Образец заполнения путевого листа

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заполнения путевого листа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

• Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
• Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
• Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
• Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
• ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
• Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
• Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Основные правила оформления

Путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, который организация использует в своей деятельности. Это в равной степени относится как к собственному транспорту компании, так и к арендованным автомобилям.

Кроме того, путевой лист оформляется и в том случае, если работник использует собственный автомобиль в служебных целях. Для получения компенсации за использование собственного автотранспорта сотрудник кроме прочих документов должен представлять в бухгалтерию и путевые листы. Об этом говорится в письме МНС России от 02.07.04 № 04-2-06/419.

Обычно путевой лист выдаётся только на один день или смену. После окончания рабочего дня оформленный должным образом путевой лист сдаётся в бухгалтерию организации. Бухгалтер должен подшить его в специальную папку и хранить не менее пяти лет.

Выписывать путевой лист на неделю или на месяц не рекомендуется. Исключением является случай, когда водитель направляется в командировку, длительность которой превышает одни сутки (смену). Однако существуют прецеденты, когда судьи вставали на сторону организаций, которые составляли путевые листы один раз в месяц. В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.04.04 по делу № А56–22408/03. Правда, в этом решении судьи отметили, что составление путевого листа не за день или за смену, а за более длительный промежуток времени возможно в том случае, если путевой лист не является основанием для расчёта заработной платы водителям, а предназначен в первую очередь для учёта операций, связанных с перевозками, и оформления операций с третьими лицами.

Главное финансовое ведомство теперь также придерживается той точки зрения, что путевой лист “может выписываться с такой регулярностью, чтобы на его основании возможно было судить об обоснованности произведённого расхода”. Иначе говоря, чиновники считают, что не будет считаться нарушением, если организация сможет организовать учёт отработанного водителем времени и израсходованного горючего по путевым листам, оформленным не на каждый день, а на более длительный срок (письмо Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/ 2/77).

Для тех, кто оформляет путевые листы по унифицированной форме, напомним, что в ней не должно быть незаполненных реквизитов. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководитель организации, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в заполнении этого документа. Если путевой лист будет составлен с нарушениями, то включить затраты на приобретение горючего в состав расходов в целях налогообложения прибыли нельзя.

Что именно вписывать в путевой лист?

Маршрутные листы ведет бухгалтерия, либо в отдельных случаях сам руководитель. Строго унифицированной формы маршрутного листа сейчас нет, предприниматели могут заполнять его по собственной форме – главное, обязательно указывать следующие данные:

• Дата и код поездки.
• Марка и номер автомобиля.
• ФИО и личные данные водителя.
• Количество рейсов (1).
• Маршрут (в километрах).
• Необходимое для поездки количество топлива.
• Отметка о состоянии здоровья водителя, допускающая его к управлению автомобилем.
• Показания спидометра.
• Время выезда машины из гаража и прибытия по адресу, а также время возвращения в гараж.
• Краткое описание грузов (или пассажиров), которые перевозит транспорт.

Конечно, удобнее всего вести листы в программе, которая учитывает все сохраненные данные. Кроме того, программа бессрочно хранит данные о поездках, позволяет восстановить всю необходимую информацию, в пару кликов заменить водителя или автомобиль, скорректировать маршрут и автоматически рассчитать новый километраж и приблизительное количество бензина на поездку. Это значительная экономия сил, времени и финансов, особенно для крупных компаний. Подробнее о том как вести путевые листы в програме описано в этой статье.

Медосмотр водителя и техосмотр авто

В обязанности медработника входит осмотр водителей в целях проведения предрейсового и послерейсового медосмотра. Проведенный осмотр подтверждают штампом и подписью медицинского сотрудника с расшифровкой фамилии и инициалами имени, отчества.

Предрейсовый контроль технического состояния нужно провести до выезда автомобиля с места постоянной стоянки. А в показателе “Сведения о транспортном средстве” указывают дополнительные обязательные реквизиты. Здесь пишут день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля.

В какой последовательности будут проведены техосмотр автомобиля и медосмотр водителя, не важно. Главное – чтобы в путевом листе был отражен сам факт их проведения в установленном порядке.

Как фиксируется нарушение

Работник ГАИ может выявить нарушение при стандартной проверке документов.

Эта проверка может быть целенаправленная, чаще касается коммерческих грузовых автомобилей.

В связи с подписанием Приказа Минтранса России №141 от 06.04.2017 г. «Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств» ГИБДД изредка организует специальные рейды по путевым листам.

Проверка может быть и сопутствующая, то есть вопрос о путевом листе может подняться в дополнение к другим нарушениям.

Факт непредъявления водителем этого документа достаточен для привлечения к ответственности.

Также основанием для оформления нарушения является некорректный путевой лист. Он считается составленным с нарушением если:

• нет подписи и штампа медицинского работника о прохождении медосмотра. При этом медик должен иметь соответствующее разрешение;
• нет отметки лица контролирующего техсостояние ТС. Это лицо не просто механик на предприятии, а специалист имеющий соответствующую квалификацию (профессиональное образование по специальности «Техническое обслуживание и ремонт автотранспорта» или профподготовку с присвоением квалификации «Контролер технического состояния автомобильного транспорта»);
• не заполнены основные реквизиты ПЛ;
• нет подписи и штампа предприятия-собственника (арендатора) ТС и другие.

Как будет выглядеть электронный путевой лист

Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.

К весне будут утверждены:

• порядок оформления электронных путевых листов;
• порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.

Путевой лист автомобиля: для чего нужно оформлять и в каких случаях

1. Номер путевого листа. Он указывается в заголовочной части в хронологическом порядке. В наименовании путевого листа также указывается тип транспортного средства.
2. Срок действия. Если лист выдается на один день, ставится только дата выдачи — число, месяц, год. Если рейс займет несколько дней или недель, то вписываются две даты — начала и окончания срока, в течение которого документ действителен.
3. Сведения о владельце автомобиля.

С 2021 года журнал можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для электронного журнала обязательна возможность распечатки. Сведения, вносимые в электронный журнал, должны заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с ФЗ N 63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г.

Отметки ввели, чтобы привести в соответствие порядок заполнения путевых листов порядку проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденному Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н. В каком виде должна быть проставлена эта отметка в приказе не обозначено, вероятнее всего, медики, как и раньше, будут использовать соответствующие штампы.

Единой обязательной формы путевого листа в законодательстве нет. Каждая организация может разработать собственный бланк. За основу можно взять унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа N 368.

• ФИО предпринимателя;
• почтовый адрес, телефон;
• ОГРНИП.

1. В разделе сведения о транспортном средстве нужно указать:

• Тип, марку (до 2021 года не требовалось), модель автомобиля и прицепа/полуприцепа (при наличии).
• Госномер транспортного средства и прицепа/полуприцепа (при наличии).
• Показания одометра перед выездом со стоянки и после возврата на нее с подписью уполномоченного сотрудника или индивидуального предпринимателя, если автомобилем управляет он сам.
• Дату и время в часах и минутах предрейсового или предсменного технического осмотра ТС за подписью контролера с отметкой о разрешении выпуска на линию.
• Дату и время выпуска на линию и возврата ТС.

На какой срок оформляется путевой лист

Тут все напрямую зависит от номера формы путевого листа. Так форма № 3 — только на срок не более одного рабочего дня или одной рабочей смены.

Однако более длительный срок может быть оформлен только в случае отправления водителя в командировку. Это обозначено в постановлении № 78. а вот постановление № 152 прописывает оформление путевого листа на срок до месяца.

Отсюда можно сделать вывод, что предприятие не занимающееся перевозками любых форматов имеет право оформлять путевой лист в пределах одного календарного месяца.

Важно! В случае действия период годности путевого листа, транспортное средство эксплуатируется посменно разными водителями — выписывается разные путевые листы на каждого из них.

Штраф за отсутствие или ненадлежащее оформление путевого листа прописан во второй части статьи 12.3 КоАП и составляет 500 рублей. Возможно штраф не будет выписан, а будет выдвинуто только предупреждение.

В КоАП РФ указано, какой полагается штраф за отсутствие путевого листа. Сумма взыскания начинается от 500 рублей. Иногда сотрудник ГИБДД может ограничиться простым взысканием. При этом наказание может последовать не только за отсутствие документа, но и за ошибки в его оформлении.

Законодательством четко определено, какой штраф за отсутствие путевого листа может быть наложен:

• Если ответственность за транспортное средство несет водитель, то ему может быть выписано предписание исправить недочеты либо выпишут штраф в сумме 500 рублей.
• Если же ответственность за автомобиль наложена на должностное лицо фирмы, то наказание за несоблюдение норм законодательства будет намного строже. В этом случае полагается штраф в сумме 20 тыс. рублей.
• Если у водителей машин, принадлежащих юридическому лицу, отсутствует путевой лист, штраф на организацию может достигать 100 тыс. рублей.

Частный предпринимать, который оформил ИП, несет полную ответственность. Даже не являясь юридическим лицом, он может быть наказан по всей строгости закона.

Медицинский и технический осмотр

Лица, занимающиеся перевозками людей, должны проходить регулярный предрейсовый медицинский осмотр. При этом автобус также обследуется на возможные поломки. В связи с этим отсутствие печати медработника и механика считается грубым нарушением.

Таким образом, полагается не только штраф за отсутствие путевого листа для ИП, но и за отсутствие в нем необходимых печатей. Сумма взыскания разнится. Для должностных лиц штраф может достигать 5 тыс. рублей. На организацию может быть наложено взыскание до 30 тыс. рублей.

Медицинский осмотр водителя и техническое освидетельствование транспортного средства являются основополагающими факторами для осуществления законной перевозки людей. Даже если заказ оформляется удаленно, то ответственность с водителя и его работодателя не снимается.

Использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом (Комментарий к постановлению Минтранса РБ от № 25)

Для целей оформления путевых листов не имеет значения, на каких основаниях служебный легковой автомобиль привлечен к деятельности организации: приобретен в собственность, получен по договору лизинга, получен по договору аренды (в т.ч. заключенному с физическим лицом, работником или неработником организации), получен по договору безвозмездного пользования (в т.ч. заключенному с физическим лицом, работником или неработником организации).

Минтрансу поручены разработка и утверждение технических нормативных правовых актов, норм в области транспортной деятельности, форм путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, а также порядка их оформления. Данную задачу Минтранс выполнил, утвердив постановление от 29.03.2012 № 25 (далее – постановление № 25; вступило в силу 29 августа 2012 г.).

Образец путевого листа на директора

Директор может использовать автомобиль компании как для служебных поездок, так и для личных дел. Путевой лист на такой транспорт необходимо оформлять в том случае, если компания оплачивает ГСМ для авто. Этот документ будет свидетельствовать о расходах горючего, которые затем можно списывать в налоговом учете при расчете налогооблагаемой базы по прибыли (Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354 и Определение ВАС РФ от 30.08.2013 г. № ВАС-11880/13).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для признания расходов в налоговом учете необходимо их документальное подтверждение и обоснование. Для этих целей как раз подходит путевой лист, согласно которому подтверждается факт использования транспорта в трудовых, а не личных целях (Письмо ФНС РФ от 22.11.2010 г. № ШС-37-3/15988@).

Штраф за езду без путевого листа

1. Заполняется на каждый авто, что используется индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом для наземного транспорта.
2. Оформляется на срок от 1 дня до месяца, но не больше.
3. Если применяется посменный режим, оформлять следует отдельный бланк на каждого водителя.
4. Путевочный лист должен содержать информацию об авто, номер документа.
5. Штамп ИП или юридического лица обязательный.
6. Указываются дата и время выезда.
7. Отражается дата медицинского осмотра водителя и данные медицинского работника.
8. Бланки путевых листов вносят в журнал регистрации.
9. Хранятся документы 5 лет и более.

Но стоит учитывать, что сотрудники Госавтоинспекции требуют предъявить путевой лист, если машина зарегистрирована на фирму или физическое лицо, а водитель эксплуатирует ее в собственных целях. Поэтому существует возможность, что свою позицию придется отстаивать в суде.

Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры

Работник организации, занимающий должность заместителя директора, постоянно использует легковой автомобиль, принадлежащий на праве собственности юридическому лицу, для служебных поездок. В трудовом договоре заместителя руководителя не указано, что он в рамках своих должностных обязанностей должен управлять автомобилем. Транспортные услуги организация не оказывает, в штате водителя нет.

1. Обязана ли организация выдавать путевой лист в рассматриваемом случае? Может ли организация выписывать путевой лист на год, или она обязана выписывать его на каждую поездку? Должен ли выписываться путевой лист в случае, если сотрудник управляет автомобилем по доверенности?

2. Обязана ли организация обеспечить прохождение предрейсового медицинского осмотра заместителя директора?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организации рекомендуется оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации. Путевой лист следует оформлять на срок, не превышающий одного месяца.

По мнению представителей инспекции труда в такой ситуации организация не обязана обеспечивать прохождение предрейсовых медицинских смотров. Однако, учитывая, что автомобиль используется им для поездок регулярно при исполнении должностных обязанностей, на наш взгляд, велика вероятность того, что контролирующие органы и (или) суд могут признать, что работник исполняет функции водителя, и привлечь работодателя, не организовавшего предрейсовый осмотр работника, к административной ответственности по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Обоснование позиции:

1. Прежде всего отметим, что в соответствии с п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных постановлением Совета Министров – Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 (далее – ПДД), водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки:

1) водительское удостоверение или временное разрешение на право управления транспортным средством соответствующей категории или подкатегории;

2) регистрационные документы на данное транспортное средство (кроме мопедов), а при наличии прицепа – и на прицеп (кроме прицепов к мопедам);

3) в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов;

4) страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности владельца транспортного средства в случаях, когда обязанность по страхованию своей гражданской ответственности установлена федеральным законом.

Кроме этого, в случае управления транспортным средством, на котором установлен опознавательный знак “Инвалид”, водитель обязан предъявлять сотрудникам полиции документ, подтверждающий факт установления инвалидности. Как видно в отношении обязательности наличия путевого листа в составе документов, предъявляемых водителем организации сотрудникам органов полиции, в п. 2.1.1 ПДД указано, что такой документ должен быть у водителя лишь в установленных законодательством случаях.

Обязательность оформления путевого листа на каждое транспортное средство при перевозках пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями напрямую установлена ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта” (далее – УАТ РФ), а также п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее – Обязательные реквизиты). Однако необходимо отметить, что согласно ч. 1 ст. 1 УАТ РФ он регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ. При этом под перевозчиком в целях данного Закона понимаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (п. 13 ст. 2 УАТ РФ). В свою очередь, нормы Обязательных реквизитов были разработаны в соответствии с положениями УАТ РФ и в связи с этим не должны иметь сферу действия более широкую, чем УАТ РФ, а призваны лишь развивать и дополнять его положения.

Таким образом, толкование приведенных норм в их совокупности свидетельствует о том, что оформление путевого листа на каждое автотранспортное средство и, следовательно, его наличие у водителя организации необходимы только в тех случаях, когда перевозка осуществляется организацией в рамках оказания услуг по соответствующим договорам о перевозке грузов, пассажиров и багажа. Если же перевозка осуществляется для собственных нужд организации, то необходимость оформления и выдачи водителю путевого листа отсутствует (решение Новосибирского областного суда от 25.02.2016 по делу N 7-70/2016).

Тем не менее следует иметь в виду, что судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов. В частности, основываясь на положениях ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ “О безопасности дорожного движения” (далее – Закон N 196-ФЗ), обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что нормы УАТ РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2016 по делу N 77-80/2016). В качестве дополнительного аргумента суды ссылаются и на то, что формулировка п. 2 Обязательных реквизитов не ограничивает круг лиц, обязанных оформлять путевые листы, только теми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, которые осуществляют перевозки грузов и пассажиров в рамках оказания услуг по соответствующим договорам, а указывает, что Обязательные реквизиты должны применять все юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Таким образом, принимая во внимание вышеизложенное, организации рекомендуется оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации.

Похожие записи:

• АРЕНДА. Договор найма жилого помещения
• Маткапитал в 2023 году: сколько можно получить и на что потратить
• Машина в аресте у приставов, что делать