Что такое оптимизация рабочего процесса

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое оптимизация рабочего процесса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В эпоху цифровой экономики как никогда важно, чтобы компания была интегрирована в сложную интернет-среду. Использование Сети для взаимодействия с клиентом не только увеличивает число задач, но и многократно уменьшает время на их выполнение. В результате выигрывает тот, кто грамотно составляет схему процесса и получает результат быстрее всех. Современному бизнесу, который хочет успеть за клиентом, не обойтись без методов оптимизации.

Суть оптимизации рабочего процесса

Любой процесс представляет из себя последовательность действий, которая использует определенные входы и на выходе получает определенные продукты. Помимо этого, каждый процесс имеет условия начала и окончания, а также может быть оценен через универсальные характеристики: эффективность, производительность, повторяемость, трудозатраты, стоимость, степень автоматизации.

Оптимизация рабочего процесса заключается в максимальном исключении действий, которые не добавляют ценности продуктам процесса и не удовлетворяют требованиям заинтересованных сторон.

Одной из особенностей оптимизации является целенаправленность. Это означает, что оптимизация всегда осуществляется целенаправленно и имеет целевые значения, которых должен достичь бизнес-процесс.

Простой пример оптимизации бизнес-процессов

Руководители зачастую высказывают сомнения, что, мол, оптимизация нужна, мы понимаем, в чем она заключается, но конкретных результатов представить не можем. Они не хотят видеть информацию в цифрах или письменный отчет в духе «производительность труда увеличилась на сорок процентов, а время процесса сократилось на пятьдесят процентов», а требуют конкретных решений и простых примеров «на пальцах».

Возьмем простой бизнес-процесс и проиллюстрируем пользу оптимизации.

Ситуация характерна почти для каждой компании. Один специалист заключает обычные договора. Работы у него много, приходится даже задерживаться после трудового дня. Он торопится все сделать быстрее. Коллеги жалуются, что в его договорах есть ошибки и недочеты, и это закономерно. Клиентов у анализируемого сотрудника много, и они тоже негодуют, когда он долго оформляет договор. Понятно, что человек не машина, он начинает ускорять темп и, конечно, делает ошибки.

Решено было наблюдать за его работой, чтобы продумать способы улучшения ситуации. В ходе наблюдения был сделан ряд выводов.

Методы оптимизации производства

«Снизу вверх» затрагивает процессы производства, но не меняет структуру подразделений. Это самый безопасный и плавный способ, потому что не требует больших инвестиций, а эффект от сокращения издержек долговременный.

Главная задача — изменить методологию и технологию. Например, избавиться от малоэффективного шага, чтобы упростить и повысить эффективность основного процесса.

Директивный подход — самый быстрый. Это сокращение бюджета на подразделение с низкой эффективностью или избыточными затратами. Его минус в том, что он не учитывает долгосрочную перспективу. Поэтому подход чаще всего используют при решении срочных задач как вынужденную меру, требующую доработок. Реинжиниринг — кардинальное изменение производственной деятельности. Самый эффективный, но затратный, трудный и долгий метод оптимизации. Его используют в кризисных ситуациях или при необходимости резкого и заметного роста эффективности стабильной компании.

Для чего нужно оптимизировать

Стоит помнить, что модернизация — это очень затратное дело. Оно включает не только трату ресурсов, но и работу практически всех сотрудников предприятия. Таким образом, постоянно проводить улучшение — это неэкономично. Но в деятельности компании всегда есть те самые ключевые точки, когда это сделать жизненно необходимо. Ведь это простой и эффективный способ увеличить прибыль иногда более, чем на 100%.

Часто сотрудники считают, что оптимизация бизнес-процессов в организации — это фактически первый звоночек о сокращениях. И боятся такой инициативы, переживая за рабочие места. На самом деле, ситуация немного иная. Конечно, если в целях экономии какая-то должность просто не нужна, если количественный фактор необходимых работников превышен, то сокращение вполне возможно. Но так же и появление новых мест. Ведь улучшить саму процедуру производства, которая позволит увеличить объем продукции в два раза посредством найма всего пары новых сотрудников, реально.

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство и инструкция

Составим небольшой алгоритм действий, чтобы читатель понимал, как реализация и внедрение будет выглядеть вживую. Какие включает в себя этапы, в какой последовательности.

Итак, действовать предстоит следующим образом:

• Изучаем рентабельность. То есть, подсчитывают все ключевые показатели, соотносится время, затраченные ресурсы и предположительный результат. А также обращается внимание на то, как сотрудники воспринимают новшества. Если позитивно, то процесс внедрения будет проще и быстрее.

• Исключается пустая работа. Весь алгоритм полностью проверяется на наличие процедур, которые можно сократить. Избавляемся от ненужного. А также сравниваем результативность каждого такого действия и затраченные на него ресурсы.

• Создаем схемы процесса, которые отвечают всем целям и задачам. Ориентироваться нужно именно на цель, а не на ресурсы. Уже потом стоимость можно уменьшать путем снижения некоторых аспектов. Но для базы создаем именно идеальный порядок с высшими показателями эффективности.

• Анализируем итог, документально фиксируем результаты, сравниваем с ожиданиями.

Процессы, затрагиваемые оптимизацией

Оптимизация производственных процессов затрагивает основные сферы изготовления продукции на предприятии:

• Повышение оборота продукции. В условиях конкурентного рынка повышение объемов продукции редко приводит к желаемому результату, лишь увеличивает затраты предприятия. Необходимо выделить продукт пониженной ценой, дополнительными характеристиками или другими преимуществами для клиентов, чтобы повысить оборот.
• Снижение операционных расходов. Оптимизация процессов на предприятии сводится к повышению эффективности работы сотрудников и снижению их численности. Также устраняются неиспользуемые складские помещения, оборудование.
• Рациональное распределение запасов предприятия. Снижение количества запасов приводит к промышленному застою, снижению объемов производимой продукции и общей стагнации для бизнеса. В рамках указанных мероприятий необходимо правильно рассчитывать количество и качество запасов. Работа с запасами проводится в комплексе с оборотом.

В результате всех процедур, производительность организации должна возрастать, а финансовые затраты оставаться на прежнем уровне либо уменьшаться.

Ценные советы по оптимизации бизнес-процессов в организации

1. Отделяйте зерна от плевел

   Работая над бизнес-процессами, многие совершают одну и ту же ошибку: смотрят на них с одной стороны. Если вы будете смотреть на то, что и так хорошо функционирует и дает соответствующий результат, то можно не заметить некоторые мелкие (или не совсем мелкие) детали, которые мешают получению прибыли.

   Например, если оптимизация бизнес-процессов направлена на маркетинговые каналы, а на остальное вы не обращаете внимания, то можете пропустить ошибки, связанные с доставкой товара, что отразится на прибыли. Поэтому работы лучше проводить в комплексе и в строго установленной последовательности, не старайтесь охватить все сразу и ничего не игнорируйте.

2. Не стесняйтесь просить о помощи

   Практический опыт показывает, что только исполнители видят ситуацию целиком. Они понимают ее «внутренний мир», поэтому выполняйте их рекомендации, советуйтесь с ними.

   Руководители обычно видят систему сверху, поэтому они не могут заметить всех нюансов. Только там, где царит взаимопонимание и стремление к совместной деятельности, возникнет желание что-то менять и улучшать. Причем, это касается и исполнителей, и руководителей.

Что значит оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация – комплекс задач и инструментов, которые направлены на улучшение отдельных операций или всей деятельности компании. Некоторые руководители часто неверно трактуют понятие оптимизации, полагая, что оно означает сокращение числа сотрудников. Данная мера применима лишь в случае, когда грамотное управление и улучшение бизнес-процессов в компании привело к уменьшению нагрузки на работников. Однако список возможных решений не ограничивается увольнением.

Благодаря оптимизации бизнес-процессов в организации удается:

• ускорить выполнение операций;

• сократить себестоимость товаров или услуг;

• повысить качество товара и удовлетворенность клиентов;

• сделать ход выполнения операций и распределение ресурсов более прозрачным;

• улучшить контроль над деятельностью бизнеса;

• получить свободные ресурсы и пространство для развития;

• усовершенствовать систему планирования и управления.

Вместо заключения: 3 совета по оптимизации

Совет 1. Назначьте руководителя, ответственного за оптимизацию бизнес-процессов. Статус, ресурсы, навыки и особенности характера этого человека должны сочетаться с задачами, возложенными на него. Например, не стоит ставить на это место начальника отдела. Лучший вариант – заместители руководителей или генеральный директор. Последний берет на себя дополнительные обязанности только на небольших предприятиях, в остальных случаях разумнее распределить задачи.

Совет 2. Привлеките сторонних экспертов, которые взглянут на ваш бизнес со стороны. При этом е стоит соблазняться низкими ценами: на первое место поставьте качество услуг. Выберите организацию или эксперта с опытом, обязательно изучите отзывы.

Совет 3. Создайте проектную группу, в которую включите как консультантов, так и сотрудников компании. Первые займутся обучением персонала, вторые – внедрением новых инструментов и технологий. Такой подход улучшит все этапы производства.

Методы оптимизации бизнес-процессов
1. Инжиниринг. Дословный перевод с английского – проектирование, изобретение. Способ представляет собой внедрение информационных технологий в модель бизнеса. Понятие «инжиниринг» балансирует на грани между производством и наукой. Метод создает технико-технологическую базу. Он подразумевает введение технологий менеджмента и пересмотр способов управления компанией и отделами. Модернизация может заключаться в улучшении обслуживания объектов, изменении методов эксплуатации инструментов и т. д.
2. Реинжиниринг. Радикальный метод, инструменты которого связаны с полной сменой системы работы. Это рискованный вариант, часто сопряженный с большими вложениями. Его выбирают в случае с убыточным бизнесом, чтобы реанимировать компанию, близкую к банкротству. Однако реинжиниринг не всегда приносит результат, поэтому подготовьтесь к возможному закрытию предприятий. При реорганизации сокращают ресурсы и кадры, объединяют отделы и т. д.
3. CPI – непрерывное совершенствование. Метод противоположен предыдущему: изменения внедряются в процессы предприятия с сохранением основ. Процедура совершенствования длительная, на каждом этапе отслеживают ее эффективность. Реорганизацию начинают с маленького отдела или одного процесса. При повышении показателей изменения распространяют на все производство. Параллельно повышают квалификацию персонала и вводят новые инструменты.
4. TQM – управление качеством. Метод подразумевает создание нового продукта, отвечающего потребностям клиентов. Товар или услуга могут заменять уже имеющиеся. Задача мероприятий – улучшение производственных процессов в условиях ограниченного времени. Данную технологию оптимизации также применяют для параллельного повышения клиентоориентированности. Для реализации TQM обязательно нужны документы системы качества.

Наглядный пример оптимизации бизнес-процесса

Конструкторский отдел компании по производству мебели производит расчёт параметров продукции в таблицах Excel, которые используются в качестве калькулятора с расширенным спектром функций. Результаты вычислений необходимо перевести в текстовый документ, распечатать и передать бумажный вариант в плановую службу, которая разрабатывает паспорт и этикетки для новой модели.

Недостатки процесса:

• информация переносится из цифрового файла на бумагу, а затем снова вносится в компьютер (временные затраты);
• необходимость постоянно закупать бумагу, обслуживать принтер, покупать лицензионные программы (финансовые затраты);
• отсутствие аналитической базы делает невозможным контроль бизнес-процесса (нет данных по количеству расчётов, производительности и прочим факторам).

Изучение бизнес-процесса специалистами-аналитиками позволило вдвое сократить время бизнес-процесса и на треть уменьшить использование бумажной документации:

• на базе программы 1С был создан документ, позволяющий производить и хранить все необходимые расчёты;
• результат сохраняется в базе и доступен всем смежным службам, которые распечатывают части документа по мере необходимости.

Подобным же образом преобразовывают и более сложные, объёмные процессы. Например, в одном из своих интервью В. Василевский, эксперт по созданию онлайн-школ, рассказывает о создании рекрутинговой автоворонки, существенно экономящей время, которое компании приходится затрачивать на подбор персонала. Прочитать об этом инструменте можно здесь.

Работа с сотрудниками на внештатной, удалённой основе

Исследование аналитической компании eMarketer под названием “Удаленная рабочая сила меняет мировой рынок труда” начинается словами: “Если Вы сомневаетесь, что удаленно работающие сотрудники начинают играть существенную роль на рынке труда, имейте в виду, что данный отчет написан в парижском кафе с беспроводным доступом к Интернету австралийским экспертом, работающим на американскую компанию, и был отправлен на утверждение менеджеру, который работает дома в Нью-Джерси”.

Действительно, учитывая тенденции рынка труда, процессы информатизации и глобализации, а также потребности стартующего бизнеса, можно смело утверждать, что качественная работа с внештатными сотрудниками уже стала не менее важной составляющей бизнеса, чем работа со штатниками. Как именно выстроить эффективную работу с людьми на расстоянии, с которыми к тому же по условиям работы созданы либо устная договоренность, либо заключено соглашение типа агентского договора?

Решить эти проблемы существенно помогают различные онлайн-инструменты, например, социальные сети, позволяющие собрать вместе необходимых для работы над проектом специалистов, предварительно познакомив их друг с другом. Эффект совместной работы обязательно должен присутствовать и здесь. У коллег, которые не встречаются лично для обсуждения рабочих моментов, зачастую не возникает того взаимопонимания, которое присуще командам, работающим в одном офисе. А это немаловажное условие для создания благоприятной атмосферы внутри коллектива и высокой эффективности деятельности.

Обустройте красивое и функциональное рабочее место

Атмосфера, в которой мы работаем, тоже может влиять на продуктивность, поэтому важно обустроить рабочую зону так, чтобы в ней было приятно находиться. Обязательно предусмотрите пространство для хранения бумаг: стопки, которые копятся на рабочем столе, рано или поздно начнут раздражать. Вместо документов, которыми вы не пользуетесь прямо сейчас, разместите рядом с компьютером радующие глаз предметы декора.

За рабочим столом многие из нас проводят значительную часть жизни, так что он вполне может стать микромиром, отражающим наши увлечения и ценности. Любимые постеры, пара кашпо с комнатными растениями, керамические вазы, пробковая доска с фотографиями — и офисный быт станет гораздо более вдохновляющим. Кстати, нужные для работы аксессуары стоит приобретать не в обычных канцелярских магазинах, а в дизайнерских концепт-сторах, где гораздо больше шанс найти эстетически привлекательные предметы, не ассоциирующиеся со скучной рутиной.

Фото: Архивы пресс-служб.

Существует множество методов и способов оптимизации. Их используют в зависимости от ситуации, цели, задачи и других факторов. Важно понимать, что такая деятельность реализуется за счет привлечения различных специалистов, но никак не руководства предприятия. В большинстве случаев основные задачи по оптимизации решает средний управленческий персонал и специалисты различных отделов. Они определяют, какие правила будут использоваться для достижения конкретной цели.

Но в любом случае необходимо руководствоваться определенными правилами, которые позволяют в тандеме с разными методами и задачами достигать нужных результатов.

Основные правила:

1. Сформировать основу для дальнейшей оптимизации. Необходимо понять, с чем работать дальше, что нужно совершенствовать, изучать, улучшать. Поэтому главное – это выделить процессы, которые происходят на предприятии. Для начала все операции, существующие в компании, разделяют на группы с учетом таких критериев, как продолжительность, результативность, эффективность, возможные риски, специфика и т. д. Сказать однозначно, какие параметры будут использоваться для ранжирования, невозможно. В рамках каждого объекта выделяют цели, задачи, основные преимущества и недостатки, ключевые достижения. Создается некая карта, показывающая наглядно, что полезно, а что – нет.
2. Не стоит начинать с самых простых задач и целей. Нужно акцентировать внимание и силы на тех вопросах, которые являются самыми актуальными и сложными. Работать с недостатками, а не с преимуществами. Конечно, здесь всё зависит от квалификации специалиста и его профессионализма. Например, сосредоточение внимания только на негативных сторонах также не всегда эффективно, поэтому необходимо учитывать множество нюансов.
3. Оптимизировать процессы нужно с учетом их гибкости. Любые изменения должны реализовываться с учетом того, что в будущем их можно будет откорректировать и адаптировать под изменчивость рынка и окружающей среды. Ведь предприятие работает как в благоприятных условиях, так и не очень. Поэтому любой план совершенствования должен учитывать тот факт, что условия и принципы работы могут точно измениться.
4. Не стоит пугаться негативных реакций и человеческого неодобрения. Модернизация не всегда вызывает восторг у сотрудников, особенно тех, кто в ней принимает участие. Поэтому специалисты могут столкнуться с теми, кто будет недоволен. Это человеческий фактор, который нужно учитывать изначально. Аналогично не стоит полагать, что сокращение штата (наиболее распространенный метод оптимизации) – это конечный желаемый результат. Предприятие должно стремиться к иным итогам и целям. Возможно, сокращение персонала станет одним из способов их достижения.

Методы оптимизации БП

Сказать точно, сколько методов оптимизации бизнес-процессов на предприятии существует и какой нужно применять, невозможно. Эксперты сходятся во мнении, что это сугубо индивидуальный вариант решения проблемы. Далее будут представлены основные методы, которые могут быть использованы как отдельно, так и в совокупности:

1. Кайдзен, или метод непрерывного совершенствования. Означает, что улучшать нужно постоянно и всё сразу. То есть внимание акцентируется не на конкретном участке работы, например, на продажах, а на всех звеньях одной цепочки. Метод не всем и не всегда подходит, поскольку его реализация требует длительной работы. Например, чтобы сразу усовершенствовать производство, закупку и реализацию, обслуживание, необходимо много ресурсов, четкий детализированный план и квалифицированный персонал.
2. Инжиниринг. Метод, который можно использовать для модернизации производства и технологических этапов. Также выделяют такое направление, как компьютерный инжиниринг. Буквально это означает полную автоматизацию деятельности, замену человеческого труда на работу компьютеров, автоматизированного оборудования.
3. Метод ограничений Голдрата. Он базируется на том, что не всегда деньги нужно направлять на совершенствование слабого звена. Поскольку это не всегда приведет к улучшению работы всей цепи в целом. Поэтому если звено работает плохо, то нужно или подстроиться под ситуацию, или его устранить, но ни в коем случае не улучшать.
4. Метод дробления процессов на мелкие сегменты. Общая модель бизнеса строится на том, что выполнение каждой задачи поручается конкретному исполнителю.

Ошибки оптимизации бизнес-процессов

Ключевая ошибка оптимизации, которую выделяют все эксперты, – это спешка. Как правило, проблема возникает непредвиденно и руководство поручает оперативно решить ее конкретному исполнителю. Тот вынужденно разрабатывает план, внедряет его в действие и получает непредвиденный результат. Это особенно актуально для тех, кто материально не мотивирован. Сотрудник просто желает поставить «галочку» напротив очередного задания руководства.

Поэтому в эффективной оптимизации нет места для спешки и необдуманных решений.

Какие еще ошибки встречаются при такой работе:

• концентрация внимания на тех деталях и мелочах, которые не имеют основополагающего влияния. Люди обращают внимание на второстепенные факторы, не имея даже представления о том, что является существенным, а что нет. В качестве примера можно привести нарушения сроков поставки. Менеджер может акцентировать внимание на том, что это плохой поставщик, неправильно поданная заявка и т. д. Когда фактически нужно менять подход к выбору поставщика, разработке корректного и юридически правильного договора о сотрудничестве с предусмотренными штрафными санкциями;
• использование сугубо интуитивного подхода к разработке планов оптимизации. Всё, что происходит на предприятии в контексте оптимизации, – это лишь личное мнение эксперта, руководства, не основанное на математических моделях и расчетах. Конечно, нельзя пренебрегать фактом того, что часто хорошие идеи и решения строятся на логике и интуиции. Но здесь проблема может заключаться в другом – у каждого из команды свой взгляд, поэтому не всегда можно достичь желаемого результата;
• использование оптимизационных решений и алгоритмов, которые хороши для других компаний, но не подходят для конкретной фирмы. Можно взять готовое решение и опробовать его на бизнес-процессе своего предприятия. Но нет гарантий, что такой механизм поможет что-то изменить в лучшую сторону. Одна и та же модель на похожих предприятиях может не принести одинаковый эффект.
• привлечение к оптимизации топ-менеджеров. Конечно, руководство должно быть осведомлено в том, что нужно менять и для каких целей. Но зачастую такой управленческий персонал не наделен компетенцией для реализации конкретной задачи. И если он принимает активное участие в процессе оптимизации, то может помешать достичь нужного результата.

Как оптимизировать бизнес-процессы

Целью оптимизации должен быть не сам процесс, а какое-то конкретное улучшение. Так вы не сломаете работающую систему и сможете оценить результаты оптимизации. Для этого перед каждым изменением следует спрашивать себя: что конкретно я хочу улучшить этим изменением?

• Опасный подход: нужно улучшить работу юридического отдела. Почему нужно улучшать работу? Что значит «улучшать», как поймем, что работа улучшена?

• Хороший подход: анализируя работу юридического отдела, выяснили, что документы согласовываются две недели. Для клиентов это долго, они отказываются столько ждать. Задача оптимизации — найти проблемное место, ускорить процесс согласования до одной недели.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Возьмем, к примеру, ресторанный бизнес.

В связи с самоизоляцией заведения не работали несколько месяцев. Когда им разрешили открывать летние веранды, сразу делать спонтанные большие закупки продуктов было нецелесообразно. Поэтому в целях оптимизации бизнес-процессов необходимо было определить минимальный объем запасов по каждой группе товаров. Это хозяйственные товары, продукты питания, алкогольные напитки и т.д.

Затем нужно было составить квартальные планы заказов с ежемесячной корректировкой. Заказы лучше разбить на мелкие партии, чтобы тратить меньше денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к высвобождению 10 % денежных средств.

Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса.

Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Допустим, в отчете о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы на предприятии работают эффективно, а какие нет.

Рассмотрим пример предприятия, производящего станки.

Похожие записи:

• Декларация 3-НДФЛ: кто подает, куда и в какие сроки
• Варианты настройки компенсации за использование автомобиля
• Объявить амнистию по ст.ст.228, 228.1 ч.ч.1-4 УК РФ