Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Правила оформления удостоверения для командировки

Бланк командировочного удостоверения сегодня носит рекомендательный характер и не закреплен законодательством. Но, организации редко создают свою форму и скачивают унифицированный шаблон, так как основные данные остаются общими для всех:

• фамилия, имя и отчество сотрудника, который отправляется в командировку;

• должность и отдел;

• цель поездки, город (страна), адрес принимающей стороны;

• служебное задание;

• длительность пребывания, дата выезда и приезда;

• паспортные данные сотрудника;

• прочая информация, необходимая для отчета.

Форма и структура командировочного удостоверения

Удостоверение может выглядеть в виде книжки или простого бланка. Организации сами выбирают нужный формат. Если один и тот же сотрудник постоянно ездит в командировки, то ему выдают документ многоразового использования в виде книжки (унифицированная форма Т-10).

Если поездки случают очень редко, то бланк распечатывается на простой бумаге по форме, утвержденной руководством.

Удостоверение содержит:

• данные о предприятии (наименование, коды ОКУД, ОКПО);
• номер внутренней регистрации (по бухучету);
• дату выдачи;
• Ф. И. О. сотрудника, его должность;
• место поездки (название компании);
• цель поездки;
• на какой срок отправляется;
• номер паспорта;
• подпись и печать отправляющего директора.

В бланке принимающая сторона так же должна отметить время прибытия и отъезда командировочного. Данные скрепляются подписью и печатью.

Рассмотрим пример заполнения унифицированной формы № Т-10:

• наименование организации: ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»;
• код ОКПО: 12345678;
• регистрируем бумагу в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н; указываем дату и номер: 24.11.2019;
• Ф.И.О. и табельный номер (при наличии) командируемого работника: Петров Петр Петрович, табельный номер 4;
• структурное подразделение и должность: учебная часть, преподаватель верховой езды;
• куда направляется сотрудник: Всероссийский научно-исследовательский институт коневодства, п. Дивово Рыбновского района Рязанской области;
• цель поездки: обучение на курсах повышения квалификации тренера;
• количество календарных дней, дата начала и окончания командировки: 4 календарных дня с 27 по 30 ноября 2019 года;
• паспортные данные работника: серия 1234 номер 123456;
• подписываем у руководителя;
• ставим отметку о выбытии: выбыл из г. Москвы 27.11.2019;
• отдел кадров учреждения, куда направлен сотрудник, ставит отметки о прибытии в день приезда и выбытии в день отъезда: прибыл в п. Дивово 27.11.2019, выбыл 30.11.2019;
• делаем отметку о прибытии: прибыл в г. Москву 30.11.209.

Командировочное удостоверение 2018

Теперь возникает вопрос: как подтвердить факт служебной поездки конкретного работника после того, как отменили применение командировочного удостоверения.

Отмена данного документа была связана со следующими веяниями:

• упрощение системы бухгалтерского учёта. Отмена данного документа позволила бухгалтерам несколько уменьшить документооборот;
• предоставление предприятиям большей самостоятельности в части ведения бухгалтерского учёта и разработки своих форм некоторых документов.

Подтвердить нахождение сотрудника в служебной поездке теперь можно проездными документами до пункта назначения и обратно. В этом качестве могут применяться:

• билеты на поезд;
• билеты на электричку;
• билеты на самолёт;
• билеты на другой вид транспорта.

Заполнение командировочного удостоверения

Заполнить документ можно от руки, а можно на компьютере. Если заполнение происходит вручную, то:

• не должно быть помарок, ошибок и зачёркиваний. Если допущена ошибка, то нужно взять новый бланк. Они не подлежат строгому учёту, поэтому это можно сделать безболезненно для делопроизводства;
• допускается использование любой ручки, но чернила должны быть синие или чёрные;
• все сведения должны быть актуальными и достоверными.

Вне зависимости от того, как происходит заполнение, необходимо указать:

• название предприятия. Можно указать в сокращённой форме, с указанием организационно-правовой формы. Например, ООО «Ромашка»;
• код ОКПО – взять нужно из регистрационных документов;
• порядковый номер;
• дату заполнения.

Потом вносятся сведения о самом работнике:

• полное ФИО;
• табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве;
• структурное подразделение или отдел, к которому он относится;
• должность.

Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер). Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

После того, как будет заполнена лицевая сторона бланка, нужно приступить к заполнению обратной. Здесь нужно указать сведения обо всех городах и предприятиях, в которых побывал командированный сотрудник во время служебной поездки. Указать нужно:

• город нахождения;
• название фирмы;
• дату прибытия и выбытия;
• должность ответственного лица;
• его подпись.

Первую запись делает ответственный сотрудник от работодателя. Он ставит:

• город нахождения фирмы;
• название, как на лицевой стороне;
• дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
• свою должность, подпись и расшифровку.

Командировочное удостоверение предъявляется везде и во всех фирмах, в которых командированный должен оказаться по служебной необходимости. Каждая запись заверяется «живой» печатью фирмы.

Последнюю запись делает опять работодатель, так как работник прибывает к нему в фирму. Ответственный работник также отмечает:

• город нахождения фирмы;
• название, как на лицевой стороне;
• дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
• свою должность, подпись и расшифровку.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов передается в бухгалтерию предприятия.

В пакет документов, который нужно после передать после приезда в родную организацию, входит:

• приказ руководителя предприятия о командировке;
• все чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты. Они должны быть правильно оформлены.

На их основании бухгалтер делает подробный расчет произведенных затрат. При необходимости он возмещает командированному потраченные сверх выданной ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Бланк командировочного удостоверения, если оно используется на предприятии, не является бланком строгой отчётности. Но так как это документы делопроизводства, его необходимо учитывать. Для этого на предприятии должен быть специальный журнал, в котором вписываются все выданные и полученные назад командировочные удостоверения.

Так как применение командировочного удостоверения теперь не является обязательным, принимающие командированного организации могут оказать поставить на обратной стороне штамп о прибытии и выбытии. Это не будет являться нарушением. Своё присутствие в том или ином населённом пункте работник сможет подтвердить следующими документами:

• проездными;
• чеками, квитанциями за бензин;
• платёжными документами за гостиницу;
• договором о найме жилого помещениями;
• штампами в заграничном паспорте;
• служебной запиской;
• иными документами.

Если на предприятии принято решение использовать командировочное удостоверение, и это решение закреплено в соответствующих локальных документах, то вместе также оформляются:

• служебное задание. Согласно новым правилам, форма этого документа разрабатывается на усмотрение администрации работодателя. Его используют довольно часто для того, чтобы командированный точно знал, какие задачи он должен выполнить во время поездки;
• отчет по проделанной работе. Если командированный не получил на руки служебное задание (на усмотрение администрации), ему следует составить этот документ. В нём ему необходимо точно описать, что именно он сделал во время служебной поездки;
• авансовый отчет по унифицированной форме АО1. Здесь командированный, вернувшись из поездки, расписывает все расходы, которые он понёс. Каждая статья должна быть подтверждена документами. Они будут приложением к отчёту;
• счета и квитанции, договор найма – это документы, подтверждающие расходы на жильё;
• билеты, страховые полиса и т. д. – документы, подтверждающие транспортные расходы командированного. Сюда же относятся посадочные талоны, квитанции за белье и т. д.;
• прочие документы, Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи;
• служебная записка, составленная работником по возвращению, с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта;
• служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствуют подтверждающие документы — на проезд, на проживание и т.д.

Категории сотрудников, которые не могут быть отправлены в деловую поездку

Наниматель имеет право оформить командировку для подчиненного, постоянно трудящегося в компании на одной должности. Однако данное правило не касается работников, связанных с транспортной деятельностью (например, дальнобойщики или курьеры), а также субъектов, работающих по гражданско-правовому соглашению.

Чтобы направление в деловую поездку было правомерным, работодателю необходимо убедиться, что подчиненный не относится к категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки. Помимо этого, также существуют группы, для которых отправление в командировку правомерно только с их письменного согласия.

Так, к первой категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки, относятся:

• женщины, ожидающие появление ребенка;
• сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность параллельно с обучением;
• работники, которые еще не достигли 18 лет. Исключением являются работники творческого профиля, а также спортсмены;
• субъекты, трудоустроенные в фирме на основании гражданско-правового соглашения.

Ко второй категории сотрудников, направление в командировку которых возможно только с их письменного согласия, относятся:

• матери детей, которым еще не исполнилось 3 года;
• родители-одиночки, чьим детям не исполнилось 5 лет;
• родители, опекуны и усыновители несовершеннолетних инвалидов;
• субъекты, которые осуществляют уход за родственниками, основываясь на медицинском предписании.

Правила заполнения формы Т-10

Бланк формы Т-10 может быть заполнен как от руки, так и напечатан при помощи компьютерной техники. Однако важно помнить о том, что заполняется он исключительно на основании соответствующего приказа — именно оттуда берутся все данные.

Все данные для командировочного удостоверения содержит приказ о командировании

Если сведения о цели поездки (пункте назначения, дате поездки), обозначенные в удостоверении, не соответствуют указанным в приказе, такая командировка не может быть оплачена бухгалтерией.

Заполнению подлежат следующие графы лицевой стороны бланка Т-10:

• название компании — можно указать как полное, так и сокращённое, однако, оно должно полностью соответствовать наименованию, определённому уставными документами;
• номер регистрации удостоверения и дата его оформления — в соответствии с журналом регистрации командировок;
• табельный номер сотрудника — в соответствии с данными бухгалтерского учёта;
• Ф. И. О. командированного — полностью, без сокращений;
• название структурного подразделения, в котором трудится командированный;
• наименование его должности;
• пункт назначения — наименование компании, её адрес;
• цель командирования — указывается в точном соответствии с приказом;
• дата начала и окончания командировки (временные границ указываются без учёта времени нахождения в пути);
• реквизиты подтверждающего личность документа (паспорта, служебного удостоверения и пр.);
• подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица, печать компании.

На лицевой стороне удостоверения проставляется подпись руководителя организации, ставится печать

Оборотная сторона бланка представляет собой отметки о выбытии и прибытии. Каждая отметка включает в себя:

• наименование населённого пункта (ничего другого здесь указывать не надо);
• дату;
• должность, Ф. И. О. и подпись лица, уполномоченного отмечать командировочные удостоверения в том или ином пункте назначения.

На титульной стороне необходимо внести ключевую информацию. Здесь указываются реквизиты самой организации: ее наименование и код ОКПО, а также параметры самого удостоверения (номер и дата).

Далее необходимо заполнить сведения о сотруднике, направляемом в командировку, и рабочей цели поездки. На лицевой части указываются следующие сведения:

• Ф.И.О., табельный номер и паспортные данные (при необходимости) работника;
• структурное подразделение и должность направляемого в командировку;
• данные о принимающей стороне (город, наименование организации);
• целевое назначение поездки;
• длительность поездки с указанием дат начала и завершения командировки и общего количества дней.

Что пришло на смену командировочным удостоверениям?

Отмена командировочных удостоверений, во-первых, немного сократила оборот документов в организациях, позволив снять с бухгалтерии некоторую часть работы. Во-вторых, Постановление Правительства предоставило компаниям бóльшую свободу в том, как им организовывать делопроизводство, и в вопросе разработки собственных бланков.

Но важно знать, что пришло на смену командировочным удостоверениям. В том же самом Постановлении сказано, что теперь основанием для определения времени пребывания в командировке являются проездные документы. То есть билеты на поезд или самолет, например.

Если билетов или других проездных документов нет, то срок пребывания в рабочей поездке можно установить с помощью документов, которые подтверждают факт найма жилого помещения. Это могут быть талоны, квитанции или договоры о съеме квартиры, комнаты или номера в гостинице.

Если вдруг и таких бумаг нет, то работник имеет право предоставить любые другие документы, из которых станет известно о сроках пребывания в рабочей поездке и о самом ее факте. Как вариант, если в командировку человек отправился в другое государство, он может предоставить копию загранпаспорта, в котором будут отметки о въезде и выезде.

Может быть и так, что в командировку человека отправили совсем недалеко — например, в соседний город. И он решил воспользоваться служебным транспортом или личным автомобилем.

В такой ситуации основанием для подтверждения факта пребывания в командировке может служить служебная записка с отметкой в пункте назначения. К ней нужно будет приложить документы, которые подтвердят понесенные расходы. Это может быть путевой лист, квитанции о покупке топлива, чеки и т.д.

Длительность служебных поездок

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

Документальное оформление командировки внутри государства

Под оформлением командировки подразумевается не только сам процесс составления бумаг для направления сотрудника в деловую поездку, но и последующий сбор документов по факту приезда работника обратно.

Пакет документов оформляется в отделе кадров или, при его отсутствии, самим руководителем компании или частным предпринимателем.

Так, в первую очередь необходимо подготовить приказ. Он оформляется по регламентированной форме № Т9, и содержит следующие позиции:

• паспортные сведения о работнике;
• порядковый номер субъекта в табеле;
• занимаемая сотрудником должность;
• отдел (подразделение, департамент, цех), в котором трудится служащий;
• основные цели командировочной поездки, задачи сотрудника, которые должны быть достигнуты в ходе деловых мероприятий. Помимо этого также определяются сроки поездки, источники финансирования (финансовые средства выдаются авансом под отчет или же выбирается вариант, при котором сотруднику впоследствии возмещают затраты);
• место (название населенного пункта), в котором подчиненный будет проживать в течение командировочной поездки.

Вплоть до 2015 сохранялось требование оформления командировочного удостоверения и служебного задания. На данный момент указанные бумаги неактуальны. При этом предприятие может продолжать их использовать, если соответствующее положение зафиксировано в местном нормативном акте.

Практика показывает, что большинство организаций продолжает использовать командировочное удостоверение, так как данный документ является крайне информативным.

Также к документам, необходимым для завершения оформления командировки, относится авансовый отчет. Данный отчет составляется по регламентированной форме АО-1, и предполагает дополнения в виде оправдательных документов по факту приезда субъекта.

Постановлением N 1595 внесены изменения в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», т.е. фактически в базовый нормативный правовой акт о командировании — в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение). Изменения прежде всего затронули состав необходимых и достаточных документов.

В соответствии с Положением срок командировки день выезда и день приезда по-прежнему определяются работодателем, подтверждается необходимость финансовой отчетности о командировке. Но вот комплексная и интегрированная функция доказательства по документам целей и обоснованности командирования оказалась нарушенной.

Положение в новой редакции (п. 7) четко устанавливает, что «фактический срок пребывания работника в месте командировки определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки». Но если работник использовал личный транспорт для проезда в место командировки, то фактический срок пребывания он должен указать в служебной записке одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками).

По возвращении из командировки (п. 26 Положения) работник обязан в течение 3 дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы и представить документы о фактических расходах, связанных с командировкой.

Из п. 26 ранее действовавшей версии Положения исключены (очевидно, с целью пресловутой оптимизации документооборота, к которой подошли не с начала, а с конца процесса):

• командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.

Конечно, типовые формы унифицированной системы первичной учетной документации ныне не являются обязательными, но форма N Т-10а, которую все давно используют, представляет собой одновременно план и отчет (в названии формы значится: «служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»). Если необходимость отчета исключена, то встает вопрос о применении первой части формы, т.е. служебного задания, плана командировки.

Нюансы в оформлении командировочных

Процесс оформления командировочных подразумевает работу с несколькими документами. Заполнение некоторых из них имеет свои особенности. На что нужно обращать внимание?

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями. Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).

Форма Т-10. Командировочное удостоверение (образец)

Направление сотрудника в командировку должно оформляться должным образом с заполнением всех обязательных документов.

Одним из таких документов является командировочное удостоверение, которое подтверждает факт нахождения сотрудника по месту назначения.

Данный документ имеет унифицированную форму Т-10, ниже вы можете скачать бланк форма Т10 и посмотреть образец заполнения удостоверения.

Как уже было сказано выше, данный бланк обязателен к оформлению, он подтверждает нахождение работника в командировке, и на основании его можно списать командировочные расходы, в частности, выдаваемые суточные, и далее уменьшить налоговую базу при расчете налога на прибыль.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Также к обязательным документам, подтверждающим командировочные расходы, относится авансовый отчет со всеми приложенными документами. Направление в командировку оформляется приказом на командировку, а руководителем подразделения составляется служебное задание на командировку.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Похожие записи:

• Верховный Суд РФ об исковой давности
• Верховный суд разрешил начислять налоги на отступные должников
• Минимальный размер пенсии по потере кормильца в 2023 году по регионам