову Петру Петровичу
От Иванова Ивана Ивановича, N-ская область, город N, улица Ленина, д. 5, кв. 3.
Сообщаю вам о звонках на личный мобильный телефон представителями компании «Медицинские услуги». В ходе этих звонков меня настойчиво склоняли пройти медицинское обследование в данной клинике. Прошу ответить на следующие вопросы:
- Правомерно ли осуществлять звонки на личные мобильные номера граждан без их письменного согласия на обработку персональных данных, в частности, номера телефона, и без их согласия на предоставление такого рода рекламы?
- Правомерны ли действия сотрудников ООО «Медицинские услуги», которые во время звонков по мобильным телефонам граждан с предложением медицинских услуг не предупреждают людей о наличии возможных противопоказаний?
- Имеют ли право сотрудники компании, не имеющей лицензии на ведение кредитно-финансовой деятельности, заключать с гражданами кредитные договоры, чтобы те могли оплатить услуги этой компании?
С уважением, Иванов Иван Иванович.
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
| Шаг | Что следует указать и написать |
|---|---|
| 1 | Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина. |
| 2 | Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). |
| 3 | |
| 4 | Дата и место составления, исходящий регистрационный номер, присваиваемый в соответствии с действующей в компании номенклатурой дел. |
| 5 | Информация об адресате: наименование предприятия, должность, фамилия и инициалы руководителя, почтовый адрес с указанием почтового индекса. |
| 6 | Заголовок. |
| 7 | Основной текст обращения, перечень запрашиваемой информации и документов. |
| 8 | Подпись руководителя предприятия и ее расшифровка или подпись физлица. |
| 9 | Информация об исполнителе документа с указанием его контактного телефона. |
| 10 | Отметка об отправке, получении ответа и отправке дела на хранение. |
| 11 | Идентификатор электронного варианта документа, место его хранения. |
Письмо-запрос акта сверки
Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.
ООО «Млечный путь» 116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2 ИНН 098543905 Тел., факс Начальнику Департамента Росприроднадзора по Восточному федеральному округу Станкевичу Артему Викторовичу
Читать дальше: Как восстановить дкп на автомобиль для налоговой
13.05.2017 г., исх. № 156/59
Запрос на предоставление акта сверки
Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.
Как разобраться в аббревиатурах
- EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
- SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
- EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
- TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
- PTO (paid time off) → отпуск.
- OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
- FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
- POC (point of contact) → контактное лицо.
- FYI (for your information) → для вашей информации.
- AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
- AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
- BTW (By The Way) →кстати.
- CU (see you) → увидимся
- F2F (face to face) → наедине.
- IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.
Виды деловой переписки
Документооборот ведется на бумажных носителях и посредством электронной почты.
Всю корреспонденцию на предприятии условно можно разделить на следующие группы:
— официальная/неофициальная переписка;
— внутренняя и внешняя.
К официальной переписке относятся коммерческие предложения, благодарственные и гарантийные письма, торговые соглашения, приказы по предприятию, должностные обязанности, запросы, требования, претензии.
Неофициальная переписка — это различные поздравления партнеров по бизнесу, заказчиков, сотрудников; соболезнования, извинения, приглашения и благодарности.
Внутренние документы имеют хождение только между отделами одного предприятия, а внешние — выходят за его рамки.